Наказ про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян – це внутрішній документ, який регулює процедуру розгляду та обробки звернень громадян в установі чи організації. Цей наказ є надзвичайно важливим інструментом для забезпечення ефективної комунікації між громадянами та органами влади, установами чи організаціями. Він встановлює чіткі правила та процедури, які допомагають забезпечити своєчасний та якісний розгляд звернень, що надходять від громадян.
Наказ про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян може мати різні форми та види, залежно від специфіки організації та її потреб. Він може бути загальним, охоплюючи всі аспекти роботи зі зверненнями громадян, або ж зосереджуватися на конкретних аспектах, таких як електронні звернення чи особистий прийом громадян. Незалежно від форми, цей документ має ключове значення для забезпечення прозорості та ефективності в роботі з громадськістю.
Створення такого наказу є необхідністю для будь-якої організації, яка взаємодіє з громадянами. Він допомагає структурувати роботу, встановити чіткі терміни розгляду звернень, визначити відповідальних осіб та їхні обов’язки. Крім того, наказ служить орієнтиром для співробітників, допомагаючи їм розуміти свої ролі та обов’язки у процесі обробки звернень громадян.
Вимоги до наказу про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян можуть варіюватися залежно від типу організації та законодавчих норм. Однак, як правило, він повинен включати чітко визначені процедури прийому, реєстрації, розгляду та відповіді на звернення. Важливо, щоб наказ відповідав чинному законодавству, зокрема Закону України “Про звернення громадян”, та враховував особливості роботи конкретної установи.
Цей документ зазвичай складається за ініціативою керівництва організації або у відповідь на зміни в законодавстві чи внутрішній структурі. Він може бути результатом аналізу існуючої практики роботи зі зверненнями громадян та виявлення потреби у вдосконаленні цього процесу. У деяких випадках наказ може бути створений як реакція на рекомендації контролюючих органів або за результатами аудиту.
Сторонами в цьому документі виступають керівництво організації, яке затверджує наказ, та співробітники, які безпосередньо займаються роботою зі зверненнями громадян. Крім того, хоча громадяни не є прямими учасниками створення наказу, вони є кінцевими бенефіціарами, оскільки документ спрямований на забезпечення їхніх прав та інтересів.
Щодо оформлення наказу, він повинен відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів. Зазвичай наказ містить заголовок, дату і місце видання, реєстраційний номер, текст, що складається з констатуючої та розпорядчої частин, підпис керівника організації. У констатуючій частині обґрунтовується необхідність видання наказу, а в розпорядчій – викладаються конкретні завдання, відповідальні особи та терміни виконання.
Процес складання наказу про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян зазвичай починається з аналізу існуючої ситуації та визначення ключових питань, які потребують регулювання. Далі формується робоча група або призначається відповідальна особа для розробки проекту наказу. Це може бути юрист організації, керівник відділу по роботі з громадянами або інший компетентний співробітник.
Після створення проекту наказу він проходить процедуру внутрішнього узгодження, під час якої різні підрозділи організації можуть внести свої пропозиції та зауваження. Це допомагає забезпечити, що наказ буде враховувати всі аспекти роботи організації та буде ефективним інструментом для всіх залучених сторін.
Важливо зазначити, що наказ про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян не є статичним документом. Він повинен регулярно переглядатися та оновлюватися відповідно до змін у законодавстві, структурі організації або процедурах роботи. Це забезпечує його актуальність та ефективність у довгостроковій перспективі.
Таким чином, наказ про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян є критично важливим документом для будь-якої організації, що взаємодіє з громадськістю. Він не лише встановлює правила та процедури, але й демонструє відданість організації принципам відкритості, прозорості та поваги до прав громадян. Правильно складений та впроваджений наказ може значно підвищити ефективність роботи організації та рівень задоволеності громадян якістю наданих послуг.
Приклади
[Назва організації]
НАКАЗ
[Дата] [Місто]
№ [номер наказу]
Про організацію роботи
щодо розгляду звернень громадян
Відповідно до Закону України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 № 393/96-ВР, Указу Президента України “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” від 07.02.2008 № 109/2008, з метою забезпечення реалізації конституційного права громадян на звернення та підвищення ефективності роботи [назва організації] зі зверненнями громадян,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок роботи зі зверненнями громадян у [назва організації] (додається).
2. Призначити [посада, ПІБ] відповідальною особою за організацію роботи зі зверненнями громадян.
3. [Посада, ПІБ] забезпечити:
3.1. Реєстрацію та облік звернень громадян у встановленому порядку.
3.2. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян.
3.3. Щоквартальне проведення аналізу роботи зі зверненнями громадян та подання відповідної інформації керівництву організації.
4. Керівникам структурних підрозділів:
4.1. Забезпечити своєчасний та якісний розгляд звернень громадян.
4.2. Вживати заходів щодо усунення причин, які спричиняють повторні звернення громадян.
4.3. Здійснювати особистий прийом громадян згідно з затвердженим графіком.
5. [Посада, ПІБ] організувати проведення щорічного навчання працівників з питань роботи зі зверненнями громадян.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, ПІБ].
[Посада керівника організації] [Підпис] [ПІБ]
З наказом ознайомлені:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
Цей шаблон наказу про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України та типової структури подібних документів. Він містить основні елементи, необхідні для ефективної організації роботи зі зверненнями громадян у будь-якій установі чи організації.
На початку документа вказується назва організації, що видає наказ. Далі йде слово “НАКАЗ”, після якого зазначається дата видання наказу та місто, де він виданий. Номер наказу присвоюється відповідно до внутрішньої системи нумерації документів організації.
У преамбулі наказу наводиться обґрунтування його видання з посиланням на відповідні нормативно-правові акти. У цьому випадку згадуються Закон України “Про звернення громадян” та Указ Президента України, що стосується забезпечення права на звернення. Ці посилання демонструють правову основу для видання наказу та його відповідність чинному законодавству.
Основна частина наказу складається з пронумерованих пунктів, кожен з яких містить конкретне розпорядження або вказівку. Перший пункт зазвичай затверджує внутрішній документ організації, який детально регламентує процедури роботи зі зверненнями громадян.
Наступні пункти визначають відповідальних осіб та їхні обов’язки. Важливо призначити конкретну особу, відповідальну за загальну організацію роботи зі зверненнями, та окреслити її основні завдання. Також необхідно встановити обов’язки керівників структурних підрозділів щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян.
У наказі доцільно передбачити заходи з навчання персоналу та аналізу ефективності роботи зі зверненнями. Це допоможе постійно вдосконалювати процеси та підвищувати якість обслуговування громадян.
Останній пункт наказу зазвичай визначає особу, відповідальну за контроль виконання наказу. Це може бути заступник керівника організації або інша посадова особа високого рангу.
Наказ підписується керівником організації, а в кінці документа додається список осіб, які ознайомилися з наказом, із зазначенням їхніх посад, підписів та прізвищ.
При заповненні шаблону важливо адаптувати його до специфіки конкретної організації. Наприклад, замість “[Назва організації]” слід вказати повну офіційну назву установи. Дата, номер наказу та місце видання заповнюються відповідно до прийнятих в організації правил діловодства.
При призначенні відповідальних осіб необхідно вказати їхні конкретні посади та прізвища, імена, по батькові. Наприклад, “Призначити начальника відділу по роботі з громадянами Петренка Івана Васильовича відповідальною особою за організацію роботи зі зверненнями громадян”.
Важливо, щоб усі пункти наказу були чіткими, конкретними та реалістичними для виконання. Термінологія, що використовується в наказі, повинна відповідати нормам українського законодавства та бути зрозумілою для всіх співробітників організації.
Цей шаблон може бути використаний як основа для створення наказу про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян у різних організаціях, від державних установ до приватних підприємств, з відповідною адаптацією до їхніх специфічних потреб та структури.
Відповідно до Закону України “Про звернення громадян” та з метою належної організації роботи щодо розгляду звернень громадян, наказую:
1. Призначити відповідальним за організацію розгляду звернень громадян [ПІБ відповідальної особи, посада], який забезпечуватиме реєстрацію, обробку та своєчасний розгляд звернень відповідно до вимог чинного законодавства.
2. Забезпечити належний облік звернень громадян та контроль за дотриманням термінів їх розгляду, зокрема, встановити порядок реєстрації письмових та електронних звернень, їх передачу відповідальним структурним підрозділам для розгляду.
3. Організувати інформування громадян про порядок подання звернень та забезпечити своєчасне надання відповідей на всі звернення у встановлені законодавством терміни.
4. Відповідальній особі підготувати щоквартальні звіти про роботу із зверненнями громадян та надавати їх керівництву для аналізу та прийняття відповідних рішень щодо покращення роботи.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Приклад заповнення:
Призначити відповідальним за організацію розгляду звернень громадян Сидоренка Олександра Олексійовича, начальника відділу звернень, який забезпечуватиме реєстрацію та своєчасний розгляд звернень відповідно до чинного законодавства.
Підпис: [ПІБ керівника]
Дата: [дата]
Шаблон Наказу про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян
[Назва підприємства, установи, організації]
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян
Керуючись Законом України «Про звернення громадян», з метою забезпечення ефективного розгляду звернень громадян та своєчасного надання на них вичерпних і обґрунтованих відповідей,
НАКАЗУЮ:
- Призначити відповідальним за розгляд звернень громадян: [Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи] – [посада].
- Встановити порядок реєстрації, обліку та розгляду звернень громадян:
- Всі звернення громадян реєструвати в Журналі обліку звернень громадян протягом [кількість] робочих днів з дня їх надходження.
- Розглядати звернення громадян у строки, встановлені законодавством України.
- Забезпечити своєчасне направлення звернень для розгляду за належністю.
- Надавати вичерпні та обґрунтовані відповіді на звернення громадян у встановлені строки.
- Організувати проведення інструктажів для працівників щодо порядку розгляду звернень громадян:
- Провести інструктаж для всіх працівників, які безпосередньо займаються розглядом звернень громадян, щодо вимог законодавства та внутрішніх нормативних документів підприємства.
- Ознайомити працівників з формами звернень громадян, порядком їх реєстрації та розгляду.
- Створити спеціальну папку (електронну пошту) для зберігання звернень громадян та відповіді на них.
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посадова особа].
Директор
[Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]
[Печатка підприємства]
Пояснення до шаблону:
- Відповідальний: Визначається конкретна особа, відповідальна за організацію роботи зі зверненнями громадян.
- Порядок реєстрації та розгляду: Встановлюються чіткі правила реєстрації, обліку та розгляду звернень.
- Інструктажі: Передбачається проведення регулярних інструктажів для працівників, які працюють зі зверненнями.
- Зберігання документів: Визначається місце зберігання звернень та відповідей на них.
- Контроль: Призначається особа, відповідальна за контроль виконання наказу.
Нормативна база:
- Закон України «Про звернення громадян»: Основний нормативно-правовий акт, який регулює порядок розгляду звернень громадян.
Приклад заповнення:
[Комунальне підприємство «Водоканал»]
НАКАЗ
№ 123 від 15.04.2023
Про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян
Керуючись Законом України «Про звернення громадян», з метою забезпечення ефективного розгляду звернень громадян та своєчасного надання на них вичерпних і обґрунтованих відповідей,
НАКАЗУЮ:
- Призначити відповідальним за розгляд звернень громадян головного спеціаліста зі зв’язків з громадськістю Петренка Івана Петровича.
- … (далі заповнюється відповідно до шаблону)
Директор
[Підпис] Коваленко Костянтин Костянтинович
[Печатка підприємства]
Зверніть увагу:
Цей шаблон є лише зразком і може бути адаптований до конкретних умов вашого підприємства. Рекомендується проконсультуватися з юристом для отримання більш детальної інформації.
Додаткові рекомендації:
- Внутрішні документи: Можна розробити додаткові внутрішні документи, такі як Положення про розгляд звернень громадян, форми реєстрації звернень тощо.
- Терміни розгляду: Встановлені терміни розгляду звернень повинні відповідати вимогам законодавства.
- Контроль якості: Необхідно ввести систему контролю якості розгляду звернень громадян.
- Інформаційна прозорість: Інформація про порядок подання звернень та строки їх розгляду повинна бути доступною для громадян.
Наказ про організацію роботи щодо розгляду звернень громадян
У зв’язку з тим, що [назва організації/організації] отримує звернення громадян з різними питань, за рішенням [назва організації/організації] від [дата] приймається рішення про організацію роботи щодо розгляду цих звернень.
Для організації роботи щодо розгляду звернень громадян буде створено спеціальний комітет, який буде відповідальний за прийняття рішень щодо цих звернень.
Комітет буде складатися з наступних членів:
* [ім’я та прізвище] – голова комітету;
* [ім’я та прізвище] – заступник голови комітету;
* [ім’я та прізвище] – експерт з питань [назва експертної діяльності].
Комітет буде відповідальний за:
* прийняття рішень щодо звернень громадян;
* вирішення питань, пов’язаних з зверненнями громадян;
* контролю за виконанням рішень, прийнятих комітетом.
Наступні документи є основою для організації роботи щодо розгляду звернень громадян:
* Закон України “Про адміністративну юстицію”;
* Положення про адміністративну юстицію;
* Положення про роботу комітету.
[ім’я та прізвище]
[назва організації/організації]
[дата]
Примітка: у наказі повинні бути вказані дати, періоди, суми та інші необхідні дані для підтвердження організації роботи щодо розгляду звернень громадян.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
