Лист-відповідь — це офіційний документ, який використовується для формального відповіді на різноманітні запити, звернення, скарги або інші види листів. Він може бути адресований як юридичним, так і фізичним особам. Лист-відповідь є важливим елементом ділового спілкування, оскільки дозволяє забезпечити належну комунікацію між сторонами та вирішити різні питання, які можуть виникнути в процесі співпраці.
Сторонами у цьому документі виступають відправник та одержувач листа-відповіді. Відправник — це особа або організація, яка отримала попередній лист і тепер надає відповідь на нього. Одержувач — це особа або організація, яка спочатку направила запит, звернення чи інший лист і тепер чекає відповіді.
Лист-відповідь складають за наступних умов:
- Отримання запиту, звернення, скарги, пропозиції або іншого типу листа, який потребує відповіді.
- Необхідність забезпечення офіційної комунікації та врегулювання питань, піднятих у попередньому листі.
- Висловлення офіційної позиції, думки, відповіді на запитання, вирішення проблем або надання необхідної інформації.
Що стосується вимог до оформлення, лист-відповідь повинен бути чітко структурованим та відображати всю необхідну інформацію. Він повинен містити:
- Дату написання листа.
- Інформацію про відправника та одержувача (назву організації, ПІБ, адресу тощо).
- Посилання на попередній лист (номер, дату).
- Основний зміст відповіді, де викладаються відповіді на поставлені питання, коментарі, пояснення або інша необхідна інформація.
- Підпис відправника листа.
Лист-відповідь може бути складений в різних формах в залежності від ситуації та контексту. Це може бути офіційна відповідь на скаргу, відповідь на комерційний запит, реакція на пропозицію співпраці тощо.
Складання листа-відповіді зазвичай здійснюється представником організації, який має відповідні повноваження. Це може бути менеджер, керівник відділу, секретар чи інша відповідальна особа. Важливо, щоб лист був написаний грамотно, зі збереженням офіційного тону та відповідав всім правилам ділового листування.
Приклади
Лист-відповідь – це документ, який є відповіддю на лист-звернення, лист-вимогу або інший документ. Лист-відповідь повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
Закони України, які регулюють порядок написання листа-відповіді:
- Кодекс законів про працю України
- Закон України “Про звернення громадян”
Приклади заповнення:
Приклад 1
Шановний пане/пані [ім’я відправника листа],
Відповідно до Вашого листа від [дата] щодо [назва питання], повідомляємо, що [назва відповіді].
[Додаткова інформація, якщо потрібно].
З повагою, [Ім’я, назва організації]
Приклад 2
Шановний пане/пані [ім’я відправника листа],
Відповідно до Вашого листа від [дата] щодо [назва вимоги], повідомляємо, що [назва відповіді].
[Обґрунтування відповіді].
З повагою, [Ім’я, назва організації]
Шаблон листа-відповіді
Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Шановний пане/пані [ім’я відправника листа],
Відповідно до Вашого листа від [дата] щодо [назва питання або вимоги], повідомляємо, що [назва відповіді].
[Додаткова інформація, якщо потрібно].
З повагою, [Ім’я, назва організації]
Примітки:
- Лист-відповідь повинен бути написаний від руки або на комп’ютері.
- У листі-відповіді необхідно вказати:
- прізвище, ім’я, по батькові відправника листа;
- адресу відправника листа;
- прізвище, ім’я, по батькові адресата листа;
- адресу адресата листа;
- дату отримання листа-звернення;
- суть питання або вимоги;
- суть відповіді;
- додаткову інформацію, якщо потрібно.
- Лист-відповідь повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
- Лист-відповідь повинен бути написаний грамотним і діловим стилем.
При написанні листа-відповіді важливо пам’ятати про наступні правила:
- Будь-ласка, будьте ввічливими.
- Будь-ласка, будьте конкретними.
- Будь-ласка, будьте аргументованими.
- Перевірте свій лист на помилки.
Додатково:
- У разі відмови в задоволенні вимоги, у листі-відповіді необхідно вказати причини відмови.
- Якщо у Вас є додаткові запитання, Ви можете їх поставити в листі-відповіді.
- Якщо Ви не згодні з відповіддю, Ви можете звернутися до вищих інстанцій.
Лист-відповідь є стандартним документом у діловому листуванні, який не регулюється конкретними законами України. Проте він повинен відповідати загальним нормам та правилам ділового спілкування. Ось зразок шаблону листа-відповіді:
[Логотип або назва вашої компанії/організації]
[Адреса компанії]
[Телефон, електронна адреса]
[Дата]
[ПІБ одержувача]
[Посада одержувача]
[Назва компанії/організації одержувача]
[Адреса компанії одержувача]
Шановний(а) [ПІБ одержувача],
Лист-відповідь на [звернення/запит/скаргу] від [дата отримання первинного листа]
Ми отримали ваш [лист/запит/скаргу] від [точна дата] з приводу [короткий опис суті звернення]. Дякуємо вам за звернення та надану можливість вирішити це питання.
[Тут викладіть основний зміст відповіді. Якщо це відповідь на запит або звернення, надайте запитувану інформацію або детально поясніть свою позицію. Якщо це відповідь на скаргу, висловіть своє розуміння ситуації, вибачтеся, якщо це необхідно, і запропонуйте шляхи вирішення проблеми.]
Ми сподіваємося, що надана відповідь буде задовільною для вас. Якщо у вас є додаткові питання або потрібна додаткова інформація, будь ласка, не вагайтеся звертатися до нас.
З повагою,
[Ваше ім’я та прізвище]
[Ваша посада]
[Контактний телефон]
[Електронна адреса]
[Печатка організації, якщо необхідно]
Цей шаблон можна адаптувати до конкретної ситуації, враховуючи специфіку запиту, звернення або скарги, а також особливості вашої організації чи сфери діяльності.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення українською
Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
