Лист-відповідь на запит

Лист-відповідь на запит

Лист-відповідь на запит є офіційним документом, який використовується для відповіді на письмовий запит або звернення від іншої сторони або особи. Цей документ служить для надання відповіді на питання, запити на інформацію, прохання чи будь-які інші запити, що потребують офіційної відповіді в письмовій формі.

Існують різні види та форми листів-відповідей, оскільки вони можуть відрізнятися залежно від специфіки запиту або характеру відносин між сторонами. Наприклад, це може бути лист-відповідь на запит про надання інформації, лист-відповідь на клопотання або скаргу, лист-відповідь на запит про співпрацю тощо.

Лист-відповідь на запит є необхідним для того, щоб забезпечити письмову документацію відповіді на конкретні запити або запитання. Це дозволяє сторонам зберігати письмовий слід звернення та відповіді та встановлювати правові наслідки відповіді на запит.

Для оформлення листа-відповіді на запит слід дотримуватися певних вимог. Зазвичай такий лист має містити:

  • Заголовок, в якому вказується тема листа і відомості про сторону, що відправляє відповідь.
  • Дата відправлення листа.
  • Вітальний текст або вираз поваги до адресата.
  • Відповідь на запит або запитання в чіткій та зрозумілій формі.
  • Пояснення або аргументацію відповіді, якщо це необхідно.
  • Заключну частину листа, де можуть бути вирази подяки та пропозиція про подальшу співпрацю або дії, якщо це відповідає ситуації.
  • Підпис відправника та контактні дані (поштову адресу, телефон, електронну адресу тощо).

Сторонами в листі-відповіді на запит виступає особа або організація, яка відправляє відповідь (відправник), та особа або організація, яка подала початковий запит або звернення (адресат).

Лист-відповідь на запит може бути складений власноруч або надрукований на офіційному бланку організації або фірми відправника. Він може бути надісланий поштою, електронною поштою або іншими зручними для сторін способами.

Лист-відповідь на запит є важливим інструментом комунікації, який дозволяє сторонам взаємодіяти в письмовій формі і вирішувати питання, що виникають у різних сферах життя та діяльності.

Приклади

Лист-відповідь на запит

[Найменування відправника] [Адреса відправника] [Контактні дані відправника]

[Найменування отримувача] [Адреса отримувача] [Контактні дані отримувача]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від [дата], повідомляємо Вам наступну інформацію:

[Текст відповіді на запит]

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування відправника]

[Дата]

Законодавчі акти України, які регулюють лист-відповідь на запит:

  • Закон України “Про доступ до публічної інформації”

Особливості листа-відповіді на запит

Лист-відповідь на запит – це документ, який відправник надсилає отримувачу у відповідь на його запит.

Лист-відповідь на запит повинен містити такі відомості:

  • Відправника та отримувача листа;
  • Дату та номер запиту;
  • Текст відповіді на запит;
  • Підпис відправника.

Відповідь на запит повинна бути надана в строк, установлений Законом України “Про доступ до публічної інформації”, тобто не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі якщо запит стосується інформації, яка не може бути надана в повному обсязі, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

У разі якщо запит стосується інформації, яка містить таємницю, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

У разі якщо запит стосується інформації, яка є непублічною, відправник повинен надати відповідь з поясненнями причин, через які інформація не може бути надана.

Приклади заповнення листа-відповіді на запит:**

Приклад 1

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від 10.01.2024, повідомляємо Вам наступну інформацію:

За результатами розгляду Вашого запиту повідомляємо, що інформація про доходи працівників підприємства є конфіденційною і не підлягає розголошенню.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування підприємства]

[Дата]

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

Приклад 2

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Номер і дата запиту]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого запиту від 20.07.2024, повідомляємо Вам наступну інформацію:

За результатами розгляду Вашого запиту повідомляємо, що інформація про наявність у власності підприємства нерухомого майна є відкритою і загальнодоступною.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування органу]

[Дата]

Ось приклад шаблону Листа-відповіді на запит, який може бути використаний для відповіді на письмовий запит або звернення:

[Ваша адреса]
[Дата]

[Адреса відправника запиту]

Шановний/Шановна [ПІБ відправника запиту],

Звертаємо вашу увагу на ваше листа/запит від [дата отримання запиту], в якому ви звернулися з питанням [зазначити суть запиту].

Відповідно до статті [вказати номер статті] Закону України “Про доступ до публічної інформації”, ми розглянули ваш запит і надаємо таку відповідь:

[Тут надайте повну та обґрунтовану відповідь на запит. Можливо, вам потрібно навести деталі, посилання на закони чи нормативні акти, які ви використали для відповіді. Відповідь має бути чіткою та зрозумілою для адресата.]

Ми надаємо цю інформацію на підставі чинного законодавства України та відповідно до процедур, встановлених законом.

Якщо у вас є додаткові питання або потреба в додатковій інформації, будь ласка, звертайтеся до нас за контактними даними, зазначеними в цьому листі.

З повагою,

[Ваше ПІБ]
[Посада]
[Контактна інформація]

Копія: [Якщо потрібно, вкажіть, кому ще буде надіслана копія листа-відповіді]

Цей шаблон можна адаптувати під конкретний запит та вимоги законодавства України. У відповіді необхідно зазначити конкретні дані та інформацію, відповідно до змісту запиту. Також слід забезпечити, щоб відповідь була повною та вичерпною.

Важливо також дотримуватися вимог законодавства України щодо доступу до публічної інформації та зберігання письмових документів.

Ось ще один шаблон листа-відповіді на запит відповідно до законодавства України про доступ до публічної інформації:

НАЗВА УСТАНОВИ
АДРЕСАТ
АДРЕСА
ДАТА

Лист-відповідь на запит на інформацію
Розглянувши Ваш запит на інформацію від ДАТА вхідного номера, щодо ІНФОРМАЦІЯ ЗАПИТУ, повідомляємо наступне.
Відповідно до статті 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації”, запитувана Вами інформація належить/не належить до категорії публічної.
З ОГЛЯДУ НА ЦЕ, повідомляємо ПЕРЕЛІК ІНФОРМАЦІЇ, ЩО НАДАЄТЬСЯ У ВІДПОВІДЬ.
АБО
Відмова у наданні частини інформації обґрунтована НОРМОЮ ЗАКОНУ, ВІДПОВІДНО ДО ЯКОЇ ІНФОРМАЦІЯ Є КОНФІДЕНЦІЙНОЮ.

Посада уповноваженої особи Підпис ПІБ

Ось приклад заповненого листа-відповіді:

Департамент освіти Київської міської державної адміністрації
Пану Іваненку Петру,
м. Київ, вул. Хрещатик, 12, кв. 3
12.03.2023

Лист-відповідь на запит на інформацію
Розглянувши Ваш запит на інформацію від 01.02.2023 No124 щодо кількості учнів 9-11 класів загальноосвітніх шкіл м. Києва, повідомляємо наступне.
Відповідно до статті 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації”, запитувана Вами інформація належить до категорії публічної та підлягає наданню.
Повідомляємо, що кількість учнів 9-11 класів загальноосвітніх шкіл м. Києва становить 35 000 осіб.

Начальник управління освіти Підпис М. Ковальський

Сподіваюсь, наданий мною шаблон та приклад листа стануть у нагоді. З готовністю надам необхідні роз’яснення щодо оформлення відповіді на запит.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати без реєстрації заповнений приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.

Рейтинг
( 1 оцінка, середнє 5 з 5 )
Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Роби Бізнес, Укр
Додати коментар

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: