Лист-відповідь на прохання

Лист-відповідь на прохання

Лист-відповідь на прохання в Україні є офіційним документом, який використовується для формального реагування на звернення, запити або прохання. Цей документ має велике значення у професійному спілкуванні, оскільки він демонструє увагу та повагу до заявника, а також забезпечує юридичну документацію для ведення ділових відносин.

Щодо видів або форм, лист-відповідь може бути різноманітним залежно від контексту та вимог заявника. Існують листи-відповіді на запити про надання інформації, прохання про співпрацю, звернення з пропозиціями або скаргами та інші. Форма листа визначається змістом запиту та характером відносин між сторонами.

Цей документ потрібен для офіційного підтвердження отримання запиту та надання відповіді на нього. Він може містити інформацію, запитану заявником, або висловлювати позицію організації щодо запропонованого питання чи пропозиції.

До основних вимог до листа-відповіді належить чіткість і конкретність викладу інформації, відповідність нормам діловодства та відсутність граматичних та стилістичних помилок. Лист має бути оформлений на фірмовому бланку організації (якщо такий існує), з дотриманням встановлених стандартів оформлення ділових листів.

Умови складання листа-відповіді включають наявність конкретного запиту або звернення, на яке необхідно відповісти, та потребу в офіційному документуванні комунікації.

Сторонами в документі виступають заявник (особа або організація, яка направила первинне звернення) та відповідач (особа або організація, яка складає лист-відповідь).

Лист-відповідь зазвичай складається відповідальним співробітником організації-відповідача, який має відповідні повноваження та компетенцію для надання відповіді на запит. Цей документ має бути підписаний уповноваженою особою і, за необхідності, завірений печаткою організації.

Таким чином, лист-відповідь на прохання є ключовим інструментом в діловій комунікації, який забезпечує ефективний обмін інформацією та підтримку професійних відносин.

Приклади

Лист-відповідь на прохання

[Найменування відправника] [Адреса відправника] [Контактні дані відправника]

[Найменування отримувача] [Адреса отримувача] [Контактні дані отримувача]

[Номер і дата прохання]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого прохання від [дата], повідомляємо Вам наступне:

[Текст відповіді на прохання]

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування відправника]

[Дата]

Законодавчі акти України, які регулюють лист-відповідь на прохання:

  • Цивільний кодекс України (ЦКУ)
  • Закон України “Про звернення громадян”

Особливості листа-відповіді на прохання

Лист-відповідь на прохання – це документ, який відправник надсилає отримувачу у відповідь на його прохання.

Лист-відповідь на прохання повинен містити такі відомості:

  • Відправника та отримувача листа;
  • Дату та номер прохання;
  • Текст відповіді на прохання;
  • Підпис відправника.

Відповідь на прохання повинна бути надана в строк, установлений Законом України “Про звернення громадян”, тобто не пізніше п’ятнадцяти днів з дня надходження прохання.

У разі якщо прохання стосується надання інформації, відправник повинен надати відповідь з інформацією, яку може надати.

У разі якщо прохання стосується надання допомоги, відправник повинен надати відповідь з інформацією про те, чи може він надати допомогу, а якщо може, то в яких формах та в які строки.

Приклади заповнення листа-відповіді на прохання:**

Приклад 1

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Номер і дата прохання]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого прохання від 10.01.2024, повідомляємо Вам наступне:

За результатами розгляду Вашого прохання повідомляємо, що інформація про виробничі потужності підприємства є відкритою і загальнодоступною. Ви можете отримати її на нашому веб-сайті або звернувшись до нас безпосередньо.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування підприємства]

[Дата]

Приклад 2

[Найменування органу] [Адреса органу] [Контактні дані органу]

[Найменування підприємства] [Адреса підприємства] [Контактні дані підприємства]

[Номер і дата прохання]

Шановний [ПІБ],

відповідно до Вашого прохання від 20.07.2024, повідомляємо Вам наступне:

За результатами розгляду Вашого прохання повідомляємо, що ми не можемо надати Вам фінансову допомогу. Наші ресурси спрямовані на виконання наших основних завдань.

З повагою, [ПІБ] [Посада] [Найменування органу]

[Дата]

Створення шаблону листа-відповіді на прохання з врахуванням відповідних законів України може бути корисним для забезпечення правильного та ефективного документування. Ось приклад такого шаблону, який ви можете адаптувати під конкретні потреби:


Шаблон: Лист-відповідь на прохання

[Логотип організації/фірмовий бланк]

[Назва організації]

[Адреса організації]

[Номер телефону]

[Електронна адреса]

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

Дата: [дата]

№ листа: [номер]

До [П.І.Б. заявника]

[Посада заявника]

[Назва організації заявника]

[Адреса організації заявника]

Шановний(а) [Прізвище та ім’я заявника],

Ми отримали Ваше звернення від [дата звернення] з проханням про [короткий опис звернення].

[Тут викладіть відповідь на запит. Якщо це запит на інформацію, надайте відповідну інформацію. Якщо це запит на вирішення певного питання, описуйте, які заходи було вжито або будуть вжито.]

[У випадку наявності відповідних законодавчих вимог, зверніться до них тут. Наприклад, згідно зі статтею [номер статті] Закону України [назва закону], ми [опишіть, як закон застосовується до ситуації].]

Ми цінуємо Ваше звернення та надіємось, що надана інформація буде корисною для Вас.

З повагою,

[Підпис]

[П.І.Б. відповідальної особи]

[Посада відповідальної особи]

[Печатка організації (за наявності)]


Приклад заповнення:

[Логотип “ТОВ Надійні Рішення”]

ТОВ “Надійні Рішення”

м. Київ, вул. Інноваційна, 12

044 123 45 67

info@reliable-solutions.com.ua

Дата: 15 грудня 2023 р.

№ листа: 112/03

До Іваненка Петра Сергійовича

Директора ТОВ “Ефективні Стартапи”

м. Одеса, вул. Прогресивна, 7

Шановний Петре Сергійовичу,

Ми отримали Ваше звернення від 10 грудня 2023 р. з проханням надати інформацію про умови співпраці в галузі розробки програмного забезпечення.

З радістю повідомляємо Вам, що наша компанія може запропонувати широкий спектр послуг у цій сфері, включаючи …

Згідно зі статтею 17 Закону України “Про інформацію”, ми забезпечуємо відкритий доступ до інформації про наші послуги та умови співпраці.

Ми сподіваємося на плідну співпрацю та готові надати додаткову інформацію за запитом.

З повагою,

[Підпис]

Коваленко Анна Михайлівна

Директор з комунікацій

[Печатка “ТОВ Надійні Рішення”]


Цей шаблон і приклад можуть бути адаптовані під різні ситуації та потреби вашої організації.

Ось ще один шаблон Листа-відповіді на прохання з посиланнями на відповідні закони України:

Шановний [ім’я одержувача]!

У відповідь на Ваше прохання від [дата] щодо [короткий опис прохання], повідомляємо.

Відповідно до статті [номер] Закону України «[назва закону]», [коротко сформулюйте суть відповідної норми закону].

Наприклад:
Відповідно до статті 25 Закону України «Про звернення громадян», звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження.

[Опишіть конкретні дії або рішення з посиланням на відповідні нормативні документи].

Наприклад:
Згідно з наказом No15 від 10.05.2022, Ваше прохання буде розглянуто протягом 20 робочих днів з моменту звернення та Вам буде надана письмова відповідь.

[Висловіть сподівання на подальшу співпрацю/вирішення питання/задоволення прохання].

З повагою,
[підпис]
[ПІБ]

Сподіваюся, цей шаблон допоможе Вам скласти відповідь на прохання з посиланням на необхідні нормативні акти. Буду радий допомогти, якщо знадобляться якісь уточнення.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати без реєстрації заповнений приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.

Рейтинг
( 1 оцінка, середнє 5 з 5 )
Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Роби Бізнес, Укр
Додати коментар

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: