Вам потрібен лист-відмова (відмовний лист)? Пропонуємо вам 14 зразків. Оберіть найкращий та найбільш відповідний до вашої ситуації!
Але перш за все дозвольте дати вам трохи теорії з приводу того, як правильно написати лист-відмову. Сьогодні мова піде про не дуже приємну, але про ситуацію, що досить часто зустрічається– лист-відмова. Відмова виникає в найрізноманітніших ділових ситуаціях: відмова в продовженні / відновленні співпраці, відмова у виконанні вимог, відмова в прийомі на роботу і т.д.
При всій різниці ділових ситуацій написання листа-відмови пов’язане з однаковими труднощами, коли:
- ми не можемо піти назустріч нашому адресату (можливо, адресату «непоганому», але такому, що не влаштовує нас по ряду об’єктивних причин);
- нам неприємно відповідати відмовою;
- нам (особисто або компанії) важливо зберегти прихильність і лояльність адресата.
Нещодавно я проводив тренінг з ділового листа для великої виробничої компанії. Учасниками тренінгу були керівники підрозділів, що забезпечують ефективну роботу служби закупівель. За родом діяльності їм досить часто доводиться писати листи-відмови. Наприклад, компанія оголосила конкурс (тендер) на вибір постачальника послуг або сировини, або виробничих матеріалів. На її адресу прийшли заявки від потенційних учасників. Тендерний комітет обрав одну або кілька компаній для співпраці. Частина компаній не підійшла. І в цій ситуації потрібно офіційно і ввічливо написати лист-відмову. Здавалося б, що тут складного? Бери й пиши:
В результаті розгляду вашої заявки прийнято рішення відмовити вам у співпраці.
І ось тут-то і з’являються труднощі: якщо уявити себе на місці адресата, який отримує такий лист, то для більшості людей таке формулювання звучить якось не зовсім добре і навіть образливо, хоча за фактом ніяких поганих слів тут немає. Але є негативні емоції, є почуття образи від того, що пропозицію не оцінили, не вибрали, що перевагу віддали іншому.
Як уникнути такого ефекту? Як відмовити так, щоб не образити, не поставити хрест на можливості майбутньої співпраці? Важливо знати правила ділового листа, що містить відмову!
Рекомендації при написанні листів-відмов
Для того, щоб грамотно і ефективно писати листи-відмови, необхідно мати спокійну внутрішню ділову установку. Пам’ятайте, що ви працюєте в бізнесі. Бізнес – це сфера взаємодії, де кожна зі сторін переслідує свої цілі. Цілі сторін не завжди збігаються. Важливо дотримуватися взаємної поваги і розуміння того, що кожен має право на свої інтереси. Ви представляєте ділові інтереси своєї компанії. Випадок відмови – це абсолютно нормальний для будь-якого бізнесу випадок. Більш того, це робоча практика, з якою потрібно навчитися грамотно працювати. Навчитися грамотно відмовляти – це означає навчитися робити це максимально коректно.
Для того щоб відмова пролунала для адресата максимально коректно, важливо, щоб лист містив такі важливі компоненти:
- лист-відмова має бути персонально адресованим (персональне звернення):
“Здрастуйте, шановний Іване Івановичу!»
“Шановна Наталю Костянтинівно!»
- лист-відмова повинна містити подяку за відгук на нашу пропозицію:
“Дякуємо за вашу ділову пропозицію!»
«Спасибі, що відгукнулися на нашу пропозицію»
“Дякую за надіслане на нашу адресу резюме”.
- Лист-відмова має містити інформацію, яка вказує на те, що пропозиція адресата/комерційна пропозиція/резюме було уважно вивчено (у листі-відмові повинні звучати впізнавані адресатом факти і слова).
«Ми розглянули проект вашої компанії з організації … для нашої компанії».
«Ми уважно вивчили ваш проект з …»
“Ми уважно вивчили інформацію про ваш професійний досвід і знання”.
Крім того
- Лист-відмова повинна містити позитивні оцінки на адресу адресата (його пропозиції, продукція, досвід або ін.) будь-які варіанти похвали/компліменту з приводу пропозиції, з яким адресат до нас звернувся:
«Запропонована вами схема була дуже цікава для нас …»
«Ваше інженерне рішення гідно поваги і високо оцінено нашими фахівцями»
«Ваш досвід заслуговує уваги і поваги …».
- Лист відмова повинна містити чітке формулювання відмови + чітке пояснення причин, за якими прийнято рішення відмовити:
“Незважаючи на технічно грамотний проект, ми змушені поки відмовитися від ваших послуг. Оскільки витрати, які буде змушена нести наша компанія, як період окупності проекту, так і після, перевершують наші поточні витрати»
“При цьому ми прийняли рішення про неможливість в даний момент прийняти вашу пропозицію. Це пов’язано з тим, що …»
«На жаль, в даний момент позитивне рішення прийнято нами на користь іншого кандидата, чий професійний досвід більш відповідає обсягу і складності розв’язуваних у даній посаді завдань».
- У листі має бути згадана пропозиція (або просто згадка) можливих альтернатив:
“Ми сподіваємося, що надалі ми зможемо повернутися до цього проекту і продовжити співпрацю»
«Впевнені в можливості співпраці при реалізації майбутніх проектів»
“Ми готові розглядати вашу кандидатуру при відкритті нових вакансій”.
А тепер давайте розглянемо готові варіанти подібних листів, які ви можете взяти за основу.
Лист-відмова від послуг
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Було великим задоволенням працювати з Вами протягом минулих 5 місяців над проектом “Фенікс”. Ви чудово працювали, і ми високо цінуємо роботу, яку ви виконали для нас. В даний час проект “Фенікс” завершено, і нам більше не потрібні Ваші послуги.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова від вакансії
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Я б хотів подякувати вам за витрачений час на розгляд моєї кандидатури на посаду топ-менеджера в компанії “Робибізнес.укр” Після уважного розгляду Вашої пропозиції, я прийняв рішення, що не зможу прийняти Вашу пропозицію, так як [причина].
Ще раз дякую вам за витрачений час і бажаю Вам успіхів у пошуку підходящого кандидата на вакантну посаду топ-менеджера.
З повагою,
ПІБ
Зразок №2
Шановний (а) ПІБ,
Дякуємо за Вашу пропозицію зайняти вакансію топ-менеджера. Незважаючи на те, що я вдячний за цю пропозицію, я вирішив розглянути іншу роботу. Було приємно познайомитися з Вами, і я сподіваюся, що ми зможемо налагодити ділові відносини в майбутньому.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова від участі
Зразок № 1
Шановний (а) ПІБ,
Я хотів би скасувати зарезервоване за мною місце на семінарі “Комплексне просування веб-сайтів при обмеженому бюджеті”, який відбудеться 15 липня. Мої плани змінилися, і я не зможу бути присутнім на цьому семінарі. Я б дуже хотів дізнатися докладніше про комплексне просування в Інтернеті і дуже розчарований тим, що не зможу відвідати семінар.
Будь ласка, надішліть мені інформацію про ваших майбутніх семінарах. Якщо у вас є які-небудь питання, повідомте про це.
З повагою,
ПІБ
Зразок №2
Шановний (а) ПІБ,
ТОВ “Робибізнес.укр ” резервувало у Вас банкетний зал з 15 по 16 липня. У зв’язку з непередбаченими обставинами, ми хотіли б скасувати резерв. Приносимо свої вибачення за будь-які незручності, які могла викликати ця відміна.
Дякуємо за співпрацю.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова від участі співпраці
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Нам була приємна співпраця з Вашою фірмою протягом багатьох років. Нам подобався чудовий сервіс і якість продукції. Однак, ми помічаємо значне погіршення якості виробленої продукції за останній рік. Декілька разів мі зверталися з проханням покращити сервіс, однак усі наші звернення залишилися не почутими.
З жалем повідомляємо, що наша компанія вимушена припинити співпрацю з Вами одразу ж після завершення діючого договору. Вдячні за роки обслуговування.
З повагою,
ПІБ
Зразок №2
Шановний (а) ПІБ,
Дякуємо Вам за вашу пропозицію взяти на себе обов’язки з написання текстів для проекту ” Робибізнес.укр” Ми працюємо з нашим поточним автором протягом багатьох років, і хотіли б продовжити співпрацю з нею. Вона чудовий копірайтер і володіє прекрасними знаннями в своїй області. Ця цінність, яку ми не можемо втратити.
Ми залишимо вашу контактну інформацію, і якщо в майбутньому у нас з’явиться необхідність, ми обов’язково дамо Вам знати.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова від участі пропозиції
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Дякуємо за вашу пропозицію по ремонту нашої офісної будівлі. Ваша пропозиція була добре підготовлена і відповідала всім нашим вимогам. Проте, підсумкова ціна була значно вище, ніж заявлена в конкурсі. Ми вирішили укласти договір з іншою компанією.
З повагою,
ПІБ
Зразок №2
Шановний (а) ПІБ,
Дякую, що знайшли час для знайомства з нами і обговорення наших потреб на майбутній рік. Після аналізу всіх пропозицій, ми вирішили укласти договір з іншою компанією.
Запрошуємо Вас взяти участь у тендері на майбутній рік.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова (відмовний лист): Зразок №3
Шановний (а) ПІБ,
Ми вдячні за Вашу участь у тендері на […]. Ваша пропозиція була дуже конкурентоспроможною і відповідала всім нашим вимогам. Після ознайомлення з усіма пропозиціями, нами було вирішено укласти контракт з іншим підприємством.
Вдячні Вам за витрачений час і сподіваємося попрацювати з Вами в майбутньому.
З повагою,
ПІБ
Зразок №4
Шановний (а) ПІБ,
Дякую за вашу пропозицію по […]. Ми цінуємо Ваш час, витрачений на підготовку інформації. Ми вирішили присудити перемогу і укласти контракт з іншою організацією.
Сподіваємося попрацювати з Вами в майбутньому.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова кандидату
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Спасибі за Ваше резюме, відправлене на вакансію менеджера з продажу. Після ретельного аналізу, ми вирішили запропонувати цю позицію іншому кандидату.
Ми були дуже вражені Вашим резюме і думаємо, що у Вас є чудові навички. Як тільки з’явиться вакансія, більш підходяща під Вашу кваліфікацію, ми обов’язково дамо вам знати.
З повагою,
ПІБ
Лист-відмова у підвищенні зарплати
Зразок №1
Шановний (а) ПІБ,
Ви – цінний співробітник і ваші навички високо цінуються. Будьте впевнені, що ви є важливою частиною нашої команди. Ви володієте цінними знаннями, і я вдячний, що ви вибрали компанію “Робибізнес.укр”, щоб поділитися своїми навичками.
Ми нещодавно говорили про те, що ви заслуговуєте підвищення. Ми говорили про ваші досягнення і успіхи. Незважаючи на те, що я дійсно згоден, що Ви досягли великих успіхів у зміцненні команди, ми не можемо підвищити вашу зарплату в цей час. Сподіваюся, Ви розумієте, що я роблю все можливе, щоб підвищити вашу платню, але зараз це просто не можливо.
Ми повернемося до розгляду цього питання через 6 місяців. Тим не менш, я дякую вам за відданість і терпіння.
З повагою,
ПІБ
Зразок №2
Шановний (а) ПІБ,
І ось знову цей час … час, коли ми всі думаємо про рік, що минає і про наші досягнення в компанії “Робибізнес.укр.” Я висловлюю своє захоплення, за роботу, яка була виконана. Ви виконали фантастичну роботу, і я дійсно ціную ваш творчий потенціал.
Під час затвердження бюджету рада директорів вирішила не підвищувати платню цього року. Незважаючи на те, що ми всі доклали максимальних зусиль, щоб досягти планових показників, бюджетні обмеження унеможливлюють збільшення зарплати.
З повагою,
ПІБ
Завантажити шаблон з прикладом
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний на сторінці.
Якщо ж запропонований нами лист-відмова (відмовний лист) вас задовольнив, то просимо оцінити цей запис нижче у формі голосування.
Так неприємно отримувати лист-відмову хто б знав