Лист про надання письмового пояснення причини відсутності на роботі – це важливий документ у сфері трудових відносин, який відіграє ключову роль у процесі комунікації між роботодавцем та працівником у ситуаціях, пов’язаних з порушенням трудової дисципліни. Цей документ є офіційним запитом роботодавця до працівника з вимогою надати письмове пояснення причин його відсутності на робочому місці. Він служить як юридичний інструмент для документування процесу розслідування можливого прогулу та забезпечення дотримання прав працівника перед прийняттям рішення про дисциплінарне стягнення.
У контексті трудового законодавства України, цей лист є обов’язковим етапом перед застосуванням дисциплінарного стягнення, зокрема звільнення за прогул. Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Саме цей лист і є формальним виразом такої вимоги.
Важливість цього документа полягає в тому, що він надає працівнику можливість пояснити причини своєї відсутності та, можливо, надати докази поважності цих причин. Це є crucial element забезпечення справедливості процесу та дотримання прав працівника. Крім того, наявність такого листа та відповіді на нього (або відсутність відповіді) може стати важливим доказом у випадку судового розгляду справи про незаконне звільнення.
Лист про надання письмового пояснення складається за умов, коли працівник був відсутній на робочому місці без попереднього повідомлення або без очевидних поважних причин. Це може бути як одноразова відсутність протягом робочого дня, так і тривала відсутність протягом кількох днів. Важливо зазначити, що такий лист складається не лише у випадках планованого звільнення, але і при розгляді питання про накладення інших видів дисциплінарних стягнень.
Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа), який ініціює запит, та працівник, від якого вимагаються пояснення. Зазвичай, лист складається від імені керівника підприємства або керівника відділу кадрів та адресується конкретному працівнику.
Щодо вимог до оформлення, лист повинен бути складений на офіційному бланку підприємства та містити всі необхідні реквізити: дату складання, вихідний номер, адресу підприємства, повне ім’я та посаду працівника, якому адресовано лист. Текст листа повинен бути чітким, лаконічним і містити конкретну інформацію про період відсутності працівника, а також чітку вимогу надати письмове пояснення причин відсутності.
Процес складання листа зазвичай ініціюється після того, як факт відсутності працівника був зафіксований у відповідних документах (наприклад, у табелі обліку робочого часу або в акті про відсутність працівника на робочому місці). Лист складається відділом кадрів або юридичним відділом підприємства та підписується уповноваженою особою.
У листі важливо вказати конкретний термін, протягом якого працівник повинен надати пояснення. Зазвичай це два-три робочих дні з моменту отримання листа. Також у листі може бути зазначено про можливі наслідки ненадання пояснень, такі як прийняття рішення про дисциплінарне стягнення на підставі наявної інформації.
Варто зазначити, що існують різні форми доставки такого листа працівнику. Він може бути вручений особисто (в цьому випадку працівник повинен розписатися про отримання на копії листа), відправлений рекомендованим листом з повідомленням про вручення або, в деяких випадках, надісланий електронною поштою з використанням електронного цифрового підпису.
Важливо розуміти, що цей лист є не просто формальністю, а важливим юридичним документом. Він не тільки ініціює процес отримання пояснень від працівника, але й слугує доказом того, що роботодавець дотримувався встановленої законом процедури перед прийняттям рішення про дисциплінарне стягнення.
Після отримання листа працівник має право надати письмове пояснення причин своєї відсутності. Якщо працівник відмовляється надати пояснення або не надає їх у встановлений термін, це також фіксується відповідним актом. Важливо зазначити, що ненадання працівником пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення.
У контексті трудових відносин, цей лист є важливим інструментом для забезпечення прозорості та справедливості у вирішенні питань трудової дисципліни. Він дає можливість працівнику висловити свою позицію та надати докази поважності причин відсутності, якщо такі є. З іншого боку, для роботодавця це є способом документування процесу розслідування порушення трудової дисципліни та забезпечення дотримання законодавства у разі необхідності застосування дисциплінарного стягнення.
Приклади
[Назва та логотип підприємства]
[Адреса підприємства]
[Номер телефону, електронна пошта]
[Дата]
[Номер документа]
[ПІБ працівника]
[Посада працівника]
Шановний(а) [ім’я та по батькові працівника]!
Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, просимо Вас надати письмове пояснення причин Вашої відсутності на робочому місці [дата або період відсутності].
Згідно з табелем обліку робочого часу та актом про відсутність на робочому місці від [дата складання акту], Ви були відсутні на роботі без попереднього повідомлення керівництва та без надання будь-яких документів, що підтверджують поважність причин Вашої відсутності.
Нагадуємо, що відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір може бути розірваний власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Просимо Вас надати письмове пояснення причин Вашої відсутності на роботі протягом двох робочих днів з моменту отримання цього листа. У разі наявності документів, що підтверджують поважність причин Вашої відсутності, просимо додати їх копії до Вашого пояснення.
Звертаємо Вашу увагу, що ненадання пояснення у встановлений строк не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства.
З повагою,
[Посада уповноваженої особи] [Підпис] [ПІБ]
Отримав(ла): __________________ _______________ ___________________
(підпис) (дата) (ПІБ)
Приклад заповнення:
ТОВ “Світанок”
вул. Сонячна, 1, м. Київ, 01001
тел.: (044) 123-45-67, email: info@svitanok.com
15.09.2024
№ 245
Коваленку Андрію Петровичу
менеджеру з продажу
Шановний Андрію Петровичу!
Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, просимо Вас надати письмове пояснення причин Вашої відсутності на робочому місці з 11.09.2024 по 14.09.2024.
Згідно з табелем обліку робочого часу та актом про відсутність на робочому місці від 14.09.2024, Ви були відсутні на роботі без попереднього повідомлення керівництва та без надання будь-яких документів, що підтверджують поважність причин Вашої відсутності.
Нагадуємо, що відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір може бути розірваний власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Просимо Вас надати письмове пояснення причин Вашої відсутності на роботі протягом двох робочих днів з моменту отримання цього листа. У разі наявності документів, що підтверджують поважність причин Вашої відсутності, просимо додати їх копії до Вашого пояснення.
Звертаємо Вашу увагу, що ненадання пояснення у встановлений строк не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства.
З повагою,
Начальник відділу кадрів [Підпис] Петренко Ольга Іванівна
Отримав: __________________ _______________ ___________________
(підпис) (дата) (ПІБ)
Ось шаблон Листа про надання письмового пояснення причини відсутності на роботі, який ви можете використовувати та адаптувати відповідно до ваших потреб.
Цей шаблон містить усі необхідні елементи та посилання на відповідне законодавство України. У листі згадуються ключові нормативно-правові акти: стаття 149 Кодексу законів про працю України, яка встановлює обов’язок роботодавця зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення перед застосуванням дисциплінарного стягнення, та пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП, який регулює питання звільнення працівника за прогул.
При заповненні шаблону важливо надати конкретну інформацію про період відсутності працівника та посилання на документи, які фіксують цю відсутність (табель обліку робочого часу, акт про відсутність на робочому місці).
Зверніть увагу на необхідність вказати конкретний термін, протягом якого працівник повинен надати пояснення (у цьому шаблоні – два робочі дні), а також на вказівку про можливість додати копії документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Важливою частиною листа є повідомлення про можливі наслідки ненадання пояснення у встановлений строк. Це інформує працівника про серйозність ситуації та можливі правові наслідки.
Пам’ятайте, що цей лист є офіційним документом, який може мати юридичні наслідки. Тому важливо зберегти підтвердження про його отримання працівником. У шаблоні передбачено місце для підпису працівника про отримання листа.
Також варто зауважити, що цей лист є лише одним з етапів у процесі розслідування можливого порушення трудової дисципліни. Після отримання (або неотримання) пояснень від працівника, роботодавець повинен розглянути всі обставини справи перед прийняттям рішення про застосування дисциплінарного стягнення.
Якщо у вас виникнуть додаткові питання щодо використання цього листа, процедури отримання пояснень від працівника або загального процесу розслідування порушень трудової дисципліни, не соромтеся запитувати. Я готовий надати додаткові роз’яснення та поради.
Повідомляємо, що станом на [вказати дату] ви відсутні на робочому місці без надання жодної інформації про причини вашої відсутності. Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, яка регулює порядок застосування дисциплінарних стягнень, просимо вас надати письмове пояснення причин вашої відсутності на роботі протягом [вказати кількість днів] днів.
У разі ненадання пояснення або надання неповажної причини відсутності, підприємство залишає за собою право вжити відповідних заходів, передбачених чинним законодавством України.
Дата: [вказати дату]
Підпис: [підпис керівника]
Ініціали, прізвище
Посада
Шаблон листа про надання письмового пояснення причини відсутності на роботі
[Ваше прізвище, ім’я, по батькові] [Ваша посада] [Назва підприємства] [Дата]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника] [Посада керівника] [Назва підприємства]
Шановний/а [Прізвище керівника]!
Направляю Вам письмове пояснення щодо моєї відсутності на роботі з [Дата початку відсутності] по [Дата закінчення відсутності].
Причиною моєї відсутності була [Чітко опишіть причину: хвороба, сімейні обставини тощо]. На підтвердження моїх слів, додаю [Перелік документів: лікарняний лист, довідка тощо].
Згідно зі статтею [Номер статті] Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний повідомити адміністрацію підприємства про причини своєї відсутності на роботі. Я вважаю, що виконав цю вимогу, оскільки [Опишіть, як ви повідомили про свою відсутність: дзвінок, повідомлення тощо].
Сподіваюся, що надана інформація вичерпно пояснює причини моєї відсутності.
З повагою, [Ваш підпис] [Ваше прізвище, ім’я, по батькові]
Приклад заповнення:
Іванова Марія Іванівна Секретар ТОВ “Компанія” 15 березня 2024 року
Петрову Івану Петровичу Директору ТОВ “Компанія”
Шановний Іване Петровичу!
Направляю Вам письмове пояснення щодо моєї відсутності на роботі з 10 по 14 березня 2024 року.
Причиною моєї відсутності була гостра респіраторна хвороба. На підтвердження моїх слів, додаю лікарняний лист.
Згідно зі статтею 25 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний повідомити адміністрацію підприємства про причини своєї відсутності на роботі. Я вважаю, що виконав цю вимогу, оскільки зателефонувала своєму безпосередньому керівнику 10 березня та повідомила про свою хворобу.
Сподіваюся, що надана інформація вичерпно пояснює причини моєї відсутності.
З повагою, [Підпис] Іванова Марія Іванівна
Лист
[ім’я та посада працівника]
[номер працівника]
[адреса працівника]
[місто, дата]
[ім’я та посада керівника]
[назва організації]
[адреса організації]
[місто]
Великий пан/пані,
Я, [ім’я та посада працівника], заявляю про свою відсутність на роботі з [дата початку відсутності] по [дата кінця відсутності]. У зв’язку з цим, я надаю письмове пояснення причини своєї відсутності.
У період з [дата початку відсутності] по [дата кінця відсутності] я був/була змушений/змушена залишитися вдома, оскільки [пояснення причини відсутності, наприклад, хвороба, смерть близької особи, сімейні обставини].
Згідно з Законом України “Про працю” від 25.05.1991 року (стаття 34), працівник має право на відсутність на роботі не більше 14 днів протягом року, якщо це не завдає шкоди роботодавцю. У випадку відсутності на роботі понад 14 днів, працівник повинен надати роботодавцеві письмове підтвердження причини своєї відсутності.
Я прошу надати вам письмове підтвердження причини своєї відсутності, щоб підтвердити свої слова.
[ім’я та посада працівника]
Дата: [дата підписання листа]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
