Лист-претензія постачальнику

Лист-претензія постачальнику є документом, який використовується покупцем або замовником для формального звернення до постачальника з вимогою виправити порушення, що стосуються умов договору поставки. Це може стосуватися недоліків товару, порушення строків постачання, невідповідності кількості або якості товарів зазначеним у договорі вимогам, а також інших умов, що були погоджені між сторонами.

Існують різні форми листів-претензій, які залежать від характеру порушення та вимог, що висуваються. Вони можуть бути стандартними, які використовуються для типових випадків, або індивідуально складеними, де деталізуються конкретні обставини порушення договірних зобов’язань.

Цей документ важливий для досудового врегулювання спорів, оскільки надає можливість постачальнику усунути порушення без звернення до суду, що економить час і кошти обох сторін. Він також виступає доказом для судового розгляду у випадку, якщо досягнення згоди досудовим шляхом не є можливим.

При складанні листа-претензії до постачальника слід чітко описати суть порушення, вказати на конкретні пункти договору, які були порушені, вимоги до усунення порушень та можливі наслідки, якщо ці вимоги не будуть виконані. Важливо також вказати розумний строк для задоволення претензії, після закінчення якого можуть бути застосовані додаткові заходи, у тому числі судове втручання.

Сторонами у документі виступають покупець або замовник, який є відправником листа-претензії, та постачальник, до якого цей лист адресовано. Вимоги до оформлення листа-претензії включають дотримання ділового стилю написання, правильність викладу фактів, наявність усіх необхідних реквізитів та документальних додатків, які підтверджують вимоги відправника.

Лист-претензію зазвичай складає юридичний відділ або спеціаліст з правових питань компанії-відправника. Важливо, щоб цей документ був підписаний уповноваженою особою та, за потреби, скріплений печаткою компанії. Лист повинен бути відправлений таким чином, що відправник може підтвердити факт його доставляння та отримання постачальником.

Приклади

Лист-претензія постачальнику

[Назва організації]

[Місцезнаходження організації]

[Дата]

[Назва постачальника]

[Місцезнаходження постачальника]

Лист-претензія

Відносно якості товару, поставленого за договором № [номер договору] від [дата договору]

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові адресата]!

Відповідно до договору № [номер договору] від [дата договору], укладеного між [назва організації] та [назва постачальника], [назва організації] придбала у [назва постачальника] товар [найменування товару] в кількості [кількість] одиниць за ціною [ціна] одиниці.

При прийманні товару було виявлено, що він не відповідає вимогам договору та/або нормативних документів. Зокрема, [перелік виявлених дефектів].

Враховуючи вищевикладене, [назва організації] вимагає від [назва постачальника] усунути виявлені дефекти товару або замінити товар на якісний протягом [строк].

У разі невиконання вимоги в установлений строк [назва організації] буде змушена звернутися до суду.

З повагою,

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Підпис]

Приклади заповнення

Приклад 1

Покупець придбав у постачальника парти товару. При прийманні товару було виявлено, що деякі одиниці товару мають дефекти зовнішнього вигляду.

У цьому випадку лист-претензія може бути викладена наступним чином:

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові адресата]!

Відповідно до договору № [номер договору] від [дата договору], укладеного між [назва організації] та [назва постачальника], [назва організації] придбала у [назва постачальника] парти товару [найменування товару] в кількості [кількість] одиниць за ціною [ціна] одиниці.

При прийманні товару було виявлено, що деякі одиниці товару мають дефекти зовнішнього вигляду, а саме: [перелік дефектів].

Враховуючи вищевикладене, [назва організації] вимагає від [назва постачальника] усунути виявлені дефекти товару протягом [строк].

У разі невиконання вимоги в установлений строк [назва організації] буде змушена звернутися до суду.

Приклад 2

Покупець придбав у постачальника парти товару, призначеного для використання в виробничих цілях. При прийманні товару було виявлено, що він не відповідає вимогам нормативних документів, а саме: [перелік дефектів].

У цьому випадку лист-претензія може бути викладена наступним чином:

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові адресата]!

Відповідно до договору № [номер договору] від [дата договору], укладеного між [назва організації] та [назва постачальника], [назва організації] придбала у [назва постачальника] парти товару [найменування товару] в кількості [кількість] одиниць за ціною [ціна] одиниці.

При прийманні товару було виявлено, що він не відповідає вимогам нормативних документів, а саме: [перелік дефектів].

Враховуючи вищевикладене, [назва організації] вимагає від [назва постачальника] замінити товар на якісний протягом [строк].

У разі невиконання вимоги в установлений строк [назва організації] буде змушена звернутися до суду.

Примітки:

• Лист-претензія повинна бути відправлена рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
• До листа-претензії повинні бути додані копії документів, що підтверджують наявність дефектів товару.
• У разі невиконання вимоги, викладеної в листі-претензії, можна звернутися до суду з позовом про відшкодування збитків.

Нижче наведено шаблон листа-претензії до постачальника, який відповідає загальноприйнятим вимогам ділового листування в Україні та включає посилання на відповідні законодавчі акти:

[Найменування та реквізити покупця/замовника]
[Адреса покупця/замовника]
[Контактний телефон покупця/замовника]
[Електронна адреса покупця/замовника]

[Найменування та реквізити постачальника]
[Адреса постачальника]

[Місто, дата]

Лист-претензія
про порушення умов договору поставки № [номер договору] від [дата укладення договору]

Шановний [Повне найменування постачальника],

Відповідно до договору поставки № [номер договору] від [дата укладення договору], укладеного між [найменування покупця/замовника] та [найменування постачальника], ми очікували отримання товарів в обсязі та асортименті, які відповідають умовам договору. Проте, з вини Вашої сторони було допущено порушення умов договору, зокрема [конкретизувати порушення: несвоєчасну поставку, недостачу товару, поставку товару неналежної якості тощо].

Згідно зі статтею 509 Цивільного кодексу України, зобов’язання мають бути виконані відповідно до умов договору. Невиконання чи неналежне виконання зобов’язань з боку постачальника надає покупцю право вимагати від постачальника виправлення порушень.

На підставі вищевказаного, вимагаємо:

1. [Вказати конкретні дії, які постачальник повинен вжити для виправлення порушень, наприклад, надіслати недостаючу кількість товару, замінити товар неналежної якості, сплатити штраф чи пеню за прострочення тощо].
2. [Вказати строк, протягом якого постачальник повинен виконати вищевказані дії].

У разі ухиляння від виконання вказаних вимог протягом встановленого строку, залишаємо за собою право звернутися до суду для захисту своїх інтересів відповідно до статті 18 Цивільного процесуального кодексу України.

Додаток: [перелік доданих документів, наприклад, акт приймання-передачі товару, документи, що підтверджують фактичні обставини порушення умов договору].

Будь ласка, підтвердьте отримання цього листа та інформуйте нас про Ваші дії щодо усунення порушень.

З повагою,
[Підпис]
[ПІБ особи, що підписала лист-претензію]
[Посада особи, що підписала лист-претензію]

Цей шаблон містить всі необхідні елементи та може бути адаптований залежно від конкретних обставин порушення умов договору поставки. Важливо, щоб усі факти та вимоги були чітко викладені, а документ був належним чином оформлений та відправлений постачальнику з можливістю підтвердження отримання.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.