Лист-повідомлення є одним із видів ділового листування, який використовується для офіційного інформування однієї сторони іншою про певні події, рішення, зміни або інші важливі аспекти в рамках ділових, юридичних, адміністративних або особистих відносин.
Листи-повідомлення можуть бути різних видів чи форм залежно від контексту та мети. Наприклад, вони можуть стосуватися повідомлення про зміну адреси компанії, про намір розірвати договір, про зміни в умовах роботи чи про призначення на посаду. Важливо, що лист-повідомлення зазвичай не передбачає отримання відповіді чи взаємодії, а є скоріше одностороннім інформуванням.
Цей документ потрібен для офіційного та чіткого повідомлення важливої інформації. Його використання є зручним способом забезпечення того, що інформація була офіційно передана і задокументована.
До листа-повідомлення, як правило, висуваються вимоги класичного ділового листування. Він повинен містити:
- Дані відправника та одержувача (назви компаній, адреси, контактні дані).
- Дату відправлення.
- Заголовок чи тему листа, що відображає його суть.
- Тіло листа, в якому чітко та стисло подається інформація.
- Ввічливе завершення та підпис відправника.
Листи-повідомлення складаються за потребою, коли є важлива інформація, яку необхідно офіційно повідомити іншій стороні. Це може бути, наприклад, при зміні умов договору, зміні юридичної адреси компанії, зміні керівництва тощо.
Сторонами в документі виступають відправник (особа або організація, яка інформує) та одержувач (особа або організація, якій адресується інформація).
Складається лист-повідомлення, як правило, відповідальними особами або відділами в компанії, які відповідають за зовнішні зв’язки, юридичні питання або адміністративні справи. Це можуть бути керівники відділів, юристи або секретарі. Важливо, щоб лист був складений професійно, з врахуванням всіх вимог ділового листування та етикету.
Приклади
Лист-повідомлення – це документ, який містить повідомлення про певну подію або ситуацію. Лист-повідомлення може бути написаний фізичною або юридичною особою.
Закони України, які регулюють порядок написання листа-повідомлення:
- Кодекс законів про працю України
- Закон України “Про звернення громадян”
Приклади заповнення:
Приклад 1
Шановний [ім’я адресата],
Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].
[Додаткова інформація, якщо потрібно].
З повагою, [Ваше ім’я]
Приклад 2
Шановний [ім’я адресата],
Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].
Просимо Вас підтвердити отримання цього повідомлення.
З повагою, [Ваше ім’я]
Шаблон листа-повідомлення
Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Шановний [ім’я адресата],
Повідомляємо Вас, що [опис події або ситуації].
[Додаткова інформація, якщо потрібно].
З повагою, [Ваше ім’я]
Примітки:
- Лист-повідомлення повинен бути написаний від руки або на комп’ютері.
- У листі-повідомленні необхідно вказати:
- прізвище, ім’я, по батькові особи, яка пише лист;
- адресу особи, яка пише лист;
- прізвище, ім’я, по батькові адресата листа;
- адресу адресата листа;
- подію або ситуацію, про яку повідомляється;
- додаткову інформацію, якщо потрібно.
- Лист-повідомлення повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
- Лист-повідомлення повинен бути написаний грамотним і діловим стилем.
При написанні листа-повідомлення важливо пам’ятати про наступні правила:
- Будь-ласка, будьте ввічливими.
- Будь-ласка, будьте конкретними.
- Будь-ласка, будьте аргументованими.
- Перевірте свій лист на помилки.
Додатково:
- Якщо Ви пишете лист-повідомлення про важливу подію або ситуацію, Ви можете вказати, що вимагаєте від адресата певних дій.
- Якщо Ви пишете лист-повідомлення про подію або ситуацію, яка має наслідки для адресата, Ви можете вказати, які ці наслідки.
Звертаю вашу увагу, що Лист-повідомлення не має строго регламентованої форми за законодавством України і, відповідно, не передбачає посилань на конкретні закони, які б регулювали його форму чи зміст. Проте, він повинен відповідати загальним правилам ділового листування.
Ось приклад шаблону Листа-повідомлення:
Лого компанії / Назва компанії
Адреса компанії
Телефон / Електронна пошта
[Дата]
Пану/Пані [Ім’я та прізвище одержувача]
Посада одержувача
Назва організації одержувача
Адреса організації одержувача
Шановний/а [Прізвище],
Тема листа: [Чітке вказівка на предмет повідомлення]
Цим листом повідомляємо вас про [зміст інформації, яку необхідно передати].
[Тут наведіть деталі інформації, наприклад, про зміну юридичної адреси, про призначення на посаду, про зміни умов договору тощо. Подайте інформацію чітко та лаконічно.]
[Якщо це необхідно, надайте інструкції або вкажіть на наступні кроки, які потрібно зробити одержувачу у відповідь на це повідомлення.]
Будь ласка, зв’яжіться з нами за наступними контактними даними, якщо у вас виникнуть питання або потреба в додатковій інформації.
З повагою,
[Підпис]
[Ім’я та прізвище відправника]
[Посада відправника]
[Контактні дані відправника]
Зверніть увагу, що конкретний зміст листа-повідомлення залежить від його мети та контексту.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення українською
Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
