Лист-нагадування є формою ділового листування, яка використовується для нагадування про певні обов’язки, терміни, домовленості або зобов’язання. Він може бути адресований як фізичним, так і юридичним особам та слугує засобом підтримання комунікації та контролю виконання домовленостей.
Листи-нагадування бувають різних видів залежно від контексту, в якому вони використовуються. Наприклад, це можуть бути нагадування про сплату рахунків, про наближення терміну виконання робіт, про необхідність надання інформації чи документів, а також про майбутні зустрічі чи заходи.
Цей документ потрібен для забезпечення своєчасного виконання обов’язків та дотримання умов угод. Він допомагає уникнути непорозумінь та затримок, а також слугує підтвердженням факту комунікації між сторонами.
До листа-нагадування висуваються певні вимоги. Він має бути чітким та конкретним, з вказівкою відомостей, які нагадуються. Важливо зберігати формальний та ввічливий тон, навіть якщо лист надсилається з приводу прострочення зобов’язань.
Лист-нагадування складають у ситуаціях, коли потрібно нагадати про зобов’язання, терміни чи інші умови, що були попередньо обумовлені. Він також може бути ефективним інструментом для привертання уваги до важливих питань або змін.
Сторонами у цьому документі є особа або організація, яка надсилає нагадування, та особа або організація, якій воно адресоване. Лист може виходити від керівника, менеджера, бухгалтера, юриста або іншого уповноваженого представника.
Щодо оформлення, лист-нагадування має бути оформлений відповідно до стандартів ділового листування. Він повинен містити дату, назву та адресу організації-відправника, звертання до адресата, чіткий опис того, про що нагадується, та підпис уповноваженої особи.
Лист-нагадування складає особа, яка має відповідні повноваження або відповідальність за певний аспект діяльності або відносин. Важливо, щоб цей документ був складений з урахуванням етикету, поваги до адресата і з дотриманням усіх необхідних формальностей.
Приклади
Лист-нагадування – це документ, який містить нагадування про виконання певної дії або зобов’язання. Лист-нагадування може бути написаний фізичною або юридичною особою.
Закони України, які регулюють порядок написання листа-нагадування:
- Кодекс законів про працю України
- Закон України “Про звернення громадян”
Приклади заповнення:
Приклад 1
Шановний [ім’я адресата],
Нагадую Вам про виконання [опис зобов’язання].
Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено зобов’язання], Ви повинні були [опис дії].
На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].
Прошу Вас у найкоротший термін виконати зобов’язання.
З повагою, [Ваше ім’я]
Приклад 2
Шановний [ім’я адресата],
Нагадую Вам про виконання [опис дії].
Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено дію], Ви повинні були [опис дії].
На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].
Прошу Вас у найкоротший термін повідомити мені про виконання дії.
З повагою, [Ваше ім’я]
Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Шаблон листа-нагадування
Шановний [ім’я адресата],
Нагадую Вам про виконання [опис зобов’язання або дії].
Згідно з [посилання на документ, у якому зазначено зобов’язання або дію], Ви повинні були [опис дії].
На сьогоднішній день [опис ситуації, яка склалася].
Прошу Вас у найкоротший термін [опис дій, які Ви очікуєте від адресата].
З повагою, [Ваше ім’я]
Примітки:
- Лист-нагадування повинен бути написаний від руки або на комп’ютері.
- У листі-нагадуванні необхідно вказати:
- прізвище, ім’я, по батькові особи, яка пише лист;
- адресу особи, яка пише лист;
- прізвище, ім’я, по батькові адресата листа;
- адресу адресата листа;
- зобов’язання або дію, про виконання якої нагадується;
- документ, у якому зазначено зобов’язання або дію;
- ситуацію, яка склалася;
- дії, які Ви очікуєте від адресата.
- Лист-нагадування повинен бути чітким, лаконічним і аргументованим.
- Лист-нагадування повинен бути написаний грамотним і діловим стилем.
При написанні листа-нагадування важливо пам’ятати про наступні правила:
- Будь-ласка, будьте ввічливими.
- Будь-ласка, будьте конкретними.
- Будь-ласка, будьте аргументованими.
- Перевірте свій лист на помилки.
Додатково:
- Якщо Ви пишете лист-нагадування про виконання зобов’язання, Ви можете вказати строк, до якого зобов’язання має бути виконано.
- Якщо Ви пишете лист-нагадування про виконання дії, Ви можете вказати, які наслідки можуть настати у разі невиконання дії.
Ось ще один шаблон листа-нагадування. Зверніть увагу, що законодавство України не містить специфічних положень стосовно форми чи змісту листа-нагадування, тому він складається в загальноприйнятому форматі ділового листування.
[Назва вашої компанії/організації] [Адреса] [Телефон] [Електронна пошта]
[Дата]
[Повна назва компанії/організації або ПІБ особи, якій адресується лист] [Адреса]
Шановний(-а) [ім’я адресата],
Лист-нагадування
Ми звертаємось до Вас з нагадуванням щодо [опишіть суть нагадування, наприклад, невиконання умов договору, прострочення платежу, ненадання інформації тощо]. Згідно з нашою угодою від [дата угоди] або нашим попереднім листом від [дата листа], ми очікували на [опишіть, що очікували отримати або якого дії].
На жаль, до цього часу ми не отримали від Вас [опишіть, що не отримали]. Це призводить до [опишіть наслідки прострочення або невиконання].
Ми просимо Вас вжити всіх необхідних заходів для того, щоб виправити ситуацію та виконати Ваші зобов’язання в найближчий можливий термін. Будь ласка, зв’яжіться з нами до [вкажіть дату] з інформацією про те, як і коли Ви плануєте вирішити це питання.
Ми цінуємо наше партнерство і сподіваємося, що зможемо ефективно вирішити цю ситуацію.
З повагою,
[Ваше ім’я] [Посада] [Підпис]
Цей шаблон є загальним прикладом, і його можна адаптувати залежно від конкретного контексту та потреб.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення українською
Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
