Лист-прохання

Документ цього типу є діловим листом і найбільш поширений в робочій і підприємницькій сфері. Лист-прохання може бути адресовано приватній особі, колективу, групі осіб, великої організації, чиновнику. За тематичною ознакою він відноситься до некомерційного типу. Метою листа-прохання може бути спонукання до початку або зупинки будь-якого дії. Допускається конвертна, електронна і факсована форма відправлення.

Зміст статті:

1. Структура тексту документа;
2. Зміст листа-прохання;
3. Деякі рекомендації;
4. Як відправити лист;
5. Зразки.

Структура тексту документа

Лист-прохання не може бути уніфіковано або написано за стандартним зразком. Проте, він є офіційним документом і вимагає дотримання правил ведення ділової кореспонденції. Граматичні, синтаксичні, пунктуаційні помилки, виправлення і підчищення неприпустимі.

Для досягнення максимального ефекту необхідно персоналізувати прохання і звертатися до одержувача по імені та по батькові. Так, приміром, на початку листа може бути:

«Шановний Сергію Степановичу».

У більшості випадків текст включає в себе вступну та основну частину. У вступній частині повинна міститися:

• Причина ( «внаслідок зміни цін на енергоносії …», «у зв’язку з виробничою необхідністю», «у зв’язку з відсутністю місць в дитячому садку» і т.п.);
• Мета ( «в цілях безпеки проходження вантажу …», «для узгодження спірних питань» і т.п.);
• Посилання ( «на підставі нашої телефонної розмови», «з огляду на те, що виробничі показники знизилися на …», «на підставі постанови Уряду № __ від і т.п.).

В основній частині розміщується саме прохання. Його необхідно висловлювати із застосуванням дієслова «просити». Похідна форма від цього дієслова може бути будь-яка («прошу вас», «переконливо прошу»). З огляду на привід такого послання, поважна манера вітається і в основній частині листа.

При зверненні з декількома запитами слід розбити вступну частину на абзаци і в кожному з них вказати окреме прохання. При нестачі місця на сторінці слід взяти ще один чистий аркуш, тому що писати можна тільки з одного боку. В такому випадку нумерація ведеться з другого листа. Якщо ви плануєте, що відповідь на лист-прохання має бути отримано в конкретний термін, слід зазначити це в тексті.

Відправленням і отриманням кореспонденції зазвичай займається секретар, або цілий відділ організації. Необхідно пам’ятати, що лист-прохання можуть прочитати до передачі адресату. Щоб цього не сталося, потрібно ставити позначку «конфіденційно», або «особисто в руки».

Зміст листа-прохання

У шапці документа зазначаються реквізити організації відправника:

1. Найменування;
2. Фактична адреса;
3. Поштовий індекс;
4. Контактні дані:
5. Телефон, факс,
6. Адреса електронної пошти.

Далі вказуються такі ж відомості про адресата, за винятком контактних даних. Найменування організації адресата або підрозділу дається в називному відмінку, посаду та прізвище – в давальному.

Потім слід дати заголовок тексту, вказавши, що це лист-прохання або звернутися до конкретної особи. Після частини з проханням документ підписується керівником організації адресанта, або уповноваженою особою. В кінці вказується дата написання клопотання.

Реквізити відправника зазначаються у верхньому лівому кутку сторінки, адресата – у верхньому правому. Кожна частина реквізиту – найменування організації, адреса і т.д. Пишеться з нового рядка і з великої літери.

Деякі рекомендації

Написати дійсно хороший, переконливий лист-прохання, з легкістю зможе людина, наділена почуттям такту. Також є важливим володіння стилем на наявність досвіду в діловому листуванні. Потрібно розуміти психологічні аспекти, вміти поставити себе на місце адресата, постаратися скласти звернення так, щоб йому це було цікаво і, можливо, з певної точки зору, вигідно.

Як зацікавити одержувача:

• Дотримуватися шанобливого тону до конкретної особи, групи осіб;
• Вказати, чому запит надходить саме до цієї людини;
• Переконати адресата, що виконання прохання принесе йому вигоду. Це може бути реалізація привабливою можливості одержувача або вирішення актуальних для нього питань; Описати проблему таким чином, щоб вона глибоко зачепила адресата.

Рекомендується не писати довгий текст, тоді одержувач точно дочитає його до кінця. З юридичної та психологічної точки зору також важливо оформлення документа, це формує правильний імідж, «показує обличчя» відправника.

Як відправити лист-прохання

Для відправлення клопотання заявник вибирає будь-який зручний спосіб:

1. Надсилання поштою;
2. Особиста доставка;
3. Факсимільний зв’язок;
4. Електронна пошта;
5. Інтернет-сервіси.

Поштова пересилка

Консервативний спосіб відправлення кореспонденції за допомогою поштових служб, займає тривалий час. Але таким чином є можливість солідніше та привабливіше оформити документ. Йдеться про використання хорошого паперу, красивого каліграфічного почерку, якщо послання пишеться від руки. Це підкреслює важливість звернення для адресанта, показує його особливе ставлення до одержувача. Щоб бути впевненим, що прохання дійде до адресата, краще відправляти лист з повідомленням про вручення.

Особиста доставка

З оформленим зверненням також можна звернутися до приймальні організації. Рекомендуємо складати дві копії листа. Одна залишиться у одержувача, а друга, з відміткою про отримання, у заявника. Обов’язково простежте, щоб лист або скарга були внесені секретарем в книгу вхідної кореспонденції.

Факсимільний зв’язок

Не найзручніший варіант, особливо якщо факс налаштований на автоматичний прийом кореспонденції. Юристи рекомендують після відправки обов’язково зв’язатися з секретарем і уточнити, отримано лист чи ні і наскільки його можна прочитати. В іншому випадку прохання ризикує просто загубитися серед паперів.

Електронна пошта

При наявності адреси офіційної електронної пошти одержувача прохання відправляється на e- mail. Це значно швидше і зручніше, ніж відправка в конверті. У темі необхідно позначити ПІБ одержувача і відправника.

Інтернет-сервіси

На офіційному сайті практично будь-якої організації передбачена можливість відправити звернення. Якщо це торгова площадка, то зазвичай це форма зворотного зв’язку. Якщо прохання адресовано чиновникам, то це електронна приймальня (або інтернет-приймальня). Все, що необхідно – заповнити обов’язкові поля і натиснути «Відправити». Правила оформлення, вимоги до запитів і терміни їх розгляду зазвичай додаються.

Зразки

Багатьом людям набагато зручніше скласти лист-прохання після перегляду зразка. З такого прикладу можна запозичити звернення і мовні звороти, деякі фрази і словосполучення.

Пропонуємо вам скористатися нашою базою зразків. Тут ви знайдете понад 600 зразків документів, в тому числі і листи-прохання. Користуйтеся, це безкоштовно.