Лист-подяки – це діловий документ, який включає слова подяки, висловлені конкретній особі або організації по якомусь приводу. Прикладом може бути подяка за професіоналізм, якість наданих послуг, відмінне навчання і т.д. Лист-подяки може бути самостійним документом або бути відповіддю на будь-яку ініціативу (вітальний лист, запрошення).
Зміст статті:
Кому пишуть листи-подяки?
Знайти привід, щоб скласти лист-подяки, не складно. Цей документ вважається ознакою хорошого тону в юридичній або фізичному бізнес-співтоваристві. З його допомогою можна висловити повагу до своїх колег, спонсорам, замовникам або інвесторам. Особливо цінуються подячні листи на ім’я співробітника за значний внесок у розвиток підприємства, галузі або будь-якого важливого проекту. Це говорить про повагу та увагу до людини, а це завжди приємно і несподівано.
Листи подяки найчастіше пишуть наступним особам:
- Співробітникам і клієнтам різних підприємств і організацій;
- Діловим партнерам і інвесторам;
- Школярам і студентам, що показує видатні успіхи у навчанні (лист-подяки часто Адресується їхнім батькам);
- Вченим за внесок в розвиток науки та галузі в цілому;
- Спортсменам і їх тренерам;
- Ювілярам на дні народження, родичам і друзям на пам’ятні дати.
Написання листа-подяки – це також відмінний приклад післяпродажного обслуговування. Такий спосіб підвищує рівень продажів і створює потужну клієнтську базу з відданих замовників. Лист-подяки при цьому обов’язково потрібно писати від руки, максимально уникаючи шаблонних фраз і виразів – знайдіть індивідуальний підхід до кожної людини. Таке ставлення говорить про те, що у директора завжди є час на кожного клієнта.
Інший приклад розповів партнер нашої компанії, який займає посаду гендиректора з корпоративного просуванню мережі. В їх організації щомісяця вибирається кілька співробітників, які показали високі результати роботи за певний період. Таке оцінювання вельми суб’єктивно, але, незважаючи на це, продуктивність на підприємстві значно зростає. Церемонія нагородження проходить в офіційній обстановці в конференц-залі, де кожен співробітник отримує відповідну подяку.
Написати лист-подяки можна практично за будь-які заслуги. Кожна дія, яка пішла вам на користь, може бути розцінена як привід для написання цього документа. Чим більш несподіваним буде лист-подяки, тим краще для вас і приємніше для людини, яка його отримає.
Як написати лист-подяки?
Зазвичай до оформлення і структури написання листа-подяки немає ніяких особливих вимог – допустимо його складання у довільній формі. Незважаючи на це, воно все ж є діловим документом.
Оформлення та складання листа-подяки має чітку послідовність. Дотримуючись її, ви зможете зберегти структуру і логіку розповіді, максимально зрозуміло і природно донести свою думку до адресата.
Зверніться до одержувача
Якщо лист адресовано співробітнику вашої фірми, то використовуйте звернення «Шановний (а -) …». Такий початок підкреслює повагу до співрозмовника. Уникайте нещирих звернень за типом «Пан …» або «Дорогий (-а) …». Вони виглядають неприродно і безглуздо, повністю порушують офіційний тон листа. Звернення «Дорогий (-а) …» допустимо тільки якщо ви перебуваєте в досить теплих відносинах з одержувачем.
Якщо ви ходите висловити подяку своєму колективу, то відмінно підійде звернення «Шановні колеги!» У тексті листа обов’язково зробіть уточнення, кому саме ви дякуєте. Якщо кінцевий адресат – це компанія-партнер або інвестор, то на початку допускається звернення до керівника, а в основній частині – згадка організації і навіть конкретних осіб.
Вкажіть особу, що стала ініціатором
Відзначте, хто і кого дякує. Лист подяки може бути відправлено від імені організації, групи людей або особисто вас. Наприклад:
«ТОВ Зелений світ висловлює подяку»;
«Керівництво компанії” AI Electronics “…»;
«Від імені колективу ТОВ” Стройком-1 “і від себе особисто висловлюю подяку».
Досить нестандартним і урочистим буде початок: «Я, як директор” ТОВ Рекреатор “, хочу щиро подякувати вам …». Таке формулювання застосовується в ситуаціях, коли подяка висловлюється за внесок, значимий для всього підприємства або організації.
Вкажіть одержувача листа
Лист може бути направлено до цілої компанії, її директора, колективу або конкретного співробітника. За рахунок індивідуалізації ви можете виділити певного співробітника і подякувати йому за проявлений професіоналізм, досягнення і відкриття. У такій ситуації необхідно звернення на «Ви». Наприклад, «Від імені всієї організації хочу висловити Вам вдячність»; «Ми вдячні вам за …».
Якщо ви звертаєтеся до партнерів або колективу, то допустимо використовувати наступні звернення:
Вказуйте, на адресу кого спрямована подяка: «Ми висловлюємо щиру подяку колективу Вашої компанії», «Фірма” AI Electronics “дякує Вашу організацію»;
При зверненні до колективу корисно буде вказати кілька персон (але не більше 5-7 чоловік). Наприклад, «Шановні колеги! Я, як директор, висловлюю щиру подяку колективу фінансового відділу нашої компанії, а саме … »;
Якщо колектив відділу досить великий, то немає потреби перераховувати всіх по імені – досить буде просто згадати керівника даного підрозділу.
Відзначте, за що дякуєте
Завжди вказуйте, за що конкретно ви дякуєте. Уникайте розпливчастих формулювань, без будь-якої конкретики: «Шановна …! Колектив організації висловлює Вам подяку за все, що Ви для нас зробили ». Така побудова фрази неправильна – людина відразу бачить шаблон і не відчуває індивідуального підходу до написання листа.
Так за що ж висловити подяку? Багато в чому це залежить від приводу. Якщо лист-подяки відправляється працівнику вашої компанії, то можна похвалити його за професіоналізм та досягнення успіхів у своїй сфері. Партнерам і інвесторам дякують за допомогу, надані можливості, технічне оснащення, послуги, оренду приміщення і т.д.
Правильно складена подяка виглядає наступним чином:
«Шановний …! Колектив компанії висловлює Вам подяку за допомогу в розвитку партнерських відносин і надану площу для розміщення обладнання фінансово-аналітичного відділу нашої компанії. ».
Деталізуйте основну частину листа
Конкретизуйте подяку, зупиніться на деталях, оскільки вони дуже добре вдалися одержувачу листа-подяки. Саме ця частина робить цей документ таким цінним і індивідуальним. Одержувач відчує щиру увагу з боку відправника, відчує свій внесок у розвиток спільної справи або окремої сфери.
Намагайтеся не вдаватися до відвертих лестощів. Найчастіше все залежить від формулювання – вислови на кшталт «Не має собі рівних», «незрівнянний», «на висоті» і т.д. необхідно виключити з тексту. Вкажіть конкретно, за що ви хвалите одержувача. Якщо для нього це дійсно важливо, то опускатися до шаблонних фраз і формулювань вам не доведеться.
Напишіть побажання одержувачу на майбутнє
Лист-подяки – це документ з позитивним посилом. Постарайтеся спрогнозувати розвиток подій, загляньте у майбутнє і побажайте кілька приємних слів адресату. Наприклад, «Бажаю Вам нових креативних ідей, творчих успіхів і невичерпного оптимізму». У цій же частині ви можете висловити надію на подальшу співпрацю. Якщо не зробити цього, то лист-подяки автоматично набуває певного відтінку прощання. Додайте в кінці фразу «Сподіваємося на продуктивну співпрацю з Вами у майбутньому», і документ набуде абсолютно іншого відтінку.
Перевірте і виправте лист-подяки
Останній етап – це вичитування і коригування залишеного документа. Даний крок передбачає:
- Оцінку обсягу подячного листа: середній обсяг – половина аркушу формату А4;
- Перевірку тексту на відсутність граматичних і пунктуаційних помилок – неграмотно складений лист може повністю зіпсувати враження про відправника;
- Видалення непотрібного багатослів’я – немає потреби виділяти кожен пункт окремо (крім самого слова «Дякую» або «Висловлюю подяку»);
- Оцінку стилістичної сталості: простежте за логікою і стилем оповіді – в листі не повинно бути фраз, які вибиваються з ділового стилю мовлення;
- Як тільки ви перечитали лист і відредагували, відразу ж відправляйте його одержувачу – чим швидше ви відправите цей документ, тим ефективнішим і незабутнім він виявиться.
Чого не повинно бути в подячному листі?
При складанні листа-подяки вам потрібно уникати:
- Фамільярності. Лист подяки – це в першу чергу діловий документ. Звернення і стиль його повинні бути витримані відповідним чином;
- Надмірної деталізації, використання статистики або чисел для наочності. Для того щоб сказати «Дякую», зовсім не обов’язково вдаватися до даних методів – вони роблять лист більш громіздким і важким для сприйняття;
- Згадки помилок, які виникли в процесі співпраці. Подячний лист повинен включати тільки краще, що принесла спільна робота з одержувачем послання;
- Граматичних, пунктуаційних і стилістичних помилок.
5 порад, які допоможуть зробити лист подяки краще
Написати гарний лист-подяки – досить важке заняття. Мало у кого виходить зробити це з першого разу – необхідні тренування для того, щоб «набити» руку. Існує кілька простих порад, які допоможуть зробити ваш подячний лист краще:
- Намагайтеся оформити лист-подяки на фірмовому бланку (якщо мова йде про ділову документацію). У разі, якщо у вашій компанії немає власного бланка, то бажано завести його – він може стати в нагоді і для інших документів;
- Заповнюйте лист подяки від руки. Так ви покажете, що у вас завжди є час на те, щоб сказати «Дякую». Якщо ж ви надто завантажені, то хоча б поставте власний підпис – людині завжди приємно за надану увагу;
- Не вибирайте занадто великий шаблон. Ідеальний варіант – це картка нейтрального кольору (білого або кремового) з тисненням «Спасибі» або «Висловлюю подяку» з фронтальної сторони;
- Особливу увагу приділіть почерку. У разі, якщо ви не до кінця впевнені в розбірливості та якості почерку, то продемонструйте зразок близької вам людини. У самому крайньому випадку допустимо написання листа третьою особою (але підпис обов’язково повинен бути ваш!);
- У вас немає поштової адреси одержувача? Передайте конверт йому в руки або надішліть листа електронною поштою. Другий варіант також буде кращим, якщо спілкування з замовником або партнером відбувалося в режимі онлайн. Складіть текст листа самостійно, не копіюйте шаблони з інтернету. Мінус таких листів – висока ймовірність ігнорування або автоматичного потрапляння в розділ «Спам».
Яка користь від подячних листів?
Листи-подяки – невід’ємний елемент ділового етикету. Їх використання на практиці необхідно з наступних причин:
- Перехід на більш особистий рівень взаємин: спілкування в такому руслі приємне і для співробітника компанії, і для підприємства-партнера;
- Збільшення лояльності до вашої компанії або бренду з боку клієнтів;
- «Одухотворення» і «пожвавлення» вашої компанії – вийдіть з великої кількості сірих безликих організацій та продемонструйте турботу про клієнтів або партнерів за допомогою листа-подяки;
- Підтримання довгострокового співробітництва за рахунок подячного листа;
- Клієнти, які отримали лист-подяки, більш схильні до скоєння наступних покупок, це ж стосується і партнерів – ви можете розраховувати на тривалу співпрацю завдяки цьому діловому документу.
Чим більш індивідуально і професійно написаний лист-подяки, тим більш великий шанс того, що адресат дійсно отримає теплі емоції та відчує увагу з вашого боку. Пам’ятайте: написання ділової документації – це уміння, яке можна та потрібно розвивати.
Зразки листа-подяки
Багатьом людям набагато зручніше скласти лист-подяки після перегляду зразка. З такого прикладу можна запозичити звернення і мовні звороти, деякі фрази і словосполучення.
Пропонуємо вам скористатися нашою базою зразків. Тут ви знайдете понад 600 зразків документів, в тому числі і супровідні листи. Користуйтеся, це безкоштовно.
