Гарантійний лист (letter of guarantee, letter of indemnity) – зобов’язання, що видається гарантом кредитору в забезпечення повного і своєчасного виконання умов господарського договору боржником.Службове листування рясніє різними видами документації. Серед тих чи інших ділових документів підприємцям доводиться стикатися і з гарантійними листами. Для чого вони використовуються, в яких випадках необхідні, якими правими нормами регламентуються?Які існують різновиди гарантійних листів? Як правильно скласти і оформити гарантійний лист? Розбираємося разом.
Зміст статті:
- Визначення та юридичні норми;
- Гарантія замість договору;
- Гарантія як акцепт;
- Замінник договору;
- Конкретні різновиди гарантійних листів;
- Особливості складання та оформлення;
- Підтверджуємо гарантії оплати;
- Зразки.
Визначення та юридичні норми
З точки зору законодавства, гарантійний лист є елементом документообігу, одним з видів ділового листування – як правило, між юридичними особами. Із самої назви документа випливає, що гарантійний лист – це письмовий спосіб підтвердження зобов’язань або виконання певних умов у необхідний термін і в необхідному обсязі. Таке додаткове підтвердження використовується, коли звичайних домовленостей може виявитися недостатньо.
Важливо! Гарантійний лист не є комерційним документом.
Гарантійні листи досить часто застосовуються у підприємницькій діяльності, однак, ніяких спеціальних правил, що регламентують їх оформлення та використання, в українському законодавстві не закріплено. Тому слід керуватися стандартними нормами діловодства та прагнути досягти найбільш яскравих і однозначних формулювань, що точно відображають наміри та зобов’язання обох сторін.
Гарантійний лист замість договору
По суті, складання гарантійного листа виступає альтернативою укладення договору, коли така дія з якихось причин є недоцільною або неможливою.
Гарантійний лист як акцепт
Цей документ може виступати і в якості іншого елементу договору – акцепту, тобто наміру прийняти договірні пропозиції, якщо такі пропозиції вже озвучувалися контрагенту раніше. Наприклад, організація отримувала комерційну пропозицію, прийняла рішення на підставі реклами або інформаційного сайту партнера. Тоді напрямок гарантійного листа фактично буде відповіддю на зроблене, нехай і в неявній формі, пропозицію договірних відносин.
До відповіді вимоги не такі самі, як до пропозиції: в такому листі досить сформулювати однозначну та розгорнуту відповідь – згоду на прийняття запропонованих умов.
Важливо! Якщо відправник вирішив відкликати свій гарантійний лист акцепт, то зробити це потрібно негайно, бажано до того, як воно потрапить до адресата або негайно після цього – до здійснення по ньому будь-яких процедурних дій.
Плюси і мінуси гарантійного листа як замінника договору
Позитивні моменти:
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
- Можна не оформляти документ, що підписується обома сторонами;
- Якщо вимоги до оферти і акцепту дотримані, такі правовідносини абсолютно законні;
- Суд визнає гарантійні листи нарівні з укладеним договором.
Недоліки обміну гарантійними листами:
- Обсяг обмежує докладний опис умов;
- Неможливо визначити всі права та обов’язки;
- Не розглядаються процедурні моменти;
- Не завжди чітко визначена відповідальність сторін.
Таким чином, договірні відносини за допомогою гарантійних листів юридично правомірні, однак, не виключені спірні моменти, що можуть спричинити судовий розгляд.
Конкретні різновиди гарантійних листів
Залежно від функції, яку покликаний виконати дане гарантійний лист, розрізняють їх види.
- Гарантійний лист, що підтверджує зобов’язання по оплаті. Засоби, визнані за гарантійним листом, що можуть бути призначені в якості сплати за товари, надання послуг, виконання тієї чи іншої роботи або ж на погашення боргу. Такий лист є фактом визнання заборгованості. Найчастіше він складається, коли з якихось причин платіж не можна зробити негайно або доводиться його перенести.
- Гарантійний лист, що підтверджує зобов’язання по роботі, товару або послуг. Такий документ запевняє одержувача, що зазначені в ньому зобов’язання дійсно будуть виконані до зазначеного терміну в певному обсязі. Можливі вказівки декількох часових проміжків, якщо мова йде про поетапне виконання робіт. У такому документі також підтверджується необхідну якість відповідно до тими чи іншими стандартами (ДБНами, ДСТУ і т.д.). Подібний гарантійний лист може бути написано, якщо можливе порушення термінів по специфікації або іншим документам, або безпосередньо перед укладенням відповідного договору.
- Гарантійний лист, що підтверджує наміри орендодавця. Мається на увазі гарантія на присвоєння юридичної адреси. Такий документ буде необхідний для пред’явлення в податковій, якщо організація не має у власності певної нерухомості для розміщення та зазначення в установчих документах. Юридична особа має право взяти таке приміщення в оренду, надавши податківцям гарантію, що орендодавець дійсно має намір надавати йому такі послуги.
- Гарантійний лист, що підтверджує майбутнє працевлаштування. Такий лист може знадобитися в разі, коли прийом на роботу має для майбутнього співробітника важливе юридичне значення. Наприклад, подібний гарантійний лист має право попросити:студент для пред’явлення до вузу (деякі навчальні заклади на тих чи інших спеціальностях, особливо в разі навчання на місцях держзамовлення, видають диплом тільки після надання довідки про майбутнє офіційне працевлаштуванні);
- Співробітник-іноземець (він повинен віднести такий документ в службу міграції);
- Звільнені ув’язнені, що постають на трудовий облік (їм належить звітувати перед органами адміннагляду).
Гарантійний лист: Особливості складання та оформлення
Як правило, гарантійний лист у своєму об’ємі не перевищує стандартного аркушу формату А4, друкується на спеціальному бланку юридичної особи-відправника, підписується керівними органами (директором, іноді головним бухгалтером), скріплюється печаткою організації. Обов’язкові реквізити:
- Номер і дата (відповідно до реєстрації вихідної документації);
- Назва організації-адресата;
- ПІБ одержувача (зазвичай це гендиректор організації);
- Тема листа (самі слова «гарантійний лист» писати необов’язково, так як такого документа як виду ділового листування юридично не існує);
- Основний зміст (гарантії виконання зобов’язань, їх обсяг і терміни);
- Дані відправника;
- Посаду, особистий підпис і розшифровка ПІБ підписала документ особи (директора, головного бухгалтера).
Подальші нюанси залежать від виду гарантійного листа. Розглянемо їх докладніше і наведемо конкретний приклад складання гарантійного листа, покликаного виконати ту чи іншу функцію.
Підтверджуємо гарантії оплати
Такий документ може бути у вжитку не тільки між організаціями, але і між підприємцями – фізичними особами.
Лист, що визнає заборгованість та гарантує її погашення, обов’язково слід поставити окрім підпису керівника, підпис фінансово відповідальної особи (фіндиректора, головбуха).
Тонкощі оформлення:
- Адресатом є організація або особа, яка повинна отримати гарантовану оплату;
- Обов’язково потрібно вказати реквізити документу, що підтверджують факт необхідності оплати (накладну, акт приймання, договір і т.п.);
- Повинні бути прописані терміни погашення заборгованості;
- Реквізити організації, у якої виникла заборгованість (майбутнього платника);
- Будь-яка інформація, що стосується ситуації, що виникла (наприклад, причини неможливості своєчасної сплати).
Корисна інформація! Більшість організацій не включають в текст такого гарантійного листа вказівку щодо своєї відповідальності за порушення зобов’язань, між тим як згадка санкцій за недотримання гарантій має психологічний вплив на контрагента.
Зразки
Багатьом людям набагато зручніше скласти гарантійний лист після перегляду зразка. З такого прикладу можна запозичити звернення і мовні звороти, деякі фрази і словосполучення.
Пропонуємо вам скористатися нашою базою зразків. Тут ви знайдете понад 600 зразків документів. Користуйтеся, це безкоштовно.
