Доповідна записка відділу кадрів про відсутність працівника на роботі та інформації про причини його відсутності – це внутрішній документ підприємства, який відіграє ключову роль у процесі документування порушень трудової дисципліни та ініціювання відповідних дисциплінарних процедур. Цей документ є офіційним повідомленням від відділу кадрів до керівництва підприємства про факт відсутності працівника на робочому місці та відсутність інформації щодо причин такої відсутності. Він служить як важливий юридичний інструмент у системі управління персоналом та забезпечення дотримання трудової дисципліни.
У контексті трудових відносин, доповідна записка такого характеру є своєрідним сигналом тривоги, який привертає увагу керівництва до потенційного порушення трудової дисципліни. Вона не лише фіксує факт відсутності працівника, але й документує заходи, вжиті відділом кадрів для з’ясування причин цієї відсутності. Це особливо важливо в ситуаціях, коли відсутність працівника може бути кваліфікована як прогул, що є серйозним порушенням трудової дисципліни і може призвести до звільнення.
Важливість цього документа полягає в тому, що він ініціює офіційний процес розслідування факту відсутності працівника. На основі цієї доповідної записки керівництво підприємства може прийняти рішення про подальші дії: від простого з’ясування обставин до початку процедури дисциплінарного стягнення. Крім того, наявність такого документа може стати важливим доказом у випадку судового розгляду справи про незаконне звільнення, демонструючи, що підприємство дотримувалося встановленої процедури та намагалося з’ясувати обставини відсутності працівника перед прийняттям будь-яких дисциплінарних заходів.
Доповідна записка відділу кадрів складається за умов, коли працівник відсутній на робочому місці без попереднього повідомлення або без очевидних поважних причин, і при цьому відділ кадрів не має інформації про причини такої відсутності. Це може бути як одноразова відсутність протягом робочого дня, так і тривала відсутність протягом кількох днів. Важливо зазначити, що така доповідна записка складається не лише у випадках планованого звільнення, але і для документування будь-яких випадків невиходу працівника на роботу без пояснення причин.
Сторонами в цьому документі виступають відділ кадрів, який ініціює доповідну записку, керівництво підприємства, якому адресується записка, та сам працівник, про якого йдеться в документі. Зазвичай, доповідна записка складається начальником відділу кадрів або уповноваженим співробітником відділу кадрів та адресується генеральному директору, директору з персоналу або іншій уповноваженій особі залежно від організаційної структури підприємства.
Щодо вимог до оформлення, доповідна записка повинна бути складена на офіційному бланку підприємства або на чистому аркуші паперу з вказівкою всіх необхідних реквізитів. Вона повинна містити назву документа (“Доповідна записка”), дату складання, адресата (посаду та ПІБ керівника, якому адресується записка), автора (посаду та ПІБ особи, яка складає записку), чітко сформульований заголовок, що відображає суть питання, основний текст та підпис автора.
У тексті доповідної записки необхідно вказати повне ім’я працівника, його посаду, дату (або період) відсутності на роботі, опис заходів, вжитих відділом кадрів для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності. Це може включати спроби зв’язатися з працівником за допомогою телефону, електронної пошти, перевірку інформації у безпосереднього керівника працівника тощо. Також важливо зазначити, що працівник не надав жодних пояснень щодо своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Процес складання доповідної записки зазвичай починається з моменту, коли відділ кадрів отримує інформацію про відсутність працівника на робочому місці. Ця інформація може надходити від безпосереднього керівника працівника, через систему електронної пропускної системи або інші канали контролю присутності працівників. Після отримання такої інформації співробітник відділу кадрів повинен вжити заходів для з’ясування причин відсутності працівника. Якщо ці спроби не дали результату, складається доповідна записка, в якій детально описується ситуація, що склалася.
Важливо розуміти, що доповідна записка є не просто формальністю, а важливим юридичним документом. У разі, якщо справа дійде до суду, вона може стати ключовим доказом того, що підприємство діяло відповідно до встановлених процедур та намагалося з’ясувати обставини відсутності працівника перед прийняттям будь-яких дисциплінарних заходів. Тому при її складанні необхідно бути максимально точним та об’єктивним, уникати емоційних оцінок та особистих суджень.
Після складання доповідної записки вона передається керівництву підприємства, яке приймає рішення про подальші дії. Зазвичай, наступним кроком є видання наказу про проведення службового розслідування для з’ясування всіх обставин відсутності працівника або направлення працівнику листа з вимогою надати письмове пояснення причин відсутності.
У контексті управління персоналом, доповідна записка відділу кадрів про відсутність працівника є важливим інструментом для забезпечення дисципліни та порядку на підприємстві. Вона не лише документує факт відсутності працівника, але й демонструє уважність та відповідальність відділу кадрів у питаннях контролю трудової дисципліни. Це сприяє створенню атмосфери відповідальності та взаємної поваги між працівниками та роботодавцем, що є основою ефективних трудових відносин.
Приклади
[Назва підприємства]
Доповідна записка
[Дата]
[Місце складання]
[Посада та ПІБ керівника, якому адресується записка]
Про відсутність на роботі [ПІБ працівника]
Доводжу до Вашого відома, що [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади], відсутній на робочому місці з [дата початку відсутності] по [поточна дата] без надання будь-якої інформації про причини своєї відсутності.
Відповідно до табеля обліку робочого часу та інформації, наданої безпосереднім керівником працівника, [ПІБ працівника] не з’являвся на роботі протягом зазначеного періоду.
Відділом кадрів були вжиті наступні заходи для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності:
1. [Дата та час] здійснено спробу зв’язатися з працівником за номером мобільного телефону [номер телефону]. Результат: [опис результату].
2. [Дата та час] надіслано повідомлення на електронну пошту працівника [адреса електронної пошти] з проханням пояснити причини відсутності. Результат: [опис результату].
3. [Дата та час] здійснено запит до безпосереднього керівника працівника щодо наявності інформації про причини відсутності. Результат: [опис результату].
Станом на [поточна дата] [ПІБ працівника] не надав жодних пояснень щодо причин своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Відповідно до статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Враховуючи вищевикладене, прошу розглянути питання про застосування до [ПІБ працівника] дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства та правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
[Посада особи, яка склала доповідну записку] [Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
ТОВ “Промтехбуд”
Доповідна записка
15 вересня 2024 року
м. Дніпро
Генеральному директору
ТОВ “Промтехбуд”
Коваленку Олександру Петровичу
Про відсутність на роботі Сидоренка Івана Васильовича
Доводжу до Вашого відома, що Сидоренко Іван Васильович, який обіймає посаду інженера-конструктора, відсутній на робочому місці з 11 вересня 2024 року по 15 вересня 2024 року без надання будь-якої інформації про причини своєї відсутності.
Відповідно до табеля обліку робочого часу та інформації, наданої начальником конструкторського відділу, Сидоренко І.В. не з’являвся на роботі протягом зазначеного періоду.
Відділом кадрів були вжиті наступні заходи для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності:
1. 11.09.2024 о 10:30 здійснено спробу зв’язатися з працівником за номером мобільного телефону +380501234567. Результат: телефон вимкнено.
2. 11.09.2024 о 14:00 надіслано повідомлення на електронну пошту працівника sidorenko@promtechbud.com з проханням пояснити причини відсутності. Результат: відповідь не отримано.
3. 12.09.2024 о 09:00 здійснено запит до начальника конструкторського відділу щодо наявності інформації про причини відсутності. Результат: інформація відсутня.
Станом на 15.09.2024 Сидоренко І.В. не надав жодних пояснень щодо причин своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Відповідно до статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Враховуючи вищевикладене, прошу розглянути питання про застосування до Сидоренка І.В. дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства та правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
Начальник відділу кадрів [Підпис] Петренко Марія Олексіївна
Ось шаблон Доповідної записки відділу кадрів про відсутність працівника на роботі та інформації про причини його відсутності, який ви можете використовувати та адаптувати відповідно до ваших потреб.
Цей шаблон містить усі необхідні елементи та посилання на відповідне законодавство України. У доповідній записці згадується ключовий нормативно-правовий акт – стаття 40 Кодексу законів про працю України, яка регулює питання розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, зокрема у випадку прогулу.
При заповненні шаблону важливо надати конкретну та детальну інформацію про відсутність працівника та заходи, вжиті відділом кадрів для з’ясування причин цієї відсутності. Це включає дати, час та результати спроб зв’язатися з працівником різними способами, а також інформацію, отриману від безпосереднього керівника працівника.
Зверніть увагу на необхідність вказати повний період відсутності працівника, а також чітко зазначити, що працівник не надав жодних пояснень та документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Важливою частиною доповідної записки є прохання розглянути питання про застосування дисциплінарного стягнення. Це створює підставу для подальших дій керівництва підприємства.
Пам’ятайте, що ця доповідна записка є внутрішнім документом підприємства, який може мати юридичні наслідки. Тому важливо бути максимально точним та об’єктивним при її складанні, уникати емоційних оцінок та особистих суджень.
Також варто зауважити, що сама по собі доповідна записка не є підставою для звільнення працівника або застосування інших дисциплінарних стягнень. Вона є лише одним з елементів у процесі документування факту відсутності працівника на роботі. Після отримання доповідної записки керівництво підприємства повинно провести службове розслідування, надати працівнику можливість надати пояснення (якщо він з’явиться), і лише після цього приймати рішення про можливе дисциплінарне стягнення.
Якщо у вас виникнуть додаткові питання щодо заповнення чи використання цієї доповідної записки, або якщо ви потребуєте додаткової інформації про процедуру документування відсутності працівника на роботі, не соромтеся запитувати. Я готовий надати додаткові роз’яснення та поради.
Доповідаємо, що працівник [Прізвище, ім’я, по батькові], який обіймає посаду [вказати посаду], відсутній на робочому місці з [вказати дату початку відсутності] без надання жодної інформації про причини своєї відсутності. На сьогоднішній день ніяких письмових чи усних пояснень від працівника не надійшло.
Відповідно до статті 139 Кодексу законів про працю України, яка зобов’язує працівників своєчасно та точно виконувати свої трудові обов’язки, просимо розглянути ситуацію та вжити заходів відповідно до чинного законодавства.
Дата: [вказати дату]
Підпис: [підпис працівника відділу кадрів]
Ініціали, прізвище
Посада
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
