Доповідна записка, складена начальником виробництва щодо залучення працівників цеху до роботи у вихідний день, є важливим внутрішнім документом підприємства, який ініціює процес оформлення роботи у вихідний день та слугує обґрунтуванням такої необхідності. Цей документ є первинним у ланцюжку документів, необхідних для правомірного залучення працівників до роботи у вихідний день відповідно до вимог трудового законодавства України.
Необхідність складання доповідної записки виникає у випадках, коли керівник структурного підрозділу стикається з виробничою ситуацією, яка вимагає термінового вирішення саме у вихідний день. Такими ситуаціями можуть бути: необхідність завершення термінового замовлення, ліквідація наслідків аварії на виробництві, проведення невідкладних ремонтних робіт, виконання вантажно-розвантажувальних операцій та інші непередбачувані обставини, які можуть вплинути на нормальне функціонування підприємства.
Доповідна записка складається начальником виробництва на ім’я керівника підприємства з детальним обґрунтуванням причин, які зумовлюють необхідність залучення працівників до роботи у вихідний день. У документі обов’язково зазначається конкретна виробнича ситуація, її потенційні наслідки для підприємства у разі невирішення, а також пропонується конкретний перелік працівників, яких необхідно залучити до роботи, із зазначенням їхніх посад та кваліфікації.
Важливим аспектом при складанні доповідної записки є чітке визначення обсягу робіт, які необхідно виконати, та орієнтовного часу, необхідного для їх виконання. Це дозволяє правильно розрахувати кількість працівників та тривалість їх роботи у вихідний день. Також у документі доцільно зазначити, що з відповідними працівниками проведено попередні переговори щодо їхньої згоди працювати у вихідний день.
У доповідній записці також рекомендується вказати пропозиції щодо форми компенсації працівникам за роботу у вихідний день – чи то у вигляді надання іншого дня відпочинку, чи шляхом оплати роботи у подвійному розмірі. Це дозволяє керівництву підприємства заздалегідь планувати як організаційні, так і фінансові аспекти такої роботи.
Особливу увагу при складанні доповідної записки слід приділити обґрунтуванню неможливості виконання зазначених робіт у робочий день. Це важливо, оскільки відповідно до трудового законодавства України, робота у вихідні дні забороняється і допускається лише у виняткових випадках. Тому аргументація повинна бути вагомою та переконливою.
Доповідна записка оформлюється на стандартному аркуші паперу формату А4 з дотриманням усіх необхідних реквізитів: назва документа, адресат, текст, дата складання, підпис автора документа. Документ повинен бути написаний діловою мовою, чітко та лаконічно, без зайвої інформації, яка не стосується суті питання.
Цей документ є підставою для подальшого оформлення наказу про залучення працівників до роботи у вихідний день та отримання необхідних погоджень від профспілкового комітету. Тому він повинен містити всю необхідну інформацію для прийняття обґрунтованого рішення керівництвом підприємства та подальшого правильного оформлення всіх необхідних документів.
Приклади
Генеральному директору
ТОВ “Назва підприємства”
Данильченку П.П.
начальника виробничого цеху №2
Михайленка С.В.
Доповідна записка
Повідомляю Вам, що 30 листопада 2024 року о 16:30 на дільниці водопостачання виробничого цеху №2 сталася аварійна ситуація – розрив труби основної магістралі водопостачання діаметром 100 мм. Внаслідок цього було частково затоплено приміщення цеху та виникла загроза пошкодження виробничого обладнання.
Аварійною бригадою було здійснено тимчасові заходи з локалізації витоку води, проте для повного усунення несправності та відновлення нормальної роботи системи водопостачання необхідно провести капітальний ремонт пошкодженої ділянки трубопроводу. Враховуючи, що без водопостачання неможливе функціонування всього виробничого процесу, а також беручи до уваги ризик повторного прориву та затоплення приміщень, ремонтні роботи необхідно провести терміново.
Відповідно до статті 71 Кодексу законів про працю України прошу Вашого дозволу на залучення до роботи в неділю 08 грудня 2024 року наступних працівників ремонтної служби:
– слюсаря-сантехніка 5 розряду Коваленка Петра Івановича;
– слюсаря-сантехніка 4 розряду Петренка Миколу Васильовича;
– електрика 6 розряду Сидоренка Івана Олексійовича.
Для виконання всього комплексу ремонтних робіт необхідно 9 годин (з 08:00 до 17:00). Попередньо з працівниками проведено бесіду, і вони надали усну згоду на роботу у вихідний день за умови оплати у подвійному розмірі відповідно до статті 72 КЗпП України.
Виконання ремонтних робіт у робочі дні неможливе через необхідність повної зупинки водопостачання, що призведе до зупинки виробничого процесу та невиконання планових показників. Проведення робіт у вихідний день дозволить мінімізувати втрати виробництва та забезпечити безпечні умови праці для працівників підприємства.
30.11.2024 [підпис] С.В. Михайленко
Візи:
Головний інженер [підпис] О.М. Коваль
30.11.2024
Резолюція:
До наказу.
Підготувати проект наказу
про залучення працівників
до роботи у вихідний день.
Генеральний директор [підпис] П.П. Данильченко
30.11.2024
Примітки щодо складання документа:
1. Доповідна записка оформлюється на стандартному аркуші формату А4.
2. У документі чітко описується виробнича ситуація, що викликала необхідність роботи у вихідний день.
3. Обов’язково вказуються прізвища, імена, по батькові та посади працівників, яких планується залучити до роботи.
4. Зазначається конкретний час початку та закінчення робіт.
5. Вказується спосіб компенсації за роботу у вихідний день.
6. Наводиться обґрунтування неможливості виконання робіт в інший час.
7. Документ візується відповідальними особами та містить резолюцію керівника.
8. Зберігається разом з наказом про залучення до роботи у вихідний день.
Доповідна записка про залучення працівників до роботи у вихідний день складається начальником виробництва або керівником структурного підрозділу з метою інформування керівника підприємства про необхідність залучення певних працівників до виконання робіт у неробочий час. Такий документ слугує підставою для видання відповідного наказу і має містити обґрунтування причин, чому саме у вихідний день потрібно провести роботи, а також перелік працівників і обсяг необхідних завдань. Вона готується відповідно до статті 71 Кодексу законів про працю України, яка дозволяє залучення до роботи у вихідний день лише за нагальної необхідності.
Приклад доповідної записки:
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Директору підприємства
Сидоренку О.О.
від начальника виробництва
Петрова М.В.
04 жовтня 2024 року
Про залучення працівників цеху до роботи у вихідний день
У зв’язку з потребою завершити встановлення та налаштування нового виробничого обладнання в короткий термін для забезпечення безперебійного виробничого процесу з 09 жовтня 2024 року, а також з метою запобігання можливих затримок у виконанні виробничого плану, прошу дозволити залучити працівників цеху до роботи у вихідний день 07 жовтня 2024 року. Виконання робіт у цей день дозволить завершити всі необхідні технічні операції вчасно і забезпечить готовність виробничої лінії до початку роботи.
Прошу дозволити залучення до роботи таких працівників:
1. Іваненко Іван Іванович, інженер-технік
2. Петренко Олена Михайлівна, технік-електрик
Передбачити оплату роботи в подвійному розмірі відповідно до статті 107 Кодексу законів про працю України та надати інший день відпочинку впродовж місяця за згодою працівників.
Підстава: план запуску нового обладнання на жовтень 2024 року.
Начальник виробництва /підпис/ Петров М.В.
Ця доповідна записка передається на розгляд керівнику підприємства, який приймає рішення щодо видання наказу про залучення до роботи у вихідний день і встановлення компенсаційних умов для працівників.
Шаблон доповідної записки про залучення працівників до роботи у вихідний день
Призначення:
Доповідна записка є внутрішнім документом підприємства, який складається начальником виробництва і подається керівнику підприємства для отримання дозволу на залучення працівників до роботи у вихідний день. Вона слугує обґрунтуванням необхідності такого залучення.
Структура доповідної записки:
- Кому: Керівник підприємства (ПІБ, посада).
- Від кого: Начальник виробництва (ПІБ, посада).
- Дата: Дата складання записки.
- Заголовок: Доповідна записка про залучення працівників цеху [назва цеху] до роботи у вихідний день.
- Текст записки:
- Короткий вступ: вказується причина, через яку виникла необхідність залучення працівників до роботи у вихідний день (наприклад, збільшення обсягу виробництва, виконання термінового замовлення тощо).
- Основна частина: деталізується інформація про залучення:
- Перелік працівників, яких необхідно залучити (ПІБ, посади).
- Дата і час роботи у вихідний день.
- Обсяг робіт, який необхідно виконати.
- Обґрунтування необхідності виконання робіт саме у вихідний день (чому не можна виконати роботу в робочий час).
- Пропозиції щодо компенсації за роботу у вихідний день (подвійна оплата, додатковий відпочинок тощо).
- Заключна частина: формулюється прохання про затвердження наказу про залучення працівників до роботи у вихідний день.
- Підпис: Підпис начальника виробництва з розшифровкою.
Законне підґрунтя:
Залучення працівників до роботи у вихідні дні регулюється Кодексом законів про працю України. Зокрема, стаття 71 визначає умови та порядок такого залучення.
Приклад заповнення:
[Назва підприємства] [Дата]
Керівнику підприємства [ПІБ] від Начальника виробництва [ПІБ]
Доповідна запискапро залучення працівників цеху №1 до роботи у вихідний день
У зв’язку зі збільшенням обсягу замовлень на нашу продукцію та необхідністю виконання їх у стислі терміни, прошу дозволити залучити до роботи у вихідний день, [дата], наступних працівників цеху №1:
- [ПІБ працівника 1], токар
- [ПІБ працівника 2], слюсар
- …
Заплановано виконати роботи з [опис робіт]. Виконання цих робіт у робочий час неможливе через [об’єктивні причини, наприклад, нестачу робочого часу].
Пропоную для працівників, які будуть залучені до роботи у вихідний день, встановити подвійну оплату за фактично відпрацьований час.
Прошу затвердити наказ про залучення працівників до роботи у вихідний день.
[Підпис] [ПІБ] Начальник виробництва
Зверніть увагу:
- Доповідна записка має бути чіткою, лаконічною та містити всю необхідну інформацію.
- Обґрунтування необхідності залучення працівників має бути переконливим.
- Пропозиції щодо компенсації мають відповідати законодавству та колективному договору.
Доповідна записка
Начальник виробництва Олексій Олексійович
15 серпня 2023 року
Керівництву підприємства
Велика потреба в залученні працівників цеху до роботи у вихідний день 15 серпня 2023 року. У зв’язку з надзвичайною ситуацією на виробництві, яка виникла через несправність основного обладнання, необхідно забезпечити безпеку виробництва та запобігти можливим ушкодженням майна.
Для забезпечення безпеки виробництва та запобігання шкоди або ушкодженням майна, я вирішив залучити до роботи наступних працівників цеху:
* Іван Іванів, оператор;
* Петро Петрович, механік;
* Олександр Олександрів, електрик.
Дані працівники повинні бути на місці до 08:00 години 15 серпня 2023 року.
Я прошу керівництво підприємства дати згоду на залучення цих працівників до роботи у вихідний день.
Повідомлення про залучення до роботи було надано працівникам у формі наказу.
Закон України “Про працю” стверджує, що працівник має право на вихідний день, за винятком випадків, коли його залучення до роботи є необхідним для забезпечення безпеки життя або здоров’я людей, або для запобігання шкоди або ушкодження майна.
Я переконаний, що залучення цих працівників до роботи у вихідний день є необхідним для забезпечення безпеки виробництва та запобігання шкоди або ушкодженням майна.
Олексій Олексійович
Начальник виробництва
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
