Доповідна записка про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри з боку роботодавця є важливим документом у сфері трудового права України, який відіграє ключову роль у процесі припинення трудових відносин за специфічних обставин. Цей документ є внутрішнім комунікаційним інструментом, який використовується для інформування вищого керівництва про ситуацію, що склалася, та обґрунтування необхідності звільнення працівника на підставі втрати довіри.
Втрата довіри як підстава для звільнення є досить делікатною та специфічною. Вона застосовується лише до певних категорій працівників, зокрема тих, які безпосередньо обслуговують грошові, товарні або культурні цінності. Це можуть бути касири, продавці, комірники, інкасатори, музейні працівники тощо. Важливо розуміти, що втрата довіри не може бути результатом суб’єктивного ставлення роботодавця до працівника, а повинна базуватися на конкретних фактах, які свідчать про неможливість подальшого довіряння працівнику матеріальних цінностей.
Доповідна записка у такому випадку служить своєрідним мостом між безпосереднім керівником працівника та вищим керівництвом підприємства. Вона покликана не лише повідомити про факт втрати довіри, але й детально обґрунтувати цю позицію, навести всі необхідні докази та аргументи. Це особливо важливо, оскільки звільнення за втратою довіри є досить серйозним кроком, який може бути оскаржений працівником у суді.
Складання доповідної записки зазвичай ініціюється безпосереднім керівником працівника або керівником структурного підрозділу, де працює особа, до якої втрачено довіру. Процес починається з виявлення фактів, які свідчать про неможливість подальшого довіряння працівнику матеріальних цінностей. Це може бути виявлена нестача товарів чи коштів, факти зловживання службовим становищем, недбале ставлення до збереження цінностей тощо.
Структура доповідної записки про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри має бути чіткою та логічною. Вона починається зі звернення до керівника підприємства або іншої уповноваженої особи. Далі вказується назва документа – “Доповідна записка” та її тема, наприклад, “Про звільнення Іванова І.І. у зв’язку із втратою довіри”.
У вступній частині документа коротко викладається суть питання: хто, на якій посаді працює, та загальна причина втрати довіри. Основна частина доповідної записки повинна містити детальний опис ситуації, яка призвела до втрати довіри. Тут важливо навести конкретні факти, дати, суми (якщо йдеться про матеріальні збитки). Необхідно описати, які саме дії чи бездіяльність працівника призвели до втрати довіри, як це було виявлено, які заходи вже були вжиті для з’ясування обставин.
Особливу увагу слід приділити доказовій базі. У доповідній записці потрібно вказати всі документи, які підтверджують факт порушення: акти інвентаризації, результати службового розслідування, пояснення самого працівника (якщо вони були надані), свідчення колег тощо. Важливо, щоб кожен факт, наведений у записці, мав документальне підтвердження.
У заключній частині доповідної записки формулюється пропозиція щодо звільнення працівника на підставі п. 2 ч. 1 ст. 41 Кодексу законів про працю України (втрата довіри). Тут же можна навести аргументи, чому інші заходи впливу (наприклад, дисциплінарне стягнення) вважаються недостатніми у даній ситуації.
Доповідна записка має бути написана діловим стилем, без емоційних оцінок та суб’єктивних суджень. Всі твердження повинні базуватися на фактах та документах. Важливо уникати узагальнень та припущень, концентруючись на конкретних діях чи бездіяльності працівника, які призвели до втрати довіри.
Оформлення доповідної записки має відповідати загальним вимогам до ділових документів. Вона повинна бути надрукована на офіційному бланку підприємства (за наявності) або на чистому аркуші паперу. У правому верхньому куті вказується адресат – посада та ПІБ керівника, якому адресована записка. Нижче зліва вказується автор документа – посада та ПІБ особи, яка складає доповідну записку.
Після тексту доповідної записки ставиться підпис автора та дата складання документа. Якщо до записки додаються якісь документи (копії актів, пояснень тощо), про це робиться відповідна відмітка в кінці документа з переліком додатків.
Важливо розуміти, що доповідна записка про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри є лише першим кроком у процедурі звільнення. На її основі керівництво підприємства приймає рішення про доцільність звільнення та, у разі позитивного рішення, ініціює подальші кроки: отримання згоди профспілки (якщо працівник є членом профспілки), підготовку наказу про звільнення тощо.
Таким чином, доповідна записка про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри є важливим документом, який відіграє ключову роль у процесі припинення трудових відносин за специфічних обставин. Вона не лише інформує керівництво про ситуацію, але й служить основою для прийняття важливого кадрового рішення, яке може мати серйозні наслідки як для працівника, так і для підприємства в цілому.
Приклади
[Назва підприємства, установи, організації]
[Посада керівника]
[ПІБ керівника]
[Від кого: посада, ПІБ]
Доповідна записка
про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри
Шановний(а) [ім’я та по батькові керівника]!
Доводжу до Вашого відома, що [ПІБ працівника], який(а) працює на посаді [назва посади] у [назва структурного підрозділу], втратив(ла) довіру з боку роботодавця внаслідок [короткий опис причини].
[Детальний опис ситуації, яка призвела до втрати довіри. Необхідно вказати конкретні факти, дати, суми (якщо є матеріальні збитки). Наприклад:
15 вересня 2024 року під час проведення планової інвентаризації в касі підприємства було виявлено нестачу готівкових коштів у розмірі 10 000 грн. Касир Петренко П.П. не зміг надати пояснення щодо причин виникнення нестачі. Проведене службове розслідування встановило, що протягом останнього місяця Петренко П.П. систематично вносив неправдиві дані до касової книги, занижуючи суми готівки в касі.]
Враховуючи, що [ПІБ працівника] безпосередньо обслуговує грошові/товарні цінності, а встановлені факти свідчать про неможливість подальшого довіряння йому(їй) цих цінностей, вважаю за необхідне розглянути питання про звільнення [ПІБ працівника] на підставі п. 2 ч. 1 ст. 41 Кодексу законів про працю України (втрата довіри до працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності).
До доповідної записки додаються:
1. Акт інвентаризації від [дата].
2. Пояснювальна записка [ПІБ працівника] від [дата].
3. Висновок комісії з проведення службового розслідування від [дата].
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
[Дата складання]
Приклад заповнення:
ТОВ “Київський універмаг”
Генеральному директору
ТОВ “Київський універмаг”
Ковальчуку О.В.
Від начальника відділу продажів
Петренка І.І.
Доповідна записка
про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри
Шановний Олександре Вікторовичу!
Доводжу до Вашого відома, що Іваненко Марія Петрівна, яка працює на посаді продавця-консультанта у відділі ювелірних виробів, втратила довіру з боку роботодавця внаслідок виявлення фактів систематичних крадіжок товару.
20 вересня 2024 року під час проведення планової інвентаризації у відділі ювелірних виробів було виявлено нестачу товару на загальну суму 45 000 грн. При перегляді записів камер відеоспостереження було зафіксовано, що Іваненко М.П. протягом останнього місяця неодноразово виносила з відділу ювелірні вироби, не оформлюючи їх продаж через касу. На запит про надання пояснень Іваненко М.П. відмовилась надати будь-які коментарі щодо ситуації, що склалася.
Проведене службове розслідування підтвердило факти систематичних крадіжок товару Іваненко М.П. Загальна сума збитків, завданих підприємству діями Іваненко М.П., за попередніми підрахунками становить 45 000 грн.
Враховуючи, що Іваненко М.П. безпосередньо обслуговує товарні цінності, а встановлені факти свідчать про неможливість подальшого довіряння їй цих цінностей, вважаю за необхідне розглянути питання про звільнення Іваненко Марії Петрівни на підставі п. 2 ч. 1 ст. 41 Кодексу законів про працю України (втрата довіри до працівника, який безпосередньо обслуговує грошові, товарні або культурні цінності).
До доповідної записки додаються:
1. Акт інвентаризації від 20.09.2024.
2. Акт про відмову надати письмове пояснення від 21.09.2024.
3. Висновок комісії з проведення службового розслідування від 25.09.2024.
4. Копії записів камер відеоспостереження за період з 20.08.2024 по 20.09.2024.
Начальник відділу продажів [Підпис] Петренко І.І.
26.09.2024
Я створив шаблон Доповідної записки про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри з боку роботодавця. Цей шаблон містить всі необхідні елементи, передбачені законодавством, та приклад його заповнення.
Шаблон починається з назви підприємства та адресата – керівника, якому подається доповідна записка. Далі вказується автор документа – особа, яка складає доповідну записку.
Основна частина документа містить детальний опис ситуації, яка призвела до втрати довіри. Тут важливо навести конкретні факти, дати, суми (якщо є матеріальні збитки). Необхідно описати, які саме дії чи бездіяльність працівника призвели до втрати довіри, як це було виявлено, які заходи вже були вжиті для з’ясування обставин.
У заключній частині формулюється пропозиція щодо звільнення працівника на підставі п. 2 ч. 1 ст. 41 Кодексу законів про працю України (втрата довіри).
Наприкінці документа вказується перелік додатків – документів, які підтверджують факти, викладені в доповідній записці.
У прикладі заповнення демонструється, як саме слід вносити конкретну інформацію у відповідні поля шаблону. Наведено приклад ситуації, коли продавець-консультант ювелірного відділу втратив довіру внаслідок виявлення фактів систематичних крадіжок товару.
Цей шаблон можна легко адаптувати для різних ситуацій, змінюючи відповідні поля згідно з конкретними обставинами справи та специфікою порушення, яке призвело до втрати довіри.
Доповідаю про необхідність звільнення працівника у зв’язку з втратою довіри до нього з боку роботодавця. Відповідно до частини 2 статті 41 Кодексу законів про працю України, трудовий договір може бути розірваний за підставами втрати довіри до працівника, який виконує безпосередньо виховні або матеріально відповідальні функції, якщо його дії підривають довіру роботодавця.
Працівник Петров Петро Іванович, посада — старший касир, неодноразово порушував інструкції щодо обліку матеріальних цінностей, що призвело до невідповідностей у касових звітах та фінансових збитків для підприємства. Виявлені факти неправильного використання матеріальних ресурсів свідчать про неналежне виконання своїх обов’язків, що підриває довіру до нього як до матеріально відповідальної особи. Рішення про звільнення є необхідним для забезпечення подальшої ефективної та надійної роботи підприємства.
Приклад заповнення:
1. **Дата подання доповідної записки**: 15 вересня 2024 року.
2. **Працівник**: Петров Петро Іванович, старший касир.
3. **Обставини**: Виявлені порушення при веденні касових операцій, що призвели до фінансових збитків. Неодноразові порушення правил обліку матеріальних цінностей.
4. **Запропонована дата звільнення**: 30 вересня 2024 року.
Прошу розглянути це питання та вжити необхідних заходів для звільнення працівника на підставі втрати довіри.
Шаблон доповідної записки про звільнення працівника у зв’язку з втратою довіри
[Дата]
[Назва підприємства, установи, організації]
[Посада керівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]
Від [Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка складає доповідну]
Посада
Доповідна записка
Прошу розглянути питання про звільнення [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], який займає посаду [посада працівника], у зв’язку з втратою довіри.
[Чітко і детально описати обставини, які стали підставою для втрати довіри до працівника. Наприклад: «[Прізвище, ім’я, по батькові працівника] неодноразово порушував трудову дисципліну, не виконував свої прямі обов’язки, а саме [перелік порушень]. Крім того, [описати інші дії працівника, які підтверджують втрату довіри]. Внаслідок таких дій, [описати наслідки дій працівника для підприємства, наприклад: «були завдані значні фінансові збитки підприємству», «була підірвана репутація підприємства»].»]
Враховуючи вищевикладене, вважаю за необхідне розірвати трудовий договір з [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] на підставі пункту [номер пункту] частини першої статті [номер статті] Кодексу законів про працю України, оскільки його дії свідчать про втрату довіри до нього як до працівника, який займає відповідальну посаду.
До цієї доповідної записки додаю наступні документи:
- [Перелік документів, які підтверджують викладені факти, наприклад: акти про порушення трудової дисципліни, службові записки, свідчення інших працівників].
Прошу Вас розглянути дану доповідну записку та прийняти відповідне рішення.
[Підпис]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Дата]
Приклад заповнення:
[Дата]
ТОВ “Будівельник”
Директор
Петренко Іван Петрович
Від Смирнової Марії Іванівни
Головний бухгалтер
Доповідна записка
Прошу розглянути питання про звільнення Ковальова Олександра Петровича, який займає посаду заступника головного бухгалтера, у зв’язку з втратою довіри.
Ковальов Олександр Петрович неодноразово порушував трудову дисципліну, не виконував свої прямі обов’язки, а саме не вчасно подавав звітність до податкової служби, що призвело до нарахування штрафних санкцій. Крім того, було виявлено факти неправомірного використання службових коштів. Внаслідок таких дій, були завдані значні фінансові збитки підприємству.
Враховуючи вищевикладене, вважаю за необхідне розірвати трудовий договір з Ковальовим Олександром Петровичем на підставі пункту 2 частини першої статті 41 Кодексу законів про працю України, оскільки його дії свідчать про втрату довіри до нього як до працівника, який займає відповідальну посаду.
До цієї доповідної записки додаю наступні документи:
- Акт про виявлення фактів неправомірного використання службових коштів;
- Службові записки про порушення трудової дисципліни;
- Копії податкових повідомлень про нарахування штрафів.
Прошу Вас розглянути дану доповідну записку та прийняти відповідне рішення.
[Підпис]
Смирнова Марія Іванівна
[Дата]
Важливо:
- Законодавча основа: Стаття 41 Кодексу законів про працю України передбачає можливість розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця у випадку винних дій працівника, які дають підстави для втрати довіри до нього.
- Обґрунтування: У доповідній записці необхідно чітко і аргументовано описати всі обставини, які свідчать про втрату довіри до працівника.
- Докази: До доповідної записки необхідно додати всі наявні докази, які підтверджують викладені факти.
- Посилання на законодавство: Вкажіть конкретну статтю Кодексу законів про працю України, яка є підставою для звільнення.
Доповідна записка про звільнення працівника у зв’язку із втратою довіри з боку роботодавця
Ви, [ім’я працівника], були звільнені з посади [позиція] у зв’язку з втратою довіри з боку [назва організації].
За частиною 2 статті 41 Закону України “Про працю” працівник може бути звільнений з роботи у зв’язку з втратою довіри, якщо це підтверджується результатами внутрішнього розслідування.
Ви були повідомлені про підозру в втраті довіри [дата] і були надані можливості на захист своїх прав та інтересів. Ви також були повідомлені про результати внутрішнього розслідування, за результатами якого визначається втратою довіри.
Ви не погоджувалися з результатами внутрішнього розслідування, але не надали жодних доказів своєї невинності. В результаті, рішенням [назва організації] від [дата] було прийнято рішення про звільнення вас з посади [позиція].
Ви повинні бути звільнені з роботи не пізніше ніж через 30 днів після повідомлення про результати внутрішнього розслідування. Ви повинні бути надані компенсація за втрачений робочий час та інші виплати, передбачені законодавством України.
Якщо ви маєте якісь запитання або зауваження, ви повинні звернутися до [назва організації або особи, яка проводить внутрішнє розслідування].
[ім’я та підпис голови організації]
Примітка: приклад може бути змінений в залежності від конкретної ситуації.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
