Доповідна записка про звільнення працівника через відсутність на роботі та інформації про причини його відсутності – це внутрішній документ підприємства, який відіграє ключову роль у процесі документування підстав для припинення трудових відносин з працівником. Цей документ є важливим елементом у системі кадрового діловодства та трудового права, оскільки він фіксує факт порушення трудової дисципліни та ініціює процедуру звільнення працівника за прогул.
У контексті трудових відносин, доповідна записка такого характеру є своєрідним сигналом тривоги, який привертає увагу керівництва до серйозного порушення трудової дисципліни. Вона слугує підставою для подальшого розслідування ситуації та прийняття відповідних управлінських рішень. Важливо розуміти, що сама по собі доповідна записка не є підставою для звільнення, а лише початком процедури, яка може призвести до такого результату.
Складання доповідної записки про відсутність працівника на роботі та відсутність інформації про причини такої відсутності є обов’язком безпосереднього керівника працівника або особи, відповідальної за облік робочого часу. Цей документ зазвичай адресується вищому керівництву підприємства – директору, генеральному директору або керівнику відділу кадрів. Таким чином, сторонами в цьому документі виступають: автор доповідної записки (як правило, безпосередній керівник працівника), адресат (вище керівництво) та сам працівник, про якого йдеться в записці.
Доповідна записка складається за умов, коли працівник відсутній на роботі протягом робочого дня без поважних причин, не повідомив про причини своєї відсутності та не надав документів, що підтверджують поважність причин відсутності. Важливо зазначити, що доповідна записка складається не в перший день відсутності працівника, а після того, як були вжиті всі можливі заходи для з’ясування його місцезнаходження та причин відсутності.
Щодо вимог до оформлення, доповідна записка повинна бути складена на офіційному бланку підприємства або на чистому аркуші паперу з вказівкою всіх необхідних реквізитів. Вона повинна містити назву документа (“Доповідна записка”), дату складання, адресата (посаду та ПІБ керівника, якому адресується записка), автора (посаду та ПІБ особи, яка складає записку), чітко сформульований заголовок, що відображає суть питання, основний текст та підпис автора.
У тексті доповідної записки необхідно вказати повне ім’я працівника, його посаду, дату (або період) відсутності на роботі, опис заходів, вжитих для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності (наприклад, спроби зв’язатися з працівником за допомогою телефону, електронної пошти, відвідування місця проживання тощо). Також важливо зазначити, що працівник не надав жодних пояснень щодо своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Процес складання доповідної записки зазвичай починається з фіксації факту відсутності працівника на робочому місці. Безпосередній керівник або відповідальна особа повинні спробувати зв’язатися з працівником усіма можливими способами. Якщо ці спроби не дали результату, складається доповідна записка, в якій детально описується ситуація, що склалася.
Важливо розуміти, що доповідна записка є не просто формальністю, а важливим юридичним документом. У разі, якщо справа дійде до суду, вона може стати ключовим доказом обґрунтованості звільнення працівника за прогул. Тому при її складанні необхідно бути максимально точним та об’єктивним, уникати емоційних оцінок та особистих суджень.
Після складання доповідної записки вона передається керівництву підприємства, яке приймає рішення про подальші дії. Зазвичай, наступним кроком є видання наказу про проведення службового розслідування для з’ясування всіх обставин відсутності працівника. В рамках цього розслідування можуть бути опитані колеги відсутнього працівника, перевірені журнали обліку робочого часу, камери відеоспостереження тощо.
Якщо в ході розслідування підтверджується факт відсутності працівника на роботі без поважних причин, керівництво підприємства може прийняти рішення про звільнення працівника за прогул згідно з пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України. Однак, перед прийняттям такого рішення працівнику обов’язково має бути надана можливість надати письмові пояснення щодо причин своєї відсутності.
Варто зазначити, що доповідна записка про відсутність працівника на роботі є лише одним з елементів у складному процесі звільнення за прогул. Вона повинна бути підкріплена іншими документами, такими як акт про відсутність працівника на робочому місці, табель обліку робочого часу, пояснювальна записка працівника (або акт про відмову від надання пояснень), наказ про звільнення тощо.
Приклади
[Назва підприємства]
Доповідна записка
[Дата]
[Місце складання]
[Посада та ПІБ керівника, якому адресується записка]
Про відсутність на роботі [ПІБ працівника]
Доводжу до Вашого відома, що [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади], відсутній на робочому місці з [дата початку відсутності] по [поточна дата] без поважних причин.
Протягом зазначеного періоду були вжиті наступні заходи для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності:
1. [Дата та час] здійснено спробу зв’язатися з працівником за номером мобільного телефону [номер телефону]. Результат: [опис результату, наприклад, “телефон вимкнено” або “працівник не відповідає на дзвінки”].
2. [Дата та час] надіслано повідомлення на електронну пошту працівника [адреса електронної пошти] з проханням пояснити причини відсутності. Результат: [опис результату, наприклад, “відповідь не отримано”].
3. [Дата та час] здійснено виїзд за адресою проживання працівника [адреса]. Результат: [опис результату, наприклад, “працівника не виявлено за місцем проживання, сусіди повідомили, що не бачили його протягом останнього тижня”].
Станом на [поточна дата] [ПІБ працівника] не надав жодних пояснень щодо причин своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Враховуючи вищевикладене, прошу розглянути питання про звільнення [ПІБ працівника] за прогул згідно з п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України.
[Посада особи, яка склала доповідну записку] [Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
ТОВ “Світанок”
Доповідна записка
15 вересня 2024 року
м. Київ
Директору ТОВ “Світанок”
Петренку Олександру Івановичу
Про відсутність на роботі Коваленка Андрія Петровича
Доводжу до Вашого відома, що Коваленко Андрій Петрович, який обіймає посаду менеджера з продажу, відсутній на робочому місці з 11 вересня 2024 року по 15 вересня 2024 року без поважних причин.
Протягом зазначеного періоду були вжиті наступні заходи для з’ясування місцезнаходження працівника та причин його відсутності:
1. 11.09.2024 о 10:00 здійснено спробу зв’язатися з працівником за номером мобільного телефону +380501234567. Результат: телефон вимкнено.
2. 11.09.2024 о 12:30 надіслано повідомлення на електронну пошту працівника kovalenko@svitanok.com з проханням пояснити причини відсутності. Результат: відповідь не отримано.
3. 13.09.2024 о 15:00 здійснено виїзд за адресою проживання працівника: м. Київ, вул. Шевченка, 10, кв. 15. Результат: працівника не виявлено за місцем проживання, сусіди повідомили, що не бачили його протягом останнього тижня.
Станом на 15.09.2024 Коваленко А.П. не надав жодних пояснень щодо причин своєї відсутності та не представив документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України, трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом у випадку прогулу (в тому числі відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин.
Враховуючи вищевикладене, прошу розглянути питання про звільнення Коваленка Андрія Петровича за прогул згідно з п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП України.
Начальник відділу продажів [Підпис] Сидоренко Марія Іванівна
Ось шаблон Доповідної записки про звільнення працівника через відсутність на роботі та інформації про причини його відсутності, який ви можете використовувати та адаптувати відповідно до ваших потреб.
Цей шаблон містить усі необхідні елементи та посилання на відповідне законодавство України. У доповідній записці згадується ключовий нормативно-правовий акт – пункт 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України, який регулює питання звільнення працівника за прогул.
При заповненні шаблону важливо надати конкретну та детальну інформацію про відсутність працівника та заходи, вжиті для з’ясування його місцезнаходження та причин відсутності. Це включає дати, час та результати спроб зв’язатися з працівником різними способами.
Зверніть увагу на необхідність вказати повний період відсутності працівника, а також чітко зазначити, що працівник не надав жодних пояснень та документів, що підтверджують поважність причин відсутності.
Важливою частиною доповідної записки є посилання на законодавство та прохання розглянути питання про звільнення працівника. Це створює підставу для подальших дій керівництва підприємства.
Пам’ятайте, що ця доповідна записка є внутрішнім документом підприємства, який може мати юридичні наслідки. Тому важливо бути максимально точним та об’єктивним при її складанні, уникати емоційних оцінок та особистих суджень.
Також варто зауважити, що сама по собі доповідна записка не є підставою для звільнення працівника. Вона є лише одним з елементів у процесі документування факту прогулу. Після отримання доповідної записки керівництво підприємства повинно провести службове розслідування, надати працівнику можливість надати пояснення (якщо він з’явиться), і лише після цього приймати рішення про можливе звільнення.
Якщо у вас виникнуть додаткові питання щодо заповнення чи використання цієї доповідної записки, або якщо ви потребуєте додаткової інформації про процедуру звільнення працівника за прогул, не соромтеся запитувати. Я готовий надати додаткові роз’яснення та поради.
Доповідаю, що працівник [Прізвище, ім’я, по батькові], який займає посаду [вказати посаду], не з’являється на робочому місці з [вказати дату початку відсутності] без надання жодної інформації про причини своєї відсутності. З моменту його відсутності не було отримано жодних повідомлень чи пояснень щодо обставин, які могли б бути пов’язані з відсутністю на роботі.
Відповідно до статті 40 Кодексу законів про працю України, яка передбачає можливість розірвання трудового договору у випадку прогулу без поважних причин, прошу розглянути питання щодо звільнення даного працівника з посади за відсутність на робочому місці без пояснення причин.
Дата: [вказати дату]
Підпис: [підпис]
Ініціали, прізвище
Посада
Шаблон доповідної записки про звільнення працівника
[Назва підприємства] [Місто], [Дата]
На ім’я [Посада керівника] [Прізвище, ім’я, по батькові керівника]
Від [Ваша посада] [Ваше прізвище, ім’я, по батькові]
Доповідна записка
Про звільнення працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] з посади [Посада працівника]
Повідомляю, що працівник [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] з [Дата прийняття на роботу] по [Дата останньої появи на роботі] систематично відсутній на робочому місці без поважних причин та не надає роботодавцю інформації про причини своєї відсутності.
[Опишіть конкретні факти відсутності працівника: дати, тривалість, спроби зв’язку тощо]
Згідно з пунктом 6 частини 1 статті 41 Кодексу законів про працю України, роботодавець має право звільнити працівника, який протягом чотирьох місяців поспіль відсутній на роботі без поважних причин і не повідомляє роботодавця про причини такої відсутності.
Враховуючи вищевикладене та керуючись законодавством України, пропоную звільнити працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] з [Дата звільнення] за пунктом 6 частини 1 статті 41 Кодексу законів про працю України.
[Ваш підпис] [Ваше прізвище, ім’я, по батькові]
Приклад заповнення:
ТОВ “Будівельник” Київ, 15 березня 2024 року
На ім’я Директора Петрова Івана Петровича
Від Начальника відділу кадрів Сидорової Марії Іванівни
Доповідна записка
Про звільнення працівника Ковальова Олександра Миколайовича з посади інженера
Повідомляю, що працівник Ковальов Олександр Миколайович з 10 січня 2020 року систематично відсутній на робочому місці без поважних причин та не надає роботодавцю інформації про причини своєї відсутності.
Останній раз Ковальов О.М. був на роботі 15 листопада 2023 року. Неодноразові спроби зв’язатися з ним за телефоном та за місцем проживання результатів не дали.
Згідно з пунктом 6 частини 1 статті 41 Кодексу законів про працю України, роботодавець має право звільнити працівника, який протягом чотирьох місяців поспіль відсутній на роботі без поважних причин і не повідомляє роботодавця про причини такої відсутності.
Враховуючи вищевикладене та керуючись законодавством України, пропоную звільнити працівника Ковальова Олександра Миколайовича з 15 березня 2024 року за пунктом 6 частини 1 статті 41 Кодексу законів про працю України.
[Підпис]
Доповідна записка
[ім’я та посада керівника]
[назва організації]
[адреса організації]
[місто, дата]
[ім’я та посада звільненого працівника]
[номер працівника]
Великий пан/пані,
Я, [ім’я та посада керівника], заявляю про звільнення працівника [ім’я та посада звільненого працівника] з посади [назва посади] в організації [назва організації] з дати [дата звільнення].
Працівник [ім’я та посада звільненого працівника] не з’являвся на роботі протягом [кількість днів] днів, не надавши жодних пояснень про причини своєї відсутності. Це є порушенням умов трудового договору та порушення професійної дисципліни.
Згідно з Законом України “Про працю” від 25.05.1991 року (стаття 34), працівник має право на відсутність на роботі не більше 14 днів протягом року, якщо це не завдає шкоди роботодавцю. У випадку відсутності на роботі понад 14 днів, працівник повинен надати роботодавцеві письмове підтвердження причини своєї відсутності.
Працівник [ім’я та посада звільненого працівника] не надав жодних пояснень про причини своєї відсутності, а також не надав письмового підтвердження причини своєї відсутності. Тому, я змушений був прийняти рішення про звільнення працівника з посади [назва посади] в організації [назва організації].
Я прослю відразу після прийняття цієї записки про звільнення бути звільненим з посади [назва посади] в організації [назва організації].
[ім’я та посада керівника]
Дата: [дата підписання записки]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
