Доповідна записка про затримку працівників у відрядженні через форс-мажорні обставини і потребу в продовженні відпустки

Доповідна записка про затримку працівників у відрядженні через форс-мажорні обставини і потребу в продовженні відпустки є службовим документом, що складається у непередбачуваних ситуаціях, коли виникають обставини, що унеможливлюють своєчасне повернення відряджених працівників на роботу. Вона слугує офіційним повідомленням керівництву організації про виниклі труднощі та обґрунтуванням необхідності продовжити відпустку для працівників.

Така доповідна записка може знадобитися у різних форс-мажорних випадках – стихійних лихах, техногенних катастрофах, нестабільній політичній чи воєнній обстановці в місці відрядження тощо. Її подання дозволяє роботодавцю вжити відповідних заходів, зокрема, продовжити відрядженим працівникам відпустку на термін, протягом якого вони не можуть повернутися через об’єктивні перешкоди. Це забезпечує збереження робочих місць, запобігає дисциплінарним стягненням за прогул і водночас унеможливлює понаднормову роботу в складних умовах.

Зазвичай ініціатором складання такої доповідної записки виступає безпосередній керівник відряджених працівників або сама група відряджених. При цьому важливо максимально детально описати обставини, що спричинили затримку, підкріплюючи це фактичними даними – фотографіями, відео, офіційними повідомленнями з місця події тощо. У доповідній записці обов’язково має бути зазначено точне місцезнаходження працівників, дату та час виникнення форс-мажору, його характер, вжиті заходи для повернення та попередня оцінка терміну затримки.

Окрім обставин самої події, важливо також вказати відомості про відряджених – їхні прізвища, посади, мету відрядження, дату початку та закінчення відрядження за наказом. Це допоможе швидко ідентифікувати працівників та перевірити відповідність заявлених фактів.

Доповідна записка вноситься до канцелярії організації для реєстрації та передачі на розгляд керівництву. Вона має бути оформлена згідно з нормами діловодства, містити підпис керівника структурного підрозділу або безпосереднього начальника відряджених працівників. За результатами розгляду доповідної записки може бути прийнято рішення про продовження відпустки на визначений термін або інші заходи в межах чинного законодавства.

Таким чином, доповідна записка про затримку у відрядженні через форс-мажор є важливим документом, що дозволяє врегулювати правовідносини роботодавця та працівників у непередбачуваних ситуаціях, запобігаючи при цьому порушенням трудової дисципліни та незаконним діям з боку обох сторін.

Приклади

Доповідна записка про затримку працівників у відрядженні через форс-мажорні обставини та потребу у продовженні відпустки складається керівником структурного підрозділу або безпосереднім начальником відряджених працівників на підставі статей 63, 115, 116 Кодексу законів про працю України та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України.

Типова структура такої доповідної записки включає кілька основних розділів. Перший – вступна частина, де зазначається посада керівника установи, його прізвище та ініціали, наприклад: “Директору ТОВ “Комфортбуд” Петренку П.І.”. Далі йде текст із зазначенням підстави для складання документа: “Доповідна записка. Згідно з наказом №25 від 15.04.2024 року на виробничу нараду до м. Дніпро було відряджено…”.

У основній частині детально описуються обставини форс-мажорної події, наприклад: “18 квітня 2024 року внаслідок проривів дамби та повені у м. Дніпро працівники Сидоренко С.С., Ковальчук К.К., Бондаренко Б.Б. виявились відрізаними від під’їзних шляхів у готелі “Дніпровський”. Через численні затори та відсутність безпечних маршрутів об’їзду працівники не змогли вчасно виїхати з міста. За офіційними повідомленнями місцевої влади, рух транспорту паралізовано орієнтовно до 25.04.2024 р.”

Наступні абзаци мають містити конкретні пропозиції керівництву. Це може бути прохання про продовження відпустки відрядженим на певний термін із зазначенням його орієнтовної тривалості, наприклад: “У зв’язку з викладеними обставинами пропоную продовжити відпустку Сидоренку С.С., Ковальчук К.К., Бондаренку Б.Б. до моменту нормалізації обстановки в м. Дніпро, але не більше ніж на 10 календарних днів”.

У кінці доповідної записки ставиться дата її складання та підпис керівника структурного підрозділу із зазначенням його посади, наприклад:

“20.04.2024 р. Начальник відділу постачання /підпис/ О.О. Олійник.”

До доповідної записки можуть додаватись підтверджуючі документи – роздруківки офіційних повідомлень місцевої влади, фотографії чи відеоматеріали з місця події. Узгоджена з керівництвом записка є підставою для подальшого оформлення наказу про продовження відпусток.

Доповідна записка – це документ, який підготовляється для інформування керівництва про певну ситуацію або проблему. У разі затримки працівників у відрядженні через форс-мажорні обставини, таку ситуацію необхідно відображати у доповідній записці.

Нижче подається приклад такої доповідної записки:

Доповідна записка

[номер] від [дата]

Шановне керівництво!

У зв’язку з форс-мажорними обставинами, які виникли на шляху повернення працівників з відрядження, ми звертаємо вашу увагу на необхідність продовження їх відпустки.

Згідно зі статтею [вказати відповідну статтю Кодексу законів про працю України], у разі затримки працівника у виконанні його трудових обов’язків через непереборну силу або інші непередбачувані обставини, працівник має право на продовження відпустки без збереження заробітної плати.

Пропонуємо продовжити відпустку для зазначених працівників на період, необхідний для подолання форс-мажорних обставин та повернення на роботу.

Додаткові відомості та обгрунтування можна знайти у додаткових матеріалах до цієї доповідної записки.

З повагою,

[підпис] [ПІБ посада працівника] [посада працівника] [назва підприємства]

Така доповідна записка містить інформацію про форс-мажорні обставини, посилаючись на відповідну статтю Кодексу законів про працю, та пропонує дії з продовженням відпустки працівникам для подолання цих обставин.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.