Доповідна записка про залучення працівників до роботи у вихідний день – це внутрішній документ підприємства, який відіграє ключову роль у процесі організації праці в нестандартних умовах. Цей, на перший погляд, простий документ насправді є результатом складного балансування між виробничими потребами та правами працівників, між ефективністю бізнесу та вимогами трудового законодавства.
Уявіть собі ситуацію: п’ятниця, кінець робочого дня, всі готуються до заслуженого відпочинку. І раптом – термінове замовлення, яке неможливо виконати в звичайний робочий час. Що робити? Саме тут на сцену виходить доповідна записка про залучення працівників до роботи у вихідний день. Цей документ стає містком між несподіваною виробничою необхідністю та законним правом працівників на відпочинок.
Види доповідних записок можуть варіюватися залежно від конкретної ситуації. Це може бути записка про планове залучення до роботи у вихідний день, наприклад, для проведення інвентаризації чи планових ремонтних робіт. Або ж це може бути екстрена доповідна, викликана форс-мажорними обставинами – аварією на виробництві, несподіваним великим замовленням тощо. Кожен з цих видів має свої особливості, але всі вони об’єднані однією метою – обґрунтувати необхідність роботи у вихідний день та запустити процес її офіційного оформлення.
Потреба в такому документі виникає не просто так. Доповідна записка – це перший крок у складному процесі залучення працівників до роботи у вихідний день. Вона служить офіційним обґрунтуванням необхідності такого кроку, допомагає керівництву прийняти зважене рішення та є основою для подальшого видання наказу про роботу у вихідний день. Крім того, цей документ може стати важливим доказом у разі виникнення трудових спорів чи перевірок з боку контролюючих органів.
Вимоги до доповідної записки досить суворі. Вона має містити чітке та переконливе обґрунтування необхідності залучення працівників до роботи у вихідний день. Тут важливо не просто констатувати факт необхідності, а детально пояснити, чому цю роботу неможливо виконати в звичайний робочий час. Крім того, в записці мають бути вказані конкретні працівники, яких планується залучити до роботи, обсяг робіт, які необхідно виконати, та очікувана тривалість роботи.
Сторонами в цьому документі виступають, з одного боку, керівник структурного підрозділу або інша уповноважена особа, яка складає доповідну записку, а з іншого – керівник підприємства або інша посадова особа, яка має повноваження приймати рішення про залучення працівників до роботи у вихідний день. Важливо розуміти, що хоча працівники, яких планується залучити до роботи, не є безпосередніми сторонами цього документа, їхні інтереси мають бути враховані при його складанні.
Оформлення доповідної записки вимагає дотримання певних стандартів. Документ має бути складений на офіційному бланку підприємства або структурного підрозділу. У верхньому правому куті вказується адресат – посада та ПІБ керівника, якому подається записка. Нижче, зліва, вказується автор записки – посада та ПІБ особи, яка її складає. Далі йде назва документа – “Доповідна записка”, після чого викладається суть питання. Завершується документ підписом автора та датою складання.
Складання доповідної записки – це відповідальне завдання, яке зазвичай виконується керівником структурного підрозділу або іншою уповноваженою особою. Процес починається з аналізу ситуації, що призвела до необхідності роботи у вихідний день. Важливо зібрати всі необхідні дані: обсяг робіт, які потрібно виконати, наявні ресурси, можливі альтернативи. На основі цього аналізу формулюється аргументація необхідності залучення працівників до роботи у вихідний день.
При складанні доповідної записки важливо пам’ятати про баланс інтересів. З одного боку, необхідно чітко обґрунтувати виробничу необхідність, з іншого – показати, що інтереси працівників також враховані. Наприклад, можна вказати, що працівникам буде надано інший день відпочинку або що робота буде оплачена у подвійному розмірі відповідно до вимог законодавства.
Доповідна записка про залучення працівників до роботи у вихідний день – це не просто формальність. Це важливий інструмент управління, який допомагає знайти баланс між виробничими потребами та правами працівників. Вона відображає здатність підприємства гнучко реагувати на зміни ситуації, зберігаючи при цьому повагу до своїх працівників та дотримуючись вимог законодавства. Правильно складена доповідна записка може стати початком ефективного вирішення складної виробничої ситуації, зберігаючи при цьому здорові трудові відносини на підприємстві.
Приклади
[Назва підприємства/структурного підрозділу]
Директору [назва підприємства]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
від [посада автора записки]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
Доповідна записка
про залучення працівників до роботи у вихідний день
Шановний [ім’я та по батькові директора]!
У зв’язку з [вказати конкретну причину, наприклад: “отриманням термінового замовлення від ключового клієнта на виготовлення 1000 одиниць продукції з терміном поставки до 15.05.2024”] виникла виробнича необхідність у залученні працівників до роботи у вихідний день [вказати дату, наприклад: “13.05.2024”] відповідно до статті 71 Кодексу законів про працю України.
Виконання даного замовлення є критично важливим для підприємства з наступних причин:
1. [Вказати причину, наприклад: “Замовлення надійшло від стратегічного партнера, з яким ми співпрацюємо понад 5 років”]
2. [Вказати причину, наприклад: “Своєчасне виконання замовлення дозволить укласти довгостроковий контракт на постачання продукції”]
3. [Вказати причину, наприклад: “Невиконання замовлення може призвести до втрати клієнта та значних фінансових збитків”]
Для виконання необхідного обсягу робіт пропоную залучити наступних працівників відділу виробництва:
1. [Прізвище, ім’я, по батькові, посада]
2. [Прізвище, ім’я, по батькові, посада]
3. [Прізвище, ім’я, по батькові, посада]
Орієнтовна тривалість роботи: з 8:00 до 17:00.
Відповідно до статті 72 Кодексу законів про працю України, пропоную компенсувати роботу у вихідний день шляхом надання іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі за вибором працівників.
Прошу Вас розглянути можливість залучення вказаних працівників до роботи у вихідний день та, у разі згоди, надати відповідне розпорядження.
З повагою,
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата складання]
Цей шаблон доповідної записки про залучення працівників до роботи у вихідний день розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України. Він містить всі необхідні елементи, які мають бути присутні в такому документі: чітке обґрунтування необхідності роботи у вихідний день, перелік працівників, яких пропонується залучити, тривалість роботи та пропозиції щодо компенсації.
При заповненні цього шаблону важливо максимально конкретизувати причину необхідності роботи у вихідний день. Наприклад, замість загальної фрази “виробнича необхідність” краще вказати конкретне замовлення, аварійну ситуацію або інші обставини, які неможливо передбачити чи усунути іншими засобами.
Перелік працівників, яких пропонується залучити до роботи, має бути вичерпним. Важливо вказати не лише прізвища, але й імена, по батькові та посади працівників. Це допоможе уникнути непорозумінь та забезпечить чіткість у виконанні розпорядження.
При вказівці на компенсацію за роботу у вихідний день важливо пам’ятати, що згідно зі статтею 72 КЗпП України, робота у вихідний день може компенсуватися, за згодою сторін, наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі. Вибір форми компенсації залишається за працівником.
Дата складання доповідної записки має бути актуальною та передувати даті запланованої роботи у вихідний день. Це дозволить керівництву мати достатньо часу для прийняття рішення та оформлення необхідних документів.
Пам’ятайте, що доповідна записка – це внутрішній документ підприємства, який може мати юридичні наслідки. Тому важливо, щоб вся інформація в ній була точною, а аргументація – переконливою. У разі виникнення сумнівів щодо правильності складання документа, рекомендується звернутися за консультацією до юридичного відділу підприємства.
Керівнику _____________ (назва підприємства, установи) _____________ (ПІБ)
Доповідна записка
Про залучення працівників до роботи у вихідний день
У зв’язку з необхідністю виконання невідкладних робіт, спричинених _____________ (опис причин, наприклад, виробничою необхідністю, аварією, підвищеним обсягом замовлень тощо), пропоную залучити працівників _____________ (назва відділу або підрозділу) до роботи у вихідний день, _____________ (дата).
Згідно зі статтею 71 Кодексу законів про працю України, залучення до роботи у вихідні дні допускається лише у виняткових випадках і за погодженням з профспілковим комітетом або за згодою працівників. Всі працівники _____________ (назва підрозділу) висловили згоду на залучення до роботи у зазначений день.
На підставі статті 72 Кодексу законів про працю України, працівникам, залученим до роботи у вихідний день, буде надана компенсація у вигляді оплати в подвійному розмірі або іншого дня відпочинку за їхнім вибором.
Прошу розглянути дане питання та надати відповідний дозвіл на залучення працівників до роботи у вихідний день.
Начальник _____________ (назва відділу) _____________ (ПІБ) _____________ (підпис)
Дата: «___» ______ 20__ року
Шаблон доповідної записки про залучення працівників до роботи у вихідний день
Доповідна записка
[Дата]
[Кому: посада, ПІБ керівника]
Від: [Посада, ПІБ працівника, який складає записку]
Про залучення працівників до роботи у вихідний день
Прошу розглянути можливість залучення працівників [перелік підрозділів або конкретних працівників] до роботи у вихідний день [дата] з метою [мета залучення, наприклад: виконання термінового замовлення, усунення аварійної ситуації].
Залучення працівників до роботи у вихідний день передбачено статтею [номер статті] Кодексу законів про працю України. Згідно з цією нормою, залучення працівників до роботи у вихідні дні допускається лише за умови дотримання вимог законодавства та за наявності згоди профспілкового органу.
[Додатково можна зазначити наступну інформацію:]
- Обґрунтування необхідності: Детально описати причини, які вимагають залучення працівників до роботи у вихідний день.
- Перелік робіт: Зазначити конкретні види робіт, які необхідно виконати.
- Необхідна кількість працівників: Вказати кількість працівників, яких необхідно залучити.
- Пропозиції щодо компенсації: Запропонувати варіанти компенсації за роботу у вихідний день (додаткова оплата, надання відгулу тощо).
Прошу Вас розглянути дану пропозицію та видати відповідний наказ.
[Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
Доповідна записка
15 березня 2024 року
Директору ТОВ «Будівельник»
Іванову Івану Івановичу
Від:
Головного інженера
Петрова Петра Петровича
Про залучення працівників до роботи у вихідний день
Прошу розглянути можливість залучення бригади монтажних робітників до роботи у вихідний день 24 березня 2024 року з метою завершення монтажу обладнання на об’єкті «А».
Залучення працівників до роботи у вихідний день передбачено статтею 61 Кодексу законів про працю України. Згідно з цією нормою, залучення працівників до роботи у вихідні дні допускається лише за умови дотримання вимог законодавства та за наявності згоди профспілкового органу.
Прошу Вас розглянути дану пропозицію та видати відповідний наказ.
[Підпис] Петров П.П.
Доповідна записка про залучення працівників до роботи у вихідний день
Виконувачем обов’язків [імя керівника підприємства] від [дата] року.
Доповідна записка складається з наступних пунктів:
1. Вимоги закону України “Про працю” (ст. 144) до працівників, які працюють у вихідні дні. Профспілковий комітет зауважив, що працівники мають право на відпочинок у вихідні дні, крім випадків, коли їхня робота є необхідною для забезпечення безпеки життя, здоров’я або майна громадян.
2. Розглянуто конкретні випадки, коли залучення працівників до роботи у вихідний день є необхідним. Вимоги закону України “Про працю” (ст. 145) до підприємства, яке залучає працівників до роботи у вихідний день. Профспілковий комітет зауважив, що у випадку надзвичайних ситуацій, пов’язаних з пожежею, стихійним лихом, епідемією або епізоотією, залучення працівників до роботи у вихідний день може бути необхідним для забезпечення безпеки життя, здоров’я або майна громадян.
3. Розглянуто умови залучення працівників до роботи у вихідний день. Профспілковий комітет зауважив, що за законом України “Про працю” (ст. 146) працівники, які працюють у вихідні дні, повинні бути надані додаткові відпустки або компенсація за працю, проведену у вихідні дні.
4. Вимоги до підприємства, яке залучає працівників до роботи у вихідний день. Профспілковий комітет зауважив, що підприємство повинно надати працівникам письмове повідомлення про необхідність залучення до роботи у вихідний день, а також забезпечити дотримання умов праці та охорони здоров’я працівників.
5. Вимоги до працівників, які працюють у вихідні дні. Профспілковий комітет зауважив, що працівники, які працюють у вихідні дні, повинні бути готові до роботи в умовах надзвичайних ситуацій, пов’язаних з пожежею, стихійним лихом, епідемією або епізоотією.
6. Вимоги до профспілкового комітету. Профспілковий комітет повинен контролювати виконання умов залучення працівників до роботи у вихідний день та забезпечувати дотримання прав працівників, які працюють у вихідні дні.
Доповідна записка підписана [імя керівника підприємства].
[Підпис]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
