Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи є внутрішнім документом підприємства, установи чи організації, який складається безпосереднім керівником працівника або іншою уповноваженою особою та адресується вищому керівництву з метою повідомлення про факти, що стали підставою для відсторонення працівника від виконання трудових обов’язків. Цей документ відіграє важливу роль у процесі документування порушень трудової дисципліни та є підставою для прийняття подальших управлінських рішень.
Необхідність складання доповідної записки виникає у різних ситуаціях, пов’язаних із неможливістю або недоцільністю допуску працівника до роботи. Найчастіше такими підставами є: поява на роботі у стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп’яніння; відмова або ухилення від проходження обов’язкового медичного огляду; порушення вимог охорони праці, що створює загрозу для життя та здоров’я; виявлення невідповідності працівника займаній посаді за станом здоров’я; інші обставини, передбачені законодавством або локальними нормативними актами.
У структурі доповідної записки обов’язково зазначаються: дата та місце складання документа; посада, прізвище та ініціали керівника, якому адресується документ; посада, прізвище та ініціали особи, яка складає документ; детальний опис обставин, що стали підставою для відсторонення працівника; посилання на відповідні норми законодавства або локальні нормативні акти; пропозиції щодо термінів та умов відсторонення.
Особлива увага при складанні доповідної записки приділяється опису фактичних обставин, які стали підставою для відсторонення. Важливо максимально точно і об’єктивно викласти всі суттєві деталі події, зазначити час, місце та обставини виявлення порушення, вказати свідків, якщо такі є, описати поведінку працівника та його реакцію на зауваження. При цьому слід уникати емоційних оцінок та суб’єктивних суджень, зосереджуючись на фактах, які можуть бути підтверджені документально або показаннями свідків.
Сторонами у процесі складання та розгляду доповідної записки виступають: особа, яка складає документ (як правило, безпосередній керівник працівника або інша уповноважена особа); керівник підприємства або інша посадова особа, якій адресована доповідна записка; працівник, щодо якого складається документ. Також до процесу можуть бути залучені представники кадрової служби, служби охорони праці, профспілкової організації та інші посадові особи, залежно від конкретних обставин справи.
Важливим аспектом є необхідність додавання до доповідної записки підтверджуючих документів: актів про порушення трудової дисципліни, медичних висновків, пояснень працівника та свідків, результатів медичного огляду тощо. Ці документи є невід’ємною частиною доповідної записки та підсилюють її доказову базу.
На підставі доповідної записки керівник підприємства приймає рішення про відсторонення працівника від роботи, яке оформлюється відповідним наказом. При цьому важливо дотримуватися встановленого законодавством порядку відсторонення та забезпечити належне документальне оформлення всіх процедур, пов’язаних з відстороненням працівника від роботи.
Приклади
Відповідно до статті 46 Кодексу законів про працю України та статті 17 Закону України “Про охорону праці”, надаємо наступний шаблон.
Директору ТОВ “Назва підприємства”
Іванову І.І.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
15 жовтня 2023 року м. Київ
Про відсторонення від роботи
токаря механічного цеху Петренка П.П.
Доводжу до Вашого відома, що 15 жовтня 2023 року о 14:15 токар механічного цеху Петренко Петро Петрович, табельний номер 1234, з’явився на робочому місці з явними ознаками алкогольного сп’яніння, а саме:
– різкий запах алкоголю з ротової порожнини;
– нестійка хода;
– незв’язне мовлення;
– неадекватна реакція на зауваження;
– почервоніння обличчя;
– порушення координації рухів.
Мною, як начальником механічного цеху, спільно з начальником відділу охорони праці Сидоренком С.С. та головою профспілкового комітету Михайленком М.М., було запропоновано працівнику пройти медичний огляд у здоровпункті підприємства для підтвердження або спростування стану алкогольного сп’яніння. Від проходження медичного огляду Петренко П.П. категорично відмовився.
Перебування працівника на робочому місці у стані алкогольного сп’яніння становить загрозу безпеці виробництва, життю і здоров’ю самого працівника та інших осіб, оскільки робота на токарному верстаті вимагає підвищеної уваги та точності рухів.
Факт появи працівника на роботі у стані алкогольного сп’яніння підтверджується актом від 15.10.2023 № 25, складеним у присутності свідків, та висновком медичного працівника здоровпункту.
На підставі вищевикладеного та керуючись статтею 46 КЗпП України, прошу:
1. Відсторонити токаря механічного цеху Петренка Петра Петровича від роботи до повного протверезіння та проходження позапланового медичного огляду.
2. Видати відповідний наказ про відсторонення від роботи.
До доповідної записки додаються:
1. Акт про появу на роботі в нетверезому стані від 15.10.2023 № 25 на 2 арк.
2. Пояснювальна записка медичного працівника на 1 арк.
3. Письмові пояснення свідків на 2 арк.
Начальник механічного цеху підпис В.В. Василенко
Візи:
Начальник відділу охорони праці підпис С.С. Сидоренко
Голова профспілкового комітету підпис М.М. Михайленко
Начальник відділу кадрів підпис К.К. Коваленко
Юрисконсульт підпис Т.Т. Шевченко
Резолюція директора:
Начальнику відділу кадрів
Підготувати наказ про відсторонення
від роботи відповідно до чинного
законодавства.
підпис І.І. Іванов
15.10.2023
До відома:
З доповідною запискою ознайомлений:
Токар підпис П.П. Петренко
15.10.2023
або
Від ознайомлення з доповідною запискою відмовився, про що складено відповідний акт від 15.10.2023 № 26.
Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи оформлюється керівником структурного підрозділу або іншою уповноваженою особою, коли виникають обставини, що вимагають тимчасового відсторонення працівника від виконання його обов’язків. Підставами для відсторонення можуть бути порушення трудової дисципліни, перебування на робочому місці у стані алкогольного або наркотичного сп’яніння, відсутність необхідної кваліфікації для виконання робіт, або інші обставини, що загрожують безпеці чи нормальній діяльності підприємства. Відповідно до статті 46 Кодексу законів про працю України, працівника можна відсторонити від роботи у разі порушення, що може призвести до загрози життю та здоров’ю як самого працівника, так і його колег.
Приклад заповнення:
“ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
м. Київ
10 жовтня 2023 року
Директору ТОВ “БудСтандарт”
Петренку Михайлу Олександровичу
Від головного інженера
Петрова Олександра Васильовича
Про відсторонення працівника від роботи
Доповідаю, що 10 жовтня 2023 року о 09:15 на робочому місці у механічній дільниці №2 був виявлений слюсар Іванчук Дмитро Олегович у стані, що має ознаки алкогольного сп’яніння. Поведінка працівника викликала занепокоєння у колективі та свідчить про його нездатність безпечно виконувати свої трудові обов’язки. Зважаючи на це, його присутність на робочому місці створює загрозу безпеці працівників, порушує трудову дисципліну та суперечить правилам внутрішнього трудового розпорядку, затвердженим наказом по підприємству.
На підставі статті 46 Кодексу законів про працю України та з метою забезпечення безпеки праці, прошу відсторонити Іванчука Д. О. від роботи з 10 жовтня 2023 року до моменту проходження медичного огляду для підтвердження його здатності виконувати робочі обов’язки у відповідному стані.
Прошу також розглянути можливість проведення службового розслідування з метою з’ясування причин та обставин події, а також визначення необхідності подальшого дисциплінарного реагування.
Підпис: ____________ Петров О. В.”
Доповідна записка направляється керівнику для прийняття рішення щодо відсторонення працівника, після чого на її підставі може бути виданий наказ про відсторонення. Цей документ фіксує факт порушення та підстави для подальших дій, а також забезпечує обґрунтованість застосування дисциплінарного заходу.
Шаблон доповідної записки про відсторонення працівника від роботи
Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи є одним із перших документів, який складається при виявленні підстав для тимчасового усунення працівника від виконання трудових обов’язків. Вона слугує підставою для видання наказу про відсторонення.
Структура доповідної записки може включати такі пункти:
- Кому адресована: Керівнику підприємства (посада, прізвище, ім’я, по батькові).
- Від кого: Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка складає доповідну (наприклад, начальник відділу, майстер цеху).
- Дата складання
- Заголовок: Доповідна записка про відсторонення від роботи
- Текст:
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого пропонується відсторонити.
- Посада працівника.
- Підстава для відсторонення (посилання на конкретні факти, свідчення очевидців, результати перевірки тощо).
- Нормативно-правова база, яка регулює відсторонення (наприклад, стаття 46 Кодексу законів про працю України).
- Пропозиція про відсторонення працівника від роботи на певний строк.
- Додатки:
- Копії документів, які підтверджують підставу для відсторонення (акти, протоколи, медичні довідки тощо).
Приклад заповнення:
Керівнику ТОВ “Компанія” Петрову Петру Петровичу
Від начальника виробничого цеху Сидорової Марії Іванівни
Доповідна записка
01.01.2024 р.
Прошу відсторонити від роботи з 01.01.2024 р. до 03.01.2024 р. інженера Петренка Івана Івановича.
01.01.2024 р. під час виконання трудових обов’язків Петренко І.І. був виявлений у стані алкогольного сп’яніння. Цей факт підтверджується актом медичного огляду (додається).
Згідно зі статтею 46 Кодексу законів про працю України, працівник може бути відсторонений від роботи у випадках, передбачених законодавством, зокрема, за появу на роботі в нетверезому стані.
Прошу видати відповідний наказ.
Додаток: Акт медичного огляду від 01.01.2024 р.
Сидорова М.І. Начальник виробничого цеху
Важливо:
- Конкретність: У доповідній записці необхідно чітко вказати підставу для відсторонення та навести конкретні факти.
- Докази: До доповідної записки доцільно додати копії документів, які підтверджують наведені факти.
- Нормативно-правова база: Посилання на відповідні норми законодавства підтверджує законність вимоги про відсторонення.
- Терміни: У доповідній записці слід вказати пропозицію щодо строку відсторонення.
Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи є офіційним документом, який підтверджує відсторонення працівника від роботи в організації.
Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи повинна містити наступні дані:
* Ім’я та прізвище працівника;
* Місце роботи;
* Назва організації;
* Дата відсторонення;
* Офіційний мотив відсторонення (наприклад, порушення трудового договору, порушення правил безпеки на робочому місці, тощо);
* Підпис керівника організації або особи, яка підписує записку.
Закон України “Про трудові відносини” ст. 14 розділу 2 визначає, що доповідна записка про відсторонення працівника від роботи повинна бути підписана керівником організації або особою, яка підписує записку, та повинна містити офіційний мотив відсторонення.
Приклад заповнення доповідної записки про відсторонення працівника від роботи:
“Доповідна записка про відсторонення працівника від роботи
Ім’я та прізвище: Іваненко Олексій Володимирович
Місце роботи: Київ, вулиця Шевченка, 12
Назва організації: АТ “Київська фабрика”
Дата відсторонення: 15.02.2023
Офіційний мотив відсторонення: порушення трудового договору, порушення правил безопасности на робочому місці.
Підпис: _______________________________ (підпис керівника організації або особи, яка підписує записку)
Печатка організації: _______________________________”
Це є прикладом доповідної записки про відсторонення працівника від роботи. Він повинен містити офіційний мотив відсторонення та бути підписаний керівником організації або особою, яка підписує записку.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
