Як професійний юрист в Україні, я хочу пояснити важливість такого документа як Доповідна записка про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Цей документ відіграє ключову роль у забезпеченні належного обліку та контролю за рухом трудових книжок на підприємстві.
Будь-яке офіційне працевлаштування в Україні вимагає наявності трудової книжки – основного документа, що підтверджує трудовий стаж працівника. Роботодавець зобов’язаний вести Книгу обліку руху трудових книжок, де ретельно фіксується видача нових та приймання наявних книжок від працівників. Проте, на практиці трапляються ситуації, коли трудова книжка помилково не реєструється у цій облікові книзі або виникають інші порушення у процедурі обліку.
Саме для виправлення подібних ситуацій і складається Доповідна записка про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку. Цей документ виконує функцію офіційного повідомлення керівництву підприємства про виявлені недоліки у веденні обліку трудових книжок. Його мета – привернути увагу відповідальних осіб до існуючої проблеми та вжити необхідних заходів для її усунення та недопущення у майбутньому.
Сторонами, що беруть участь у складанні Доповідної записки, зазвичай виступають відповідальний працівник відділу кадрів та безпосередній керівник цього підрозділу. Записка повинна містити чітку інформацію про працівників, трудові книжки яких не були належним чином облікованими, дати прийняття їх на роботу, номери трудових книжок тощо. Також важливо вказати причини, через які сталося це порушення, наприклад, людський фактор, недбалість співробітників, технічні збої у роботі тощо.
Доповідна записка оформлюється на спеціальному бланку підприємства, завіряється підписами відповідальних осіб та реєструється у відповідному журналі обліку документів. Після цього її передають керівнику організації або іншій уповноваженій особі для розгляду та вжиття необхідних заходів реагування.
Складання такої доповідної записки є важливим превентивним заходом для запобігання подальшим порушенням у веденні обліку трудових книжок. Адже відсутність належного документального підтвердження трудового стажу працівника може викликати значні труднощі при оформленні пенсії, розрахунку компенсацій чи вирішенні трудових спорів у суді.
Отже, Доповідна записка про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок, є невід’ємною частиною системи контролю та управління кадровою документацією на підприємстві. Цей документ дозволяє своєчасно виявляти порушення, притягувати до відповідальності винних осіб та вносити необхідні корективи у процедури обліку задля захисту інтересів як працівників, так і роботодавців.
Приклади
Доповідна записка
Начальнику відділу кадрів ТОВ “Українська промислова група” Ковалю Олександру Петровичу
Від інспектора з кадрів Савченко Ірини Вікторівни
Про трудові книжки працівників, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Шановний Олександре Петровичу!
Повідомляю Вас, що під час перевірки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них були виявлені порушення щодо відсутності запису про приймання та реєстрацію трудових книжок від працівників, які були прийняті на роботу до ТОВ “Українська промислова група” протягом березня-квітня 2024 року.
Зокрема, не обліковані трудові книжки наступних працівників:
- Іванов Іван Петрович, прийнятий на посаду інженера-конструктора наказом №27 від 15.03.2024. Трудова книжка серії АВ №654321.
- Козак Андрій Михайлович, прийнятий на посаду верстатника наказом №38 від 01.04.2024. Трудова книжка серії ВС №147258.
- Мельник Марія Василівна, прийнята на посаду економіста наказом №46 від 18.04.2024. Трудова книжка серії АМ №963852.
Причиною невнесення записів до Книги обліку стала неуважність відповідального працівника відділу кадрів під час оформлення прийому на роботу вказаних осіб.
Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України роботодавець зобов’язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював більше 5 днів. Порядок ведення обліку руху трудових книжок і вкладишів до них регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці від 29.07.1993 №58.
Прошу Вас терміново вжити заходів щодо належної реєстрації трудових книжок згаданих працівників у Книзі обліку та притягнути до відповідальності винних осіб з метою недопущення повторення подібних випадків у майбутньому.
Інспектор з кадрів І.В. Савченко
16 травня 2024 року
Цей документ є зразком оформлення Доповідної записки про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок. У ньому міститься інформація про виявлені порушення у веденні обліку, зокрема відсутність реєстрації прийнятих від працівників трудових книжок. Наведено перелік працівників, трудові книжки яких не були обліковані, із зазначенням їх прізвищ, посад, номерів наказів про прийняття на роботу та реквізитів трудових книжок. Також вказано причину порушення, відповідне законодавче регулювання та вимога вжити заходів для виправлення ситуації.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Шановному начальнику,
Надаю вам доповідну записку щодо трудових книжок, які необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Згідно з чинним законодавством України, кожен працівник має право на трудову книжку, яка підтверджує його трудову діяльність.
Згідно зі статтею ____________ (номер статті) Закону України “Про трудові відносини” від “дата прийняття” року, роботодавець зобов’язаний приймати трудові книжки від працівників при їх працевлаштуванні та вести облік їх руху.
Проте, за аналізом наявної документації було виявлено, що наступні працівники були прийняті на роботу, а їх трудові книжки не були внесені до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них:
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника Дата прийняття на роботу: ____________ (дата) Посада: ____________ (посада) Причина необліку: ____________ (наприклад, трудова книжка була втрачена і не представлена)
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника Дата прийняття на роботу: ____________ (дата) Посада: ____________ (посада) Причина необліку: ____________ (наприклад, трудова книжка не була представлена працівником)
Відповідно до цього, рекомендую вжити заходів для внесення відповідних записів у Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них та відновлення правильного обліку трудових книжок зазначених працівників.
З повагою, _______________ (підпис) _______________ (прізвище, ім’я) _______________ (посада) _______________ (дата)
Доповідна записка про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них про трудові книжки, що прийняті від працівників при працевлаштуванні
[Місто], [Дата]
Ця Доповідна записка складена цього [число] [місяць] [рік] року [ПІБ], [посада], з метою поінформувати [ПІБ керівника], [посада], про наявність трудових книжок, необлікованих у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Під час проведення [вкажіть причину, наприклад, інвентаризації, перевірки], було виявлено, що:
- У відділі кадрів знаходяться [кількість] трудових книжок, які не були обліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
- Ці трудові книжки були прийняті від працівників при працевлаштуванні до [назва підприємства] у період з [дата] по [дата].
- До цих трудових книжок не було оформлено вкладишів.
Внаслідок вищезазначеного:
- Неможливо встановити трудовий стаж власників цих трудових книжок.
- Існує ризик втрати або пошкодження цих трудових книжок.
З метою усунення вищезазначених порушень, пропонується:
- Провести інвентаризацію всіх трудових книжок, які знаходяться у відділі кадрів.
- Оформити вкладиші до трудових книжок, які не мають їх.
- Завести до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них інформацію про всі трудові книжки, які знаходяться у відділі кадрів.
- Розробити та впровадити інструкцію з ведення Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Додаток:
- Перелік трудових книжок, необлікованих у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (додається).
[ПІБ]
[Посада]
[Підпис]
Примітки:
- У дужках вказано, що потрібно замінити на актуальну інформацію.
- Доповідна записка складається у двох екземплярах: один для керівника, один для автора.
- До Доповідної записки додається перелік трудових книжок, необлікованих у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Доповідна записка про трудові книжки, необліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них про трудові книжки, що прийняті від працівників при працевлаштуванні
Місто, дата
Мене, [ім’я та прізвище], керівник [назва підприємства або організації], підтверджую, що у нас на підприємстві або організації є трудові книжки, що не були обліковані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Ці трудові книжки були отримані від працівників при працевлаштуванні, але не були зареєстровані у відповідній книзі.
Перелік трудових книжок, що не були обліковані, становить:
- Трудові книжки № [номер книжки] від [дата видачі] року, видані [підрозділом або організацією];
- Трудові книжки № [номер книжки] від [дата видачі] року, видані [підрозділом або організацією];
- Трудові книжки № [номер книжки] від [дата видачі] року, видані [підрозділом або організацією].
Я підтверджую, що ці трудові книжки були отримані від працівників при працевлаштуванні, але не були зареєстровані у відповідній книзі.
Я підтверджую, що ці трудові книжки є офіційними документами, що підтверджують трудову діяльність працівників.
Я підтверджую, що ці трудові книжки повинні бути зареєстровані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Я підтверджую, що я беру на себе відповідальність за облік та зберігання цих трудових книжок.
Мій підпис: [ім’я та прізвище]
Дати: [дата]
Місце: [місце]
Згідно з Законом України “Про трудову діяльність” та Законом України “Про державне регулювання у сфері праці”, я підтверджую, що ці трудові книжки повинні бути зареєстровані у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Мій підпис: [ім’я та прізвище]
Дати: [дата]
Місце: [місце]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
