Доповідна записка про потребу встановити суміщення посад – це внутрішній документ організації, який відіграє crucial роль у процесі оптимізації трудових ресурсів та підвищення ефективності роботи підприємства. Цей документ є своєрідним містком між керівниками середньої ланки та вищим керівництвом, дозволяючи донести інформацію про необхідність змін у розподілі обов’язків між працівниками.
У сучасних реаліях українського бізнесу, особливо в умовах економічної нестабільності та воєнного стану, питання ефективного використання людських ресурсів набуває особливої гостроти. Доповідна записка про потребу встановити суміщення посад стає інструментом, який дозволяє оперативно реагувати на зміни в кадровому складі та робочому навантаженні.
Існує кілька видів доповідних записок залежно від ситуації та мети їх складання. Вони можуть бути інформаційними, звітними або ініціативними. У випадку з встановленням суміщення посад, як правило, мова йде про ініціативну доповідну записку, яка має на меті не просто проінформувати керівництво про ситуацію, але й запропонувати конкретне рішення.
Основна мета цього документа – обґрунтувати необхідність встановлення суміщення посад, пояснити, чому це рішення є оптимальним у даній ситуації, та окреслити потенційні переваги такого кроку для організації. Доповідна записка повинна містити чіткий аналіз поточної ситуації, виклад проблеми, яку планується вирішити шляхом суміщення посад, та конкретні пропозиції щодо реалізації цього рішення.
Складання доповідної записки про потребу встановити суміщення посад зазвичай відбувається в ситуаціях, коли виникає необхідність оптимізувати роботу відділу або підрозділу. Це може бути пов’язано з різними факторами: скорочення штату, тимчасова відсутність працівника (наприклад, через хворобу або відпустку), необхідність виконання додаткового обсягу робіт без залучення нових співробітників, або ж прагнення підвищити ефективність використання робочого часу наявних працівників.
Важливо розуміти, що доповідна записка – це не просто формальність. Це документ, який може мати серйозні наслідки для організації роботи підприємства та окремих працівників. Тому до його складання слід підходити з усією відповідальністю, враховуючи як інтереси організації, так і права та можливості працівників.
Сторонами в процесі створення та розгляду доповідної записки виступають: автор документа (як правило, це керівник структурного підрозділу або інша уповноважена особа), адресат (зазвичай це вище керівництво організації) та працівник або працівники, яких стосується пропозиція про встановлення суміщення посад. Хоча працівники не є безпосередніми учасниками створення документа, їх інтереси та можливості обов’язково повинні бути враховані при його складанні.
Щодо вимог до оформлення доповідної записки, то вони можуть варіюватися залежно від внутрішніх правил організації. Однак, загалом, документ повинен містити певні обов’язкові елементи: назву виду документа (“Доповідна записка”), дату складання, адресата (посада та ПІБ керівника, якому адресовано документ), назву структурного підрозділу та посаду автора документа, його ПІБ, заголовок до тексту (наприклад, “Про необхідність встановлення суміщення посад”), текст документа, підпис автора.
Процес складання доповідної записки про потребу встановити суміщення посад вимагає ретельного аналізу ситуації та підготовки аргументованого обґрунтування. Автор документа повинен чітко викласти причини, які зумовлюють необхідність встановлення суміщення посад, описати поточний розподіл обов’язків та пояснити, як зміниться ситуація після впровадження запропонованих змін.
У тексті доповідної записки важливо зазначити, які саме посади пропонується сумістити, в якому обсязі планується встановити суміщення (наприклад, на 0,5 ставки), які конкретно обов’язки будуть додані до функціоналу працівника. Також необхідно вказати пропонований розмір доплати за суміщення посад та обґрунтувати цю суму.
Особливу увагу слід приділити аналізу потенційних ризиків та переваг від встановлення суміщення посад. Автор доповідної записки повинен продемонструвати, що запропоноване рішення є оптимальним з точки зору ефективності роботи підрозділу та організації в цілому.
Важливо пам’ятати, що доповідна записка – це не лише формальний документ, але й інструмент комунікації всередині організації. Тому її текст повинен бути чітким, лаконічним та переконливим. Аргументи мають бути підкріплені фактами та, за можливості, конкретними цифрами.
У підсумку, доповідна записка про потребу встановити суміщення посад є важливим управлінським інструментом, який дозволяє оперативно реагувати на зміни в кадровій ситуації та оптимізувати роботу організації. Правильно складений документ може стати каталізатором позитивних змін, сприяючи підвищенню ефективності використання трудових ресурсів та загальної продуктивності праці.
Приклади
[Назва підприємства/установи/організації]
Доповідна записка
[Дата]
[Місце складання]
[Посада, ПІБ керівника, якому адресовано документ]
Про необхідність встановлення суміщення посад
Шановний [ім’я та по батькові керівника]!
У зв’язку з оптимізацією робочих процесів у [назва відділу/підрозділу] та з метою підвищення ефективності використання трудових ресурсів, керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України та Постановою Кабінету Міністрів України від 30.06.2021 № 917 “Деякі питання оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери”, вважаю за необхідне встановити суміщення посад для [посада та ПІБ працівника].
На даний момент у нашому відділі виникла ситуація [опис поточної ситуації, наприклад: “тимчасова відсутність спеціаліста з маркетингу у зв’язку з довготривалою хворобою”]. Це призвело до перерозподілу обов’язків між наявними співробітниками та збільшення навантаження на відділ в цілому.
Пропоную встановити суміщення посад [назва основної посади] та [назва посади, яка суміщається] для [ПІБ працівника]. Обґрунтування вибору даного працівника: [вказати кваліфікацію, досвід, навички працівника, які дозволяють йому виконувати додаткові обов’язки].
У рамках суміщення посад пропонується покласти на [ПІБ працівника] наступні додаткові обов’язки:
1. [Опис обов’язку]
2. [Опис обов’язку]
3. [Опис обов’язку]
Орієнтовний обсяг додаткової роботи складає [вказати відсоток або частку ставки, наприклад “0,5 ставки”].
За виконання додаткових обов’язків пропонується встановити доплату у розмірі [сума] грн на місяць, що складає [відсоток] від посадового окладу працівника. Розмір доплати обґрунтовується [вказати обґрунтування, наприклад: “обсягом додаткової роботи та рівнем складності нових обов’язків”].
Очікувані результати від встановлення суміщення посад:
– Забезпечення безперервності робочого процесу у відділі
– Економія фонду заробітної плати за рахунок відсутності необхідності найму додаткового працівника
– Підвищення ефективності використання робочого часу
– Розширення професійних компетенцій працівника
Пропоную встановити суміщення посад з [дата] на період [вказати термін, наприклад: “до повернення основного працівника” або конкретну дату].
Прошу розглянути дану пропозицію та, у разі згоди, надати вказівки відділу кадрів щодо підготовки відповідного наказу про встановлення суміщення посад.
З повагою,
[Посада автора документа] [Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
ТОВ “Прогрес”
Доповідна записка
15.08.2024
м. Київ
Генеральному директору
Петренку П.П.
Про необхідність встановлення суміщення посад
Шановний Петре Петровичу!
У зв’язку з оптимізацією робочих процесів у відділі маркетингу та з метою підвищення ефективності використання трудових ресурсів, керуючись статтею 105 Кодексу законів про працю України та Постановою Кабінету Міністрів України від 30.06.2021 № 917 “Деякі питання оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери”, вважаю за необхідне встановити суміщення посад для провідного спеціаліста з реклами Іваненко Івана Івановича.
На даний момент у нашому відділі виникла ситуація тимчасової відсутності спеціаліста з маркетингу Сидоренко С.С. у зв’язку з довготривалою хворобою. Це призвело до перерозподілу обов’язків між наявними співробітниками та збільшення навантаження на відділ в цілому.
Пропоную встановити суміщення посад провідного спеціаліста з реклами та спеціаліста з маркетингу для Іваненко І.І. Обґрунтування вибору даного працівника: Іваненко І.І. має вищу освіту в сфері маркетингу, 5 років досвіду роботи в рекламі та маркетингу, володіє необхідними навичками для виконання обов’язків спеціаліста з маркетингу.
У рамках суміщення посад пропонується покласти на Іваненко І.І. наступні додаткові обов’язки:
1. Проведення маркетингових досліджень
2. Аналіз ефективності маркетингових кампаній
3. Розробка маркетингової стратегії підприємства
Орієнтовний обсяг додаткової роботи складає 0,5 ставки.
За виконання додаткових обов’язків пропонується встановити доплату у розмірі 8000 грн на місяць, що складає 40% від посадового окладу працівника. Розмір доплати обґрунтовується обсягом додаткової роботи та рівнем складності нових обов’язків.
Очікувані результати від встановлення суміщення посад:
– Забезпечення безперервності робочого процесу у відділі
– Економія фонду заробітної плати за рахунок відсутності необхідності найму додаткового працівника
– Підвищення ефективності використання робочого часу
– Розширення професійних компетенцій працівника
Пропоную встановити суміщення посад з 01.09.2024 на період до повернення Сидоренко С.С. на роботу.
Прошу розглянути дану пропозицію та, у разі згоди, надати вказівки відділу кадрів щодо підготовки відповідного наказу про встановлення суміщення посад.
З повагою,
Начальник відділу маркетингу [Підпис] Коваленко К.К.
Доповідна записка складається для обґрунтування потреби встановити суміщення посад на підприємстві, в установі або організації. Цей документ адресовано керівнику підприємства та має містити чіткі аргументи щодо необхідності таких змін.
У першому абзаці записки зазначається підстава для складання документа. Наприклад, “У зв’язку з воєнним станом та необхідністю оптимізації роботи підприємства, виникла потреба у встановленні суміщення посад для забезпечення безперервного виконання виробничих завдань”.
Далі у документі описується конкретна ситуація, що спонукала до прийняття такого рішення. Наприклад, “Через тимчасову відсутність працівників, викликану мобілізацією, відпустками без збереження заробітної плати або звільненням, деякі функції не можуть бути виконані в повному обсязі. Для збереження ефективності роботи пропонується покласти додаткові обов’язки на працівників, які залишилися, шляхом встановлення суміщення посад”.
У наступному абзаці потрібно описати конкретні посади та працівників, для яких пропонується суміщення, а також обґрунтувати можливість виконання ними додаткових обов’язків. Наприклад, “Пропонується, щоб головний бухгалтер, Іваненко Олена Петрівна, суміщувала свої обов’язки з обов’язками фінансового аналітика, оскільки вона має відповідну кваліфікацію та досвід роботи. Це забезпечить безперервність фінансового контролю та аналізу в умовах нестачі персоналу”.
У доповідній записці також слід зазначити правові підстави для встановлення суміщення посад, посилаючись на статтю 105 Кодексу законів про працю України, яка регулює порядок встановлення та оплати за суміщення. Наприклад, “Відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України, суміщення посад передбачає виконання додаткових обов’язків з оплатою, що встановлюється за погодженням сторін”.
На завершення доповідної записки робиться висновок і вноситься пропозиція щодо ухвалення рішення. Наприклад, “Зважаючи на зазначені обставини, пропоную ухвалити рішення про встановлення суміщення посад для забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах воєнного стану”.
Доповідна записка завершується підписом особи, яка її склала, із зазначенням посади, дати складання та передається на розгляд керівництву.
Таким чином, доповідна записка є офіційним документом, що обґрунтовує необхідність встановлення суміщення посад на підприємстві і пропонує рішення, яке відповідає нормам трудового законодавства України.
Шаблон доповідної записки про потребу встановити суміщення посад
[Назва організації][Адреса організації]
[Дата]
На ім’я: [Посада керівника]
Від: [Прізвище, ім’я, по батькові працівника][Посада працівника]
Доповідна запискапро потребу встановлення суміщення посад
Прошу розглянути можливість тимчасового встановлення суміщення посад для працівників [перелік посад або структурних підрозділів] у зв’язку з [об’єктивні причини, наприклад: збільшення обсягу роботи, тимчасова відсутність працівників внаслідок хвороби, відпустки, мобілізації].
Обґрунтування:
- [Детальний опис ситуації, що склалася в організації, та об’єктивних причин, які викликали потребу у встановленні суміщення посад].
- [Аналіз наслідків, які можуть виникнути у разі відсутності додаткових працівників або невиконання додаткових обов’язків].
- [Розрахунок додаткового навантаження на працівників, які виконуватимуть суміщені посади].
Пропоновані заходи:
- [Перелік посад, які пропонується суміщати].
- [Розподіл додаткових обов’язків між працівниками].
- [Розмір доплати за виконання додаткової роботи].
- [Строк, на який пропонується встановити суміщення посад].
Вважаю, що встановлення суміщення посад є необхідним заходом для забезпечення безперебійної роботи [назва організації] у поточних умовах.
Прошу розглянути дану доповідну записку та прийняти відповідне рішення.
[Підпис][Прізвище, ім’я, по батькові][Посада]
Нормативно-правова база:
- Кодекс законів про працю України
- Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
- Інші нормативно-правові акти, що регулюють трудові відносини
Приклад заповнення:
Доповідна запискапро потребу встановити суміщення посад
Прошу розглянути можливість тимчасового встановлення суміщення посад для працівників бухгалтерії у зв’язку із збільшенням обсягу роботи внаслідок запровадження нових форм звітності.
Обґрунтування:
Запровадження нових форм звітності призвело до значного збільшення обсягу роботи бухгалтерії. Для своєчасного та якісного виконання всіх необхідних розрахунків та складання звітності існуючої кількості працівників недостатньо.
Пропоновані заходи:
Пропоную тимчасово сумістити посади головного бухгалтера та бухгалтера-касира. Головний бухгалтер буде виконувати свої основні обов’язки, а також частину обов’язків бухгалтера-касира.
Розмір доплати за виконання додаткової роботи пропоную встановити у розмірі 30% від посадового окладу головного бухгалтера.
Строк, на який пропонується встановити суміщення посад – 3 місяці.
Важливо:
- Обґрунтування: Чітко поясніть, чому саме у вашому випадку необхідно вводити суміщення посад.
- Пропозиції: Детально опишіть, які саме посади пропонується суміщати, як буде розподілено робоче навантаження та який розмір доплати передбачається.
- Нормативно-правова база: Посилання на відповідні закони додасть вашій доповідній записці ваги.
Ось шаблон Доповідної записки про потребу встановити суміщення посад з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:
Доповідна записка про потребу встановити суміщення посад
Дата складення: [дата складення записки]
[Прізвище та ім’я працівника], [назва посади], [назва підприємства або організації]
Мета записки: визначити потребу встановити суміщення посад для забезпечення нормального функціонування [назва підприємства або організації] під час воєнного стану.
Згідно з Законом України “Про працю” та Законом України “Про особливий період”, під час воєнного стану роботодавець має право встановлювати суміщення посад для забезпечення нормального функціонування підприємства або організації.
У зв’язку з цим, [назва підприємства або організації] вирішила визначити потребу встановити суміщення посад для [прізвище та ім’я працівника] на посаді [назва посади] з наступними обов’язками:
– виконувати задачі, покладені на нього керівником або іншим уповноваженим особам;
– виконувати обов’язки на сумісній посаді [назва сумісної посади];
– виконувати інші обов’язки, що випливають з положення про посаду.
Суміщення посад буде здійснюватися на період [тривалість періоду суміщення посад] з [дати початку суміщення посад] по [дати закінчення суміщення посад].
Потрібність суміщення посад обумовлена [указати причини, наприклад, зменшенням чисельності персоналу, збільшенням обсягу робіт тощо].
Встановлення суміщення посад дозволить [назва підприємства або організації] забезпечити нормальне функціонування та виконувати свої обов’язки перед клієнтами та партнерами.
Дата підписання: [дата підписання записки]
Підпис працівника: [підпис працівника]
Підпис керівника: [підпис керівника]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
