⋙ Доповідна записка про потребу скасувати суміщення посад

Доповідна записка про потребу скасувати суміщення посад є важливим внутрішнім документом в організаційній структурі підприємства, який відіграє ключову роль у процесі прийняття управлінських рішень. Цей документ є своєрідним містком між рядовими працівниками та керівництвом, дозволяючи донести інформацію про необхідність змін у організації праці безпосередньо до осіб, які приймають рішення. Доповідна записка в цьому контексті виступає як ініціативний документ, що може стати початком процесу реорганізації робочих процесів та оптимізації використання трудових ресурсів.

Сутність доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад полягає в тому, що вона містить обґрунтовану пропозицію щодо припинення практики виконання одним працівником обов’язків за кількома посадами одночасно. Ця пропозиція базується на аналізі поточної ситуації, виявленні проблем, які виникають через суміщення посад, та прогнозі потенційних вигод від його скасування. Доповідна записка може стосуватися як окремого працівника, так і цілої групи співробітників, залежно від масштабу проблеми та специфіки організації праці на підприємстві.

Необхідність складання такої доповідної записки може виникнути з різних причин. Це може бути зниження якості виконання робіт через надмірне навантаження на працівника, який суміщає посади. Або ж, навпаки, виявлення неефективності такого суміщення, коли обсяг роботи за суміщуваною посадою виявляється недостатнім для повної зайнятості. Іноді потреба у скасуванні суміщення виникає через зміни в організаційній структурі підприємства, коли з’являється можливість розподілити обов’язки між іншими працівниками або створити нову штатну одиницю.

Складання доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад вимагає від автора глибокого розуміння робочих процесів, аналітичних здібностей та вміння чітко аргументувати свою позицію. Зазвичай, ініціатором створення такого документа виступає безпосередній керівник підрозділу, в якому працює співробітник, що суміщає посади. Однак, в деяких випадках, особливо коли мова йде про великі організаційні зміни, доповідну записку може складати керівник вищого рівня або фахівець з управління персоналом.

Структура доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад має відповідати загальним вимогам до оформлення внутрішніх документів підприємства. Вона повинна містити шапку з назвою документа, вказівкою на адресата (зазвичай це керівник підприємства або його заступник з відповідного напрямку), дату складання. Основна частина документа починається з викладу фактів, які обґрунтовують необхідність скасування суміщення посад. Тут важливо навести конкретні приклади, статистичні дані, результати спостережень, які підтверджують неефективність чи проблемність поточної ситуації.

Далі в доповідній записці має бути представлений аналіз можливих наслідків скасування суміщення посад. Це може включати прогноз щодо підвищення якості роботи, зменшення ризиків помилок, покращення морально-психологічного клімату в колективі тощо. Важливо також розглянути потенційні ризики та способи їх мінімізації. Наприклад, якщо скасування суміщення призведе до необхідності найму нового працівника, слід вказати на можливі витрати та шляхи їх оптимізації.

Завершується доповідна записка конкретними пропозиціями щодо подальших дій. Це може бути рекомендація видати наказ про скасування суміщення посад, внести зміни до штатного розпису, розпочати пошук нового працівника тощо. Важливо, щоб ці пропозиції були реалістичними та враховували специфіку діяльності підприємства.

Особливу увагу при складанні доповідної записки слід приділити її аргументованості та об’єктивності. Автор документа повинен уникати емоційних оцінок та суб’єктивних суджень, натомість спираючись на факти та логічні висновки. Це особливо важливо, оскільки доповідна записка може стати підставою для прийняття серйозних управлінських рішень, які вплинуть на долю конкретних працівників та функціонування цілих підрозділів.

Варто зазначити, що доповідна записка про потребу скасувати суміщення посад не є юридично зобов’язуючим документом. Вона лише ініціює процес розгляду питання керівництвом підприємства. Остаточне рішення приймається на основі комплексного аналізу ситуації, з урахуванням не лише аргументів, наведених у доповідній записці, але й інших факторів, таких як фінансові можливості підприємства, стратегічні плани розвитку, вимоги трудового законодавства тощо.

Підсумовуючи, можна сказати, що доповідна записка про потребу скасувати суміщення посад є важливим інструментом управління персоналом та організації праці на підприємстві. Вона дозволяє ініціювати необхідні зміни, базуючись на глибокому аналізі ситуації та обґрунтованих пропозиціях. Правильно складена доповідна записка може стати каталізатором позитивних змін, які призведуть до підвищення ефективності роботи як окремих працівників, так і підприємства в цілому.

Приклади

Директору ТОВ “Світанок”
Василенку В.В.
начальника відділу кадрів
Петренко О.М.

Доповідна записка

Про потребу скасувати суміщення посад

Шановний Вікторе Васильовичу!

Звертаюся до Вас з пропозицією розглянути питання про скасування суміщення посад для інженера відділу технічного контролю Коваленка Петра Івановича, який з 01.03.2023 виконує додаткові обов’язки економіста планового відділу.

На підставі аналізу ефективності роботи відділу технічного контролю за останні 6 місяців було виявлено низку проблем, пов’язаних із суміщенням посад:

1. Зниження якості виконання основних обов’язків інженера відділу технічного контролю. За період з 01.03.2023 по 01.09.2023 кількість виявлених помилок у технічній документації зросла на 15% порівняно з аналогічним періодом минулого року.

2. Збільшення кількості понаднормових годин роботи Коваленка П.І. В середньому, він працює на 2 години довше встановленого робочого дня, що може призвести до професійного вигорання та порушення вимог трудового законодавства щодо тривалості робочого часу.

3. Затримки у виконанні завдань планового відділу. Через надмірне навантаження Коваленко П.І. не завжди встигає вчасно надавати необхідні економічні розрахунки, що впливає на ефективність планування виробничих процесів.

Враховуючи вищезазначене, а також керуючись статтями 32 та 105 Кодексу законів про працю України, пропоную:

1. Скасувати суміщення посад для Коваленка П.І. з 01.11.2023.

2. Розглянути можливість введення до штатного розпису додаткової посади економіста планового відділу.

3. Доручити плановому відділу провести аналіз фінансових наслідків запропонованих змін та надати відповідні розрахунки.

Прошу розглянути дану пропозицію та прийняти відповідне рішення.

З повагою,
Начальник відділу кадрів ___________ Петренко О.М.
(підпис)
01.10.2023

Цей шаблон доповідної записки створено з урахуванням вимог до оформлення внутрішніх документів підприємства та положень трудового законодавства України.

При складанні доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад важливо враховувати наступні аспекти:

1. Чітко вказати, кого стосується пропозиція про скасування суміщення посад, яку саме посаду ця особа суміщає і з якого часу.

2. Навести конкретні факти та статистичні дані, які обґрунтовують необхідність скасування суміщення посад. Це можуть бути показники ефективності роботи, дані про якість виконання завдань, інформація про порушення трудової дисципліни тощо.

3. Проаналізувати можливі наслідки скасування суміщення посад, включаючи потенційні ризики та способи їх мінімізації.

4. Надати конкретні пропозиції щодо подальших дій, включаючи рекомендовану дату скасування суміщення та пропозиції щодо реорганізації роботи відповідних підрозділів.

5. Посилатися на відповідні норми трудового законодавства. У даному випадку це статті 32 та 105 Кодексу законів про працю України, які регулюють питання зміни істотних умов праці та оплати праці при суміщенні професій (посад).

При адаптації цього шаблону до конкретної ситуації важливо враховувати специфіку діяльності підприємства, особливості організації праці в конкретному підрозділі та індивідуальні обставини працівника, щодо якого пропонується скасувати суміщення посад.

Ось шаблон Доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад з прикладами заповнення та вказівками на відповідні закони України. Цей шаблон створено з урахуванням типових вимог до оформлення внутрішніх документів підприємства та особливостей трудового законодавства України.

У шаблоні передбачено основні елементи, необхідні для правильного оформлення доповідної записки:

1. Адресат (керівник підприємства)
2. Автор документа (посада та ПІБ)
3. Назва документа
4. Заголовок до тексту документа
5. Основний текст, який включає:
– Звернення до керівника
– Опис поточної ситуації
– Аналіз проблем, пов’язаних із суміщенням посад
– Пропозиції щодо вирішення ситуації
6. Підпис автора документа
7. Дата складання

У тексті доповідної записки наведено конкретні приклади проблем, які можуть виникнути через суміщення посад: зниження якості роботи, збільшення кількості понаднормових годин, затримки у виконанні завдань. Ці приклади можна адаптувати відповідно до реальної ситуації на підприємстві.

Важливим елементом є посилання на відповідні статті Кодексу законів про працю України, зокрема статтю 32 щодо зміни істотних умов праці та статтю 105 щодо оплати праці при суміщенні професій (посад).

Пропозиції, викладені в доповідній записці, включають не лише скасування суміщення посад, але й рекомендації щодо подальших дій: введення нової штатної одиниці та проведення фінансового аналізу наслідків запропонованих змін.

Після шаблону додано пояснення щодо ключових аспектів, які слід враховувати при складанні доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад. Ці рекомендації допоможуть адаптувати шаблон до конкретної ситуації на підприємстві.

Цей шаблон можна використовувати як основу для складання доповідної записки, адаптуючи його відповідно до специфіки конкретного підприємства та ситуації. Важливо, щоб документ містив чітке обґрунтування необхідності скасування суміщення посад та конкретні пропозиції щодо подальших дій.

Доповідна записка

Прошу розглянути питання скасування суміщення посад [назва першої посади] та [назва другої посади] для працівника [ПІБ працівника] у зв’язку з необхідністю дотримання трудового законодавства України. Відповідно до статті 32 Кодексу законів про працю України, зміна істотних умов праці, зокрема зміна режиму роботи, умов оплати праці, вимагає повідомлення працівника за два місяці. Додаткове навантаження, яке виникає через суміщення посад, може негативно вплинути на якість виконуваних обов’язків та стан здоров’я працівника. Також відповідно до статті 105 КЗпП України, за виконання обов’язків іншої посади передбачена додаткова оплата, що не завжди може бути реалізовано на практиці через обмеження бюджету підприємства.

На підставі вищезазначеного, а також враховуючи необхідність забезпечення належного виконання службових обов’язків за кожною з посад, вважаю за доцільне скасувати суміщення посад для працівника [ПІБ працівника].

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

З повагою,

[ПІБ керівника]
[Посада керівника]
[Дата]

Шаблон доповідної записки про потребу скасування суміщення посад

[Назва підприємства]

ДОВІДНА ЗАПИСКА

[Дата]

Про потребу скасування суміщення посад

Директору [Назва підприємства] [Прізвище, ім’я, по батькові]

[Прізвище, ім’я, по батькові працівника, який складає доповідну], [посада] повідомляю про необхідність скасування суміщення посад для [Прізвище, ім’я, по батькові працівника, чиє суміщення скасовується], який виконує додатково обов’язки [посада, за якою виконувалося суміщення].

[Обґрунтування необхідності скасування суміщення, наприклад: збільшення обсягу основної роботи, погіршення якості виконання завдань, порушення трудового законодавства тощо].

Згідно зі статтею 32 Кодексу законів про працю України, роботодавець має право змінити істотні умови праці, в тому числі і скасувати суміщення посад, попередньо повідомивши про це працівника не пізніше ніж за два місяці.

Прошу розглянути можливість скасування суміщення посад для [Прізвище, ім’я, по батькові працівника, чиє суміщення скасовується] та видати відповідний наказ.

[Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада]

Приклад заповнення:

ДОВІДНА ЗАПИСКА

01.04.2024

Про потребу скасування суміщення посад

Директору ТОВ “Компанія” Петренку Івану Петровичу

Я, головний бухгалтер Сидоренко Марія Іванівна, повідомляю про необхідність скасування суміщення посад для інженера Петренка Івана Петровича, який виконує додатково обов’язки інженера-конструктора.

В зв’язку зі збільшенням обсягу бухгалтерської роботи та необхідністю забезпечення її своєчасної та якісної виконання, прошу розглянути можливість скасування суміщення посад для Петренка І.П.

Прошу розглянути можливість скасування суміщення посад для Петренка Івана Петровича та видати відповідний наказ.

[Підпис] Сидоренко Марія Іванівна Головний бухгалтер

Важливо:

Обґрунтування: Чітко вкажіть причини, через які необхідно скасувати суміщення.
Посилання на закон: Зверніть увагу на відповідну статтю КЗпП.
Попередження: Нагадайте про необхідність попередження працівника про зміну істотних умов праці.

Зверніть увагу: Цей шаблон є зразком і може бути адаптований під конкретні потреби підприємства. Рекомендується проконсультуватися з юристом для уточнення деталей.

Додаткові рекомендації:

До доповідної записки можна додати додаткові документи, які підтверджують необхідність скасування суміщення (наприклад, аналіз виконання завдань, статистичні дані).
Після розгляду доповідної записки директор видає наказ про скасування суміщення.

Ось шаблон Доповідної записки про потребу скасувати суміщення посад, з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Доповідна записка про потребу скасувати суміщення посад

Установа [назва підприємства/організації]

Дата [дата складення записки]

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові керівника],

Мета цієї доповідної записки – довести потребу скасувати суміщення посад для наступних працівників:

* [прізвище, ім’я, по батькові працівника] – посада [назва посади], яка суміщувалася з посадою [назва іншої посади];
* [прізвище, ім’я, по батькові працівника] – посада [назва посади], яка суміщувалася з посадою [назва іншої посади].

Скасування суміщення посад є необхідним у зв’язку з оптимізацією структури підприємства/організації, поліпшенням ефективності роботи та збільшенням продуктивності.

Суміщення посад може призвести до надмірної навантаженості працівників, що може негативно вплинути на якість їхньої роботи. Крім того, суміщення посад може призвести до конфлікту інтересів та порушення принципу розподілу обов’язків.

Скасування суміщення посад дозволить покращити організацію праці, збільшити відповідальність працівників за свої обов’язки та поліпшити загальну ефективність роботи підприємства/організації.

У зв’язку з цим, пропонується скасувати суміщення посад для зазначених працівників.

Приклад заповнення:

У разі затвердження цієї доповідної записки, пропонується скасувати суміщення посад з [дата скасування].

М.П.

[Дата підписання]

[ПІБ особи, яка підписала записку]