⋙ Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів

Цей документ має важливе значення для забезпечення повноти та актуальності номенклатури справ, яка є основоположним регламентуючим документом для організації кадрового діловодства на підприємстві.

Доповідна записка у даному випадку є службовим документом, який складається з метою поінформувати керівництво про виникнення необхідності внесення змін до чинної номенклатури справ відділу кадрів. Як правило, така необхідність може виникнути у зв’язку з появою нового виду документів, які раніше не були передбачені в номенклатурі, або ж у разі зміни строків зберігання певних категорій справ.

Зокрема, у відділі кадрів можуть з’явитися нові документи, пов’язані з введенням додаткових форм кадрової звітності, появою нових видів трудових договорів чи інших угод з працівниками, запровадженням нових кадрових процедур тощо. Відповідно, для забезпечення повноти обліку та належного зберігання таких документів, виникає необхідність доповнити номенклатуру справ новими позиціями.

Крім того, зміни до номенклатури можуть бути викликані й коригуванням законодавства у сфері кадрового діловодства. Наприклад, у разі зміни строків зберігання певних категорій кадрової документації, необхідно внести відповідні корективи до номенклатури справ. Саме для оперативного відображення таких змін і складається Доповідна записка.

Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів має містити наступні основні елементи: найменування організації, назву структурного підрозділу, дату складання, адресата (керівника підприємства чи уповноважену особу), власне текст доповідної записки з обґрунтуванням необхідності внесення змін, пропозицію щодо індексу, заголовка та строку зберігання нової справи, а також підпис особи, яка склала документ.

Зміст доповідної записки має бути лаконічним, але при цьому повністю розкривати причини необхідності доповнення номенклатури справ. Важливо надати чіткі аргументи на підтвердження актуальності пропонованих змін, посилаючись, за необхідності, на нормативно-правові акти, які регулюють ведення кадрового діловодства.

Складається Доповідна записка, як правило, працівником відділу кадрів, який відповідає за ведення номенклатури справ. Це може бути як керівник цього структурного підрозділу, так і спеціально уповноважена особа. Після складання, документ обов’язково погоджується з юристом (для перевірки відповідності законодавству) та затверджується керівником підприємства чи організації.

Зважаючи на важливість Номенклатури справ відділу кадрів як основоположного регулюючого документа, Доповідна записка про необхідність її доповнення має бути ретельно підготовлена та обґрунтована. Лише за умови дотримання встановлених вимог щодо змісту, оформлення та погодження, керівництво зможе прийняти виважене управлінське рішення про внесення відповідних змін до чинної номенклатури.

Таким чином, Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до номенклатури справ відділу кадрів є важливим документом, який забезпечує актуальність та повноту цього ключового регламентуючого документа. Її складання здійснюється відповідно до встановлених правил та вимог, що гарантує ефективне управління кадровим діловодством на підприємстві.

Приклади

Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до чинної Номенклатури справ відділу кадрів

Підприємство/організація: ТОВ “Промінь” Структурний підрозділ: Відділ кадрів Дата складання: 01.03.2024

Керівнику ТОВ “Промінь” Петрову П.П.

Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, доповідаю про необхідність доповнення чинної Номенклатури справ відділу кадрів новим видом документа.

У зв’язку з введенням в дію Наказу Міністерства соціальної політики України від 14.02.2024 № 45 “Про затвердження нової форми Трудового договору”, у відділі кадрів з’явився новий вид кадрової документації – Трудові договори працівників.

Враховуючи важливість даного виду документів для обліку та зберігання кадрової інформації, пропоную доповнити Номенклатуру справ відділу кадрів наступною позицією:

Індекс справи: 04 Заголовок справи: Трудові договори працівників Строк зберігання: 75 років після припинення трудових відносин

Прошу Вашого дозволу на внесення зазначених змін до чинної Номенклатури справ відділу кадрів.

Начальник відділу кадрів І.І. Іванов

Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів:

Шановний керівник,

На виконання вимог внутрішніх процедур та з метою оптимізації діловодства відділу кадрів, пропоную додати нову справу під резервним номером до чинної номенклатури справ. Зазначена справа буде призначена для зберігання документів, пов’язаних з процесом оцінки працівників організації.

Відповідно до Закону України “Про працю” та внутрішніх положень компанії, процес оцінки працівників є важливою складовою кадрового управління. До цього часу документи, пов’язані з цим процесом, зберігалися разом з іншими кадровими документами, але відведення окремої справи дозволить зробити їх зберігання більш систематизованим та доступним.

Приклади документів, які будуть зберігатися у новій справі, включають заяви працівників на участь у процесі оцінки, анкети для оцінки компетентностей, рішення про результати оцінки, плани розвитку кадрів тощо.

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

Прошу розглянути цю пропозицію та, у випадку погодження, надати доручення відділу діловодства на внесення змін до номенклатури справ та належне оформлення нової справи.

З повагою, [Підпис] [ПІБ]

Дата: [дата]

Доповідна записка про потребу додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів

Кому: [Вказати прізвище, ім’я та по батькові керівника] Від: [Вказати прізвище, ім’я та по батькові] Посада: [Вказати посаду] Дата: [Вказати дату]

Тема: Додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів

З метою покращення діловодства та забезпечення належного зберігання документів, пропоную додати до чинної номенклатури справ відділу кадрів справу під резервним номером [Вказати резервний номер] з наступною назвою: [Вказати назву справи].

Обґрунтування:

[Описати причину, через яку до чинної номенклатури потрібно додати нову справу, наприклад, поява нового виду документів, зміна структури установи тощо].
[Вказати кількість справ, які будуть зберігатися в цій справі].
[Вказати термін зберігання документів у цій справі].
[Вказати перелік документів, які будуть зберігатися в цій справі].

Додатки:

Проект доповнень до номенклатури справ відділу кадрів (додається).

Прошу:

Розглянути дану пропозицію та дати відповідь.
У разі погодження, затвердити доповнення до номенклатури справ відділу кадрів.

[Підпис] [Прізвище, ім’я та по батькові]

Приклад заповнення:

Кому: Петренко Іван Васильович, директор департаменту кадрів Від: Сидоренко Олена Петрівна, головний спеціаліст відділу кадрів Посада: Головний спеціаліст Дата: 2024-04-17 Тема: Додати справу під резервним номером до чинної номенклатури справ відділу кадрів

Обґрунтування:

У зв’язку зі змінами в структурі установи з’явилася необхідність зберігати особові справи звільнених працівників окремо від особових справ діючих працівників.

Пропонується додати до чинної номенклатури справ відділу кадрів справу під резервним номером 03-02 з назвою “Особові справи звільнених працівників”.

В цій справі буде зберігатися 50 особових справ звільнених працівників.

Термін зберігання документів у цій справі становить 45 років.

До цієї справи будуть додаватися особові картки працівників, накази про звільнення, трудові книжки, особові листки обліку кадрів.

Додатки: