Доповідна записка про невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі протягом строку випробування – це важливий документ у сфері трудових відносин, який відіграє ключову роль у процесі оцінки нового працівника та прийняття рішення щодо продовження з ним трудових відносин. Цей документ є своєрідним підсумком спостережень за роботою працівника протягом випробувального терміну та містить обґрунтування того, чому працівник не відповідає вимогам посади чи роботи.
У контексті українського трудового законодавства, доповідна записка про невідповідність працівника набуває особливого значення, оскільки вона може стати підставою для припинення трудового договору з працівником до закінчення строку випробування. Відповідно до статті 28 Кодексу законів про працю України, якщо протягом строку випробування встановлено невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, роботодавець має право без згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) розірвати трудовий договір з працівником, письмово попередивши його про це за три дні.
Складання доповідної записки про невідповідність працівника – це не просто формальність. Це відповідальний процес, який вимагає об’єктивності, уважності та професіоналізму. Документ має містити конкретні факти та приклади, які демонструють невідповідність працівника займаній посаді. Це можуть бути випадки невиконання або неякісного виконання робочих завдань, порушення трудової дисципліни, недостатній рівень професійних знань чи навичок.
Важливо розуміти, що доповідна записка про невідповідність працівника не є остаточним рішенням про звільнення. Вона є лише підставою для розгляду питання про можливе припинення трудових відносин. Роботодавець повинен ретельно проаналізувати викладені в записці факти та прийняти виважене рішення.
Сторонами у процесі складання та розгляду доповідної записки виступають безпосередній керівник працівника, який складає документ, та вище керівництво підприємства, яке приймає рішення на підставі цієї записки. Працівник, щодо якого складено записку, також є важливою стороною цього процесу, хоча і не бере безпосередньої участі у складанні документа.
Вимоги до оформлення доповідної записки про невідповідність працівника не є строго регламентованими законодавством, але існують усталені практики її складання. Документ має містити повну інформацію про працівника, включаючи його ПІБ, посаду, дату прийняття на роботу та тривалість випробувального терміну. Важливо чітко та послідовно викласти факти, які свідчать про невідповідність працівника, уникаючи емоційних оцінок та суб’єктивних суджень.
Процес складання доповідної записки вимагає ретельного аналізу роботи працівника протягом усього випробувального терміну. Безпосередній керівник повинен вести систематичні спостереження за роботою працівника, фіксувати як позитивні, так і негативні аспекти його діяльності. При складанні записки важливо зосередитися на конкретних фактах та подіях, які демонструють невідповідність працівника вимогам посади.
Особливу увагу слід приділити формулюванням у доповідній записці. Замість загальних фраз на кшталт “працівник не справляється з роботою” краще використовувати конкретні приклади: “працівник систематично не виконує планові показники”, “допускає грубі помилки при складанні звітів” тощо. Така конкретика надає документу більшої ваги та переконливості.
У контексті сучасних трудових відносин, де компетентність та ефективність працівників стають все більш важливими, роль таких документів як доповідна записка про невідповідність працівника зростає. Вона стає інструментом не лише для прийняття рішення про можливе звільнення, але й для аналізу ефективності процесів найму та адаптації нових співробітників.
Важливо розуміти, що складання доповідної записки про невідповідність працівника – це відповідальний крок, який може мати серйозні наслідки як для працівника, так і для підприємства. Тому до цього процесу слід підходити з максимальною об’єктивністю та професіоналізмом. Правильно складена доповідна записка може стати ключовим документом у випадку виникнення трудових спорів, допомагаючи роботодавцю обґрунтувати своє рішення про припинення трудових відносин.
У світі, де трудові відносини стають все більш складними та динамічними, такі документи як доповідна записка про невідповідність працівника залишаються важливими елементами системи управління персоналом. Вони допомагають забезпечити справедливість та прозорість у прийнятті кадрових рішень, створюючи основу для конструктивного діалогу між роботодавцем та працівником навіть у складних ситуаціях завершення трудових відносин.
Приклади
[Назва підприємства, установи, організації]
Доповідна записка
про невідповідність працівника займаній посаді
або виконуваній роботі протягом строку випробування
[Дата складання]
[Посада, ПІБ керівника підприємства у давальному відмінку]
Шановний [ім’я та по батькові керівника]!
Відповідно до статті 26 Кодексу законів про працю України, при укладенні трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу.
Повідомляю Вам, що працівник [ПІБ працівника], прийнятий на посаду [назва посади] з [дата початку роботи] з випробувальним терміном [тривалість випробувального терміну], протягом строку випробування виявив невідповідність займаній посаді (виконуваній роботі).
Протягом випробувального терміну були виявлені наступні факти, що свідчать про невідповідність працівника займаній посаді (виконуваній роботі):
1. [Дата або період] – [конкретний приклад невідповідності, наприклад: “працівник не виконав планове завдання з продажу товарів, реалізувавши лише 60% від запланованого обсягу”].
2. [Дата або період] – [конкретний приклад невідповідності, наприклад: “працівник допустив грубу помилку при складанні квартального звіту, що призвело до затримки подання звітності на 3 дні”].
3. [Дата або період] – [конкретний приклад невідповідності, наприклад: “працівник продемонстрував недостатній рівень знань програмного забезпечення, необхідного для виконання посадових обов’язків, що призвело до затримки виконання проекту на 1 тиждень”].
Вищезазначені факти свідчать про те, що працівник [ПІБ] не відповідає вимогам, які висуваються до посади [назва посади], зокрема в частині [вказати конкретні вимоги, яким не відповідає працівник, наприклад: “виконання планових показників”, “якості підготовки звітної документації”, “рівня володіння необхідним програмним забезпеченням”].
Враховуючи вищевикладене та керуючись статтею 28 Кодексу законів про працю України, яка передбачає, що коли протягом строку випробування встановлено невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, власник або уповноважений ним орган протягом цього строку вправі розірвати трудовий договір, прошу розглянути питання про можливе розірвання трудового договору з працівником [ПІБ] як таким, що не пройшов випробування.
Відповідно до частини 2 статті 28 Кодексу законів про працю України, розірвання трудового договору з цих підстав може бути проведене без згоди виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника).
Додатково інформую, що згідно зі статтею 28 Кодексу законів про працю України, у разі прийняття рішення про розірвання трудового договору, працівника необхідно письмово попередити про це за три дні.
[Посада безпосереднього керівника] [Підпис] [ПІБ]
З доповідною запискою ознайомлений(а):
[Підпис працівника] [ПІБ працівника] [Дата ознайомлення]
Примітка: У разі відмови працівника від підпису про ознайомлення з доповідною запискою, складається відповідний акт у присутності не менше двох свідків.
Доповідна записка
До: [посада, ПІБ керівника підприємства/установи]
Від: [посада, ПІБ особи, яка складає доповідну записку]
Дата: [дд.мм.рррр]
Місто: [назва міста]
Цим повідомляю, що під час строку випробування з [дата початку випробувального терміну] по [дата закінчення випробувального терміну] працівник [ПІБ працівника, посада] не продемонстрував належного рівня професійних знань та навичок, необхідних для виконання посадових обов’язків, визначених його трудовим договором та посадовою інструкцією.
Відповідно до статті 28 та статті 40 Кодексу законів про працю України, під час випробувального терміну працівник має підтвердити свою відповідність займаній посаді. Проте, за результатами перевірки виконання робіт і оцінки якості виконання поставлених завдань, встановлено, що працівник не може належним чином виконувати свої обов’язки з таких причин:
1. [Опис проблеми або невідповідностей, наприклад, недостатній рівень знань, відсутність практичних навичок, порушення трудової дисципліни тощо].
2. [Інші виявлені недоліки в роботі працівника, якщо такі є].
З огляду на зазначене, пропоную розглянути питання про припинення трудового договору з працівником [ПІБ працівника] у зв’язку з його невідповідністю займаній посаді протягом строку випробування на підставі статті 28 Кодексу законів про працю України.
Прошу прийняти відповідне рішення щодо даної ситуації.
[Підпис]
[ПІБ особи, яка складає доповідну записку]
Приклад заповнення:
Доповідна записка
До: Директора ТОВ “Ромашка”, Іванова Івана Івановича
Від: Начальника відділу кадрів, Петрова Петра Петровича
Дата: 10.09.2024
Місто: Київ
Цим повідомляю, що під час строку випробування з 01.07.2024 по 01.09.2024 працівник Сидоренко Олена Василівна, менеджер з продажу, не продемонструвала належного рівня професійних знань та навичок, необхідних для виконання посадових обов’язків, визначених її трудовим договором та посадовою інструкцією.
Відповідно до статті 28 та статті 40 Кодексу законів про працю України, під час випробувального терміну працівник має підтвердити свою відповідність займаній посаді. Проте, за результатами перевірки виконання робіт і оцінки якості виконання поставлених завдань, встановлено, що працівник не може належним чином виконувати свої обов’язки з таких причин:
1. Недостатній рівень знань продукту та відсутність навичок ефективного спілкування з клієнтами.
2. Порушення трудової дисципліни, зокрема запізнення на роботу та невиконання поставлених завдань у встановлений термін.
З огляду на зазначене, пропоную розглянути питання про припинення трудового договору з працівником Сидоренко Оленою Василівною у зв’язку з її невідповідністю займаній посаді протягом строку випробування на підставі статті 28 Кодексу законів про працю України.
Прошу прийняти відповідне рішення щодо даної ситуації.
[Підпис]
Петров Петро Петрович, начальник відділу кадрів
Доповідна записка про невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі протягом строку випробування
[Дата]
[Місце розташування]
[Назва підприємства/організації]
[Ім’я працівника], зайнятий на посаді [позиція], протягом строку випробування з [дата початку випробування] по [дата кінця випробування] не відповідав вимогам до займаної посади або виконуваній роботи.
Під час строку випробування працівник не демонстрував необхідних навичок та знань для виконання професійних обов’язків, що є причиною невідповідності займаній посаді або виконуваній роботі.
Згідно з Законом України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, стаття 34, працівник може бути звільнений за ініціативою підприємства в разі невиконання професійних обов’язків.
Ми просимо вас розглядати наше прохання про невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі протягом строку випробування та прийняти рішення про подальшу діяльність працівника.
Приклади заповнення:
* [ім’я працівника] – ім’я працівника, що не відповідав вимогам до займаної посади або виконуваній роботи;
* [позиція] – посада, на якій працює працівник;
* [назва підприємства/організації] – назва підприємства/організації, де працює працівник;
* [місце розташування] – місце розташування підприємства/організації;
* [дата початку випробування] – дата початку строку випробування;
* [дата кінця випробування] – дата кінця строку випробування;
* [Дата] – дата подання доповідної записки.
Повинні бути надані докази невідповідності працівника займаній посади або виконуваній роботі протягом строку випробування.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
