У світі сучасного бізнесу та управління персоналом, чинна нормативно-правова база постійно зазнає змін та доповнень. Це вимагає від кадровиків бути завжди напоготові та вчасно реагувати на нові виклики. Саме у такому контексті з’являється необхідність у Доповідній записці кадровика про внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
Уявіть собі динамічне підприємство, яке прагне йти в ногу з часом та оптимізувати свої внутрішні процеси. Раптом у законодавстві відбуваються зміни, що стосуються регулювання робочого часу, відпусток чи дисциплінарних стягнень. Для забезпечення відповідності діяльності підприємства новим вимогам, необхідно вносити відповідні правки до ПВТР. Саме у такій ситуації на сцену виходить Доповідна записка кадровика.
Цей документ є своєрідним сигналом, який кадровик подає керівництву підприємства, повідомляючи про необхідність внесення змін до ПВТР та обґрунтовуючи цю потребу. Він виступає ініціюючим фактором для запуску процесу перегляду та оновлення внутрішніх нормативних актів, що регулюють трудові відносини на підприємстві.
Сторонами у Доповідній записці про внесення змін до ПВТР виступають, з одного боку, кадровик, який її готує та ініціює, а з іншого – керівництво підприємства, яке має розглянути цю пропозицію та прийняти відповідне рішення.
При оформленні Доповідної записки кадровик повинен дотримуватися певних вимог. Зазвичай вона складається на офіційному бланку підприємства або на звичайному аркуші паперу з відповідним заголовком. У ній зазначається адресат, яким найчастіше виступає керівник організації або його заступник з кадрових питань.
У вступній частині Доповідної записки кадровик чітко викладає суть проблеми, яка вимагає внесення змін до ПВТР. Це може бути, наприклад, набрання чинності нового законодавчого акту або необхідність узгодження внутрішніх норм із практикою, що склалася на підприємстві.
Далі у записці наводиться детальний аналіз ситуації та обґрунтування необхідності змін. Тут кадровик може посилатися на відповідні норми законодавства, вказувати на конкретні розділи чи статті ПВТР, які потребують перегляду, а також наводити аргументи, чому ці зміни є доречними та важливими для ефективного функціонування підприємства.
Наприкінці Доповідної записки кадровик може запропонувати конкретні кроки щодо внесення змін, зокрема, створення робочої групи, залучення юристів чи експертів, розробку проекту нової редакції ПВТР тощо. Також у ній може міститися проєкт наказу про внесення змін до ПВТР або призначення відповідальних осіб.
Після підготовки Доповідної записки кадровик передає її на розгляд керівництву підприємства. За результатами розгляду керівництво приймає рішення щодо необхідності внесення змін до ПВТР та визначає подальші кроки для реалізації цього процесу.
Отже, Доповідна записка кадровика про внесення змін до ПВТР є важливим документом, який дозволяє ініціювати своєчасне оновлення внутрішніх нормативних актів, що регулюють трудові відносини на підприємстві. Вона забезпечує належну взаємодію між кадровою службою та керівництвом, сприяючи прийняттю ефективних рішень та адаптації внутрішніх процедур до мінливих умов зовнішнього середовища.
Приклади
Начальнику відділу кадрів ТОВ “Енергосистеми” Петренку Андрію Олександровичу
Доповідна записка
З метою приведення Правил внутрішнього трудового розпорядку ТОВ “Енергосистеми” у відповідність до вимог Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо окремих питань трудових відносин” від 16.03.2023 № 2182-IX, пропоную внести зміни до діючих ПВТР, затверджених наказом директора від 15.11.2018 № 57-П.
Зазначеним Законом України вносяться зміни до Кодексу законів про працю України, серед яких передбачається:
- встановлення максимальної тривалості робочого тижня 48 годин на тиждень;
- визначення права працівників самостійно приймати рішення щодо формування робочого часу через запровадження надомної, дистанційної роботи, гнучкого режиму робочого часу;
- збільшення тривалості відпустки працівникам з дітьми до 18 років включно до 31 календарного дня.
У зв’язку з цим пропоную внести зміни до розділів 3 та 4 діючих ПВТР, що стосуються регулювання робочого часу та часу відпочинку, а також додати окремий розділ, який визначатиме порядок застосування гнучкого режиму робочого часу та дистанційної роботи.
Для підготовки відповідних змін до ПВТР пропоную створити робочу групу у складі заступника директора з виробництва Івана Ковальчука, начальника юридичного відділу Ольги Сидоренко, головного бухгалтера Наталії Борисенко, мене та по одному представнику від профспілкового комітету та представницького органу працівників.
Проект наказу про створення робочої групи та внесення змін до ПВТР додається.
17.04.2024 Начальник відділу кадрів Ірина Кравчук
Резолюція: Створити робочу групу у зазначеному складі. Доручити розробити зміни до ПВТР відповідно до чинного законодавства та внутрішніх потреб підприємства. Проект оновлених ПВТР подати на розгляд до 15.06.2024.
18.04.2024 Директор
Олександр Сидоренко
Інший приклад:
Директору ПрАТ “Агровиробник” Півторак Galyna Михайлівні
Доповідна записка
Відповідно до змін, внесених Законом України від 16.03.2023 № 2182-IX до Кодексу законів про працю України, виникла необхідність переглянути Правила внутрішнього трудового розпорядку ПрАТ “Агровиробник”, затверджені наказом від 20.02.2019 № 12.
Зокрема, потребують внесення змін розділи, що стосуються режиму робочого часу та порядку надання щорічних відпусток працівникам. Чинні ПВТР містять норми, які не відповідають новій редакції статей 63, 73 та 182-1 КЗпП України.
З метою своєчасного приведення внутрішніх документів підприємства у відповідність до законодавства України, пропоную створити комісію для розробки проекту нової редакції ПВТР у складі:
- Гончаренко С.І. – заступник директора з виробництва, голова комісії;
- Петренко О.П. – начальник юридичного відділу;
- Ковальчук І.В. – головний бухгалтер;
- Бондаренко В.А. – представник від профспілкового комітету;
- Ящук Н.М. – представник кадрової служби, секретар комісії.
Проект наказу про створення комісії та проект нової редакції ПВТР будуть підготовлені та подані на Ваш розгляд у найближчий час.
28.04.2024 Начальник відділу кадрів Ящук Наталія
Резолюція: Погоджуюсь зі створенням комісії у запропонованому складі. Доручити підготувати проект нової редакції ПВТР відповідно до законодавства. Термін – до 01.07.2024.
29.04.2024 Директор Галина Півторак
Доповідна записка кадровика про внесення змін до ПВТР
Шановний керівник,
Додаю до вашої уваги доповідну записку щодо внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) на підприємстві.
Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України, керівництво підприємства має право вносити зміни та доповнення до ПВТР з метою уточнення та вдосконалення умов праці.
Запропоновані зміни стосуються графіку роботи та обліку робочого часу працівників з урахуванням специфіки виробництва та поточних потреб підприємства.
Прошу розглянути та затвердити запропоновані зміни до ПВТР та вжити всіх необхідних заходів для їх впровадження.
З повагою, [ПІБ кадровика] [Дата]
Приклад заповнення: Шановний керівник,
Додаю до вашої уваги доповідну записку щодо внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) на підприємстві.
Відповідно до статті 41 Кодексу законів про працю України, керівництво підприємства має право вносити зміни та доповнення до ПВТР з метою уточнення та вдосконалення умов праці.
Запропоновані зміни стосуються режиму роботи в нічний час з урахуванням особливостей виробництва та дотримання норм трудового законодавства щодо відпочинку працівників.
Прошу розглянути та затвердити запропоновані зміни до ПВТР та вжити всіх необхідних заходів для їх впровадження.
З повагою, Іванова Ольга Михайлівна 07.05.2024
Шаблон Доповідної записки кадровика про внесення змін до ПВТР
[Дата]
[Прізвище, ім’я, по батькові] керівника
[Посада керівника]
[Найменування підприємства, установи, організації]
Від [Прізвище, ім’я, по батькові] кадровика
[Посада кадровика]
Доповідна записка
Про внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку
З метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової дисципліни, забезпечення раціонального використання робочого часу та відповідно до вимог стаття 142 Кодексу законів про працю України
ПРОПОНУЮ:
- Внести до Правил внутрішнього трудового розпорядку [найменування підприємства, установи, організації] (далі – Правила) такі зміни:
- [Описати зміни, які необхідно внести до Правил, наприклад: Додати новий пункт про порядок надання відпусток, Змінити тривалість робочого дня, тощо].
- Затвердити зміни до Правил наказом по [найменування підприємства, установи, організації].
Додаток:
- Проект змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку [найменування підприємства, установи, організації].
[Прізвище, ім’я, по батькові] кадровика
[Підпис]
[Дата]
Приклад заповнення:
- [Дата]: 2024-05-07
- [Прізвище, ім’я, по батькові] керівника: Петренко Іван Васильович
- [Посада керівника]: Директор
- [Найменування підприємства, установи, організації]: Товариство з обмеженою відповідальністю “Компанія-ЛТД”
- [Прізвище, ім’я, по батькові] кадровика: Іванова Світлана Іванівна
- [Посада кадровика]: Фахівець з кадрових питань
- [Описати зміни, які необхідно внести до Правил]: Додати новий пункт 5.1 до розділу V Правил, в якому визначити порядок надання відпусток працівникам, які працюють вахтовим методом.
Важливо: Цей шаблон є лише зразком і може потребувати доопрацювання відповідно до особливостей вашого підприємства.
Ось шаблон Доповідної записки кадровика про внесення змін до ПВТР:
Доповідна записка
Про внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку
Я, [прізвище та ім’я кадровика], кадровик [назва підприємства], повідомляю про необхідність внесення змін до Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) [назва підприємства].
Згідно з статтею 22 КЗпП України, ПВТР є обов’язковим для виконання для всіх працівників підприємства.
Внесення змін до ПВТР є необхідним у зв’язку з змінами в законодавстві України, зокрема, з прийняттям Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо покращення умов праці” від [дата прийняття].
Зміни до ПВТР передбачають уточнення порядку організації праці, дисципліни, безпеки та охорони здоров’я на виробництві, а також встановлення нових норм поведінки працівників на території підприємства.
Пропоновані зміни до ПВТР були обговорені на засіданні трудового колективу від [дата засідання] та отримали схвалення.
Прошу керівника підприємства схвалити внесення змін до ПВТР та надати наказ про введення їх в дію з [дата введення в дію].
Дата: [дата підписання]
Підпис: [підпис кадровика]
Примітка: у тексті доповідної записки повинні бути вказані конкретні дати, прізвище та ім’я кадровика, назва підприємства.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
