Додаток до посадової інструкції є важливим доповнюючим документом, який розширює, уточнює або модифікує основні положення посадової інструкції працівника. Цей документ створюється у випадках, коли виникає необхідність внести зміни до посадових обов’язків, кваліфікаційних вимог або інших аспектів роботи співробітника, але повний перегляд посадової інструкції є недоцільним або надмірним.
Основною метою створення додатку до посадової інструкції є оперативне реагування на зміни в організації праці, впровадження нових технологій, розширення функціональних обов’язків працівника або зміни у законодавстві, що регулює певну сферу діяльності. Наприклад, при впровадженні нового програмного забезпечення може виникнути потреба додати до обов’язків працівника навички роботи з конкретною програмою, або при зміні вимог до охорони праці необхідно внести додаткові пункти щодо безпеки на робочому місці.
Розробка додатку до посадової інструкції починається з ініціативи керівника структурного підрозділу або служби управління персоналом. Документ готується у співпраці з юридичним відділом, який забезпечує відповідність змін чинному законодавству. Важливо залучити до процесу розробки безпосереднього керівника працівника, оскільки саме він найкраще розуміє практичні аспекти роботи та необхідні зміни.
Структура додатку до посадової інструкції має бути чіткою та логічною. У преамбулі документа обов’язково вказуються підстави для його створення, посилання на основну посадову інструкцію та дата введення змін в дію. Далі детально описуються всі зміни та доповнення, які вносяться до основного документа. Важливо зазначити, які саме пункти основної інструкції змінюються, доповнюються або виключаються.
Особлива увага приділяється формулюванням нових положень. Вони мають бути точними, однозначними та зрозумілими для працівника. Не допускається використання розмитих формулювань або таких, що можуть трактуватися по-різному. Кожне нове положення має чітко визначати, що саме входить до обов’язків працівника, які повноваження йому надаються та яка відповідальність на нього покладається.
При складанні додатку важливо дотримуватися принципу пропорційності та розумності. Нові обов’язки або вимоги мають відповідати кваліфікації працівника, його посаді та розміру заробітної плати. Якщо зміни суттєво розширюють коло обов’язків або підвищують відповідальність, це може бути підставою для перегляду умов оплати праці.
Процедура впровадження додатку до посадової інструкції передбачає обов’язкове ознайомлення працівника зі змінами під підпис. Якщо зміни є суттєвими та змінюють істотні умови праці, працівник має бути попереджений про це не пізніше ніж за два місяці до їх введення в дію, відповідно до вимог трудового законодавства.
Документ має бути затверджений керівником організації або уповноваженою особою та погоджений з усіма необхідними службами: юридичним відділом, службою охорони праці (якщо зміни стосуються питань безпеки), профспілковим комітетом (за наявності). Після затвердження додаток стає невід’ємною частиною основної посадової інструкції та має таку ж юридичну силу.
Зберігання додатку здійснюється разом з основною посадовою інструкцією в особовій справі працівника, а також у відділі кадрів та у безпосереднього керівника. Цей документ має важливе значення при вирішенні трудових спорів, проведенні атестації працівників та визначенні відповідності працівника займаній посаді.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “НАЗВА КОМПАНІЇ”
Код ЄДРПОУ ХХХХХХХХ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ “НАЗВА КОМПАНІЇ”
__________ П.І.Б.
“___” ________ 202_ року
Додаток № ___
до посадової інструкції (назва посади)
від “___” ________ 202_ року № ___
На підставі наказу № ___ від “___” ________ 202_ року, відповідно до статей 29, 32 Кодексу законів про працю України, у зв’язку з (вказати причину: впровадженням нового програмного забезпечення / розширенням функціональних обов’язків / зміною організаційної структури тощо) вносяться наступні зміни та доповнення до посадової інструкції (назва посади):
1. Розділ “Завдання та обов’язки” доповнити наступними пунктами:
1.1. (Опис нового обов’язку, наприклад: “Забезпечувати ведення документообігу з використанням програмного забезпечення SAP Business One відповідно до затверджених регламентів та процедур компанії”)
1.2. (Опис нового обов’язку, наприклад: “Здійснювати щотижневий моніторинг та аналіз ефективності роботи в новій системі, готувати відповідні звіти для керівництва”)
2. Розділ “Права” доповнити наступними пунктами:
2.1. (Опис нового права, наприклад: “Отримувати доступ до всіх необхідних модулів програмного забезпечення SAP Business One в межах своїх посадових обов’язків”)
2.2. (Опис нового права, наприклад: “Вносити пропозиції щодо оптимізації роботи в новій системі”)
3. Розділ “Повинен знати” доповнити наступними пунктами:
3.1. (Опис нових вимог до знань, наприклад: “Функціональні можливості та порядок роботи в програмному забезпеченні SAP Business One”)
3.2. (Опис нових вимог до знань, наприклад: “Внутрішні регламенти та процедури роботи з електронним документообігом”)
4. Розділ “Відповідальність” доповнити наступними пунктами:
4.1. (Опис нової відповідальності, наприклад: “Несе відповідальність за правильність та своєчасність внесення даних до системи SAP Business One”)
4.2. (Опис нової відповідальності, наприклад: “Несе відповідальність за дотримання конфіденційності доступу до системи”)
5. Всі інші пункти посадової інструкції залишаються без змін.
6. Цей додаток є невід’ємною частиною посадової інструкції (назва посади) та вступає в дію з “___” ________ 202_ року.
ПОГОДЖЕНО:
Начальник юридичного відділу ___________ П.І.Б. ___.___.202_
(підпис)
Начальник відділу кадрів ___________ П.І.Б. ___.___.202_
(підпис)
Керівник структурного
підрозділу ___________ П.І.Б. ___.___.202_
(підпис)
З додатком до посадової
інструкції ознайомлений(а): ___________ П.І.Б. ___.___.202_
(підпис)
Додаток до посадової інструкції складається з метою уточнення або розширення переліку обов’язків, прав і відповідальності працівника, що виникли внаслідок змін у законодавстві або внутрішніх нормативних актах підприємства. Відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про оплату праці» та інших нормативних документів, посадові інструкції повинні бути актуалізовані для відповідності реальним умовам роботи.
У додатку зазначається, що зміни вносяться на підставі відповідного наказу керівника підприємства та набувають чинності з визначеної дати. Обов’язковим є посилання на підставу, через яку здійснюється доповнення до посадової інструкції, наприклад, у зв’язку зі зміною законодавства або введенням нових вимог щодо кваліфікації або функціональних обов’язків працівників.
Прикладом змісту додатку може бути включення нових обов’язків для працівника, таких як контроль за новими технологічними процесами або виконання додаткових функцій в рамках іншого проекту. Наприклад, якщо в результаті змін на підприємстві введено нове обладнання, працівник, відповідальний за технічне обслуговування, може отримати в додатку до посадової інструкції уточнення своїх обов’язків щодо контролю та обслуговування цього обладнання.
Також у додатку може бути прописано додаткову відповідальність за недотримання нових правил безпеки, які були встановлені згідно з законодавством. Наприклад, у разі змін у нормативних актах з охорони праці, працівник зобов’язаний дотримуватись нових стандартів, і за порушення цих правил може бути притягнутий до дисциплінарної або матеріальної відповідальності.
Відділу кадрів доручається ознайомити працівника з додатком до посадової інструкції під підпис, а також відобразити зміни в його особовій справі.
Шаблон Додатку до посадової інструкції
[Назва підприємства]
ДОДАТОК
до посадової інструкції працівника
[Посада працівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника]
Розділ 1. Загальні положення
1.1. Даний Додаток є невід’ємною частиною посадової інструкції працівника [посада] і визначає додаткові обов’язки, права та відповідальність працівника, пов’язані з [описати специфічні завдання, що вимагають додаткового регулювання].
1.2. Цей Додаток розроблений відповідно до вимог законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові відносини, та внутрішніх нормативних документів підприємства.
Розділ 2. Додаткові обов’язки
2.1. [Перелік додаткових обов’язків працівника, пов’язаних зі специфікою його роботи, наприклад: участь у проектах, ведення спеціальної документації, взаємодія з певними підрозділами тощо].
Розділ 3. Додаткові права
3.1. [Перелік додаткових прав працівника, необхідних для виконання додаткових обов’язків, наприклад: доступ до певних інформаційних систем, право підпису документів, право на додаткове навчання тощо].
Розділ 4. Додаткова відповідальність
4.1. [Перелік видів відповідальності працівника за невиконання або неналежне виконання додаткових обов’язків, наприклад: матеріальна відповідальність, дисциплінарна відповідальність тощо].
Розділ 5. Умови оплати праці
5.1. Оплата праці за виконання додаткових обов’язків здійснюється відповідно до [вказати систему оплати праці: тарифна сітка, посадовий оклад, премії тощо] та внутрішніх нормативних документів підприємства.
Розділ 6. Інші умови
6.1. [Вказати інші умови, які можуть бути важливими для конкретної посади, наприклад: режим роботи, необхідні знання та навички, умови забезпечення робочого місця тощо].
[Прізвище, ім’я, по батькові] керівника структурного підрозділу [Підпис] [Дата]
[Прізвище, ім’я, по батькові] працівника [Підпис] [Дата]
Приклад заповнення:
ДОДАТОК
до посадової інструкції менеджера з продажу
Петренко Івана Петровича
Розділ 1. Загальні положення
1.1. Даний Додаток є невід’ємною частиною посадової інструкції менеджера з продажу і визначає додаткові обов’язки, пов’язані з участю у міжнародних виставках.
… (далі заповнюється за аналогією)
Пояснення:
- Додаток до посадової інструкції використовується для деталізації окремих аспектів роботи працівника, які не можуть бути повністю відображені в основній посадовій інструкції.
- Зміст Додатку може варіюватися залежно від специфіки роботи працівника та вимог підприємства.
- Законодавчі норми вказуються для того, щоб підкреслити законність вимог, що пред’являються до працівника.
- Підписи керівника структурного підрозділу та працівника свідчать про ознайомлення з додатковими умовами праці.
Важливо:
- Додаток до посадової інструкції повинен бути узгоджений з основною посадовою інструкцією і не суперечити їй.
- Зміни до Додатку вносяться в тому ж порядку, що і зміни до основної посадової інструкції.
Додаток до посадової інструкції
Цей додаток до посадової інструкції є офіційним документом, який регламентує повноваження, обов’язки та відповідальність працівника в організації.
Стаття 1. Законодавчі основи
Діяльність працівника в організації регулюється законодавством України, зокрема Законом України “Про державне управління” та Законом України “Про службове становлення”.
Стаття 2. Повноваження працівника
Повноваження працівника в організації наступні:
* виконувати задачі, які передбачені посадовою інструкцією;
* приймати рішення, пов’язані з виконанням своїх обов’язків;
* представляти інтереси організації в зовнішніх відносинах;
* керувати персоналом, підпорядкованим йому.
Стаття 3. Обов’язки працівника
Обов’язки працівника в організації наступні:
* виконувати свої повноваження з належною сміливістю та відповідальністю;
* дотримуватися законодавства України та внутрішніх регламентів організації;
* зберігати таємницю інформації, що належить до компетенції організації;
* виконувати інші обов’язки, передбачені посадовою інструкцією.
Стаття 4. Відповідальність працівника
Відповідальність працівника в організації наступна:
* за невиконання своїх повноважень або порушення законодавства України та внутрішніх регламентів організації;
* за утримання таємниці інформації, що належить до компетенції організації;
* за інші порушення, передбачені посадовою інструкцією.
Стаття 5. Термін дії посадової інструкції
Посадова інструкція діє до моменту зміни або скасування її.
Приклад заповнення:
* Ф.І.О.: Іванченко Олексій Олексійович
* Посада: начальник відділу
* Дата прийняття на роботу: 01.01.2020
* Дата затвердження посадової інструкції: 01.02.2020
У разі змін або скасування посадової інструкції працівник повинен бути повідомлений про це письмово.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
