Акт вилучення документів — це документ, який фіксує факт вилучення або відбору документів з місця їх зберігання або використання. Цей акт може бути використаний у різних ситуаціях, в тому числі при перевірках, аудиті, розслідуваннях тощо.
Навіщо він потрібен?
- Документування факту вилучення: Акт підтверджує, що документи були вилучені з певної причини та за певних обставин.
- Захист прав власника: У випадку, якщо документи не повернутися або будуть пошкоджені, акт слугує підставою для відшкодування збитків або відновлення документації.
- Використання як доказ: У юридичних справах або конфліктах акт може виступати як доказ того, що документи були вилучені з певною метою.
За яких умов його складають?
- Проведення перевірок або аудиту: Коли документи потрібні для аналізу або перевірки, їх можуть вилучити на певний термін.
- Розслідування: У рамках кримінальних, адміністративних або цивільних розслідувань.
- Інші ситуації: За умов, передбачених законодавством або договорами.
Хто виступає сторонами в документі?
- Особа, яка вилучає документи: Це може бути представник контролюючого органу, слідчий, аудитор тощо.
- Власник документів або його представник: Це може бути керівник підприємства, відділу, службовець архіву тощо.
Які вимоги до оформлення?
- Заголовок: “Акт вилучення документів”.
- Дата і місце складання.
- Реквізити сторін: Повне ім’я, посада, місце роботи.
- Перелік вилучених документів: З уточненням назви, дати, номера та інших відомостей.
- Причина вилучення.
- Термін, на який вилучаються документи.
- Підписи сторін.
Хто і як його складає?
Акт складається особою, яка вилучає документи, спільно з власником документів або його представником. Після обговорення всіх деталей та внесення відповідних даних в акт, документ підписується обома сторонами. Зазвичай складається в двох примірниках: один для особи, яка вилучила документи, інший — для власника документів.
Важливо зауважити, що вилучення документів без відповідного акта може бути розглянуто як порушення законодавства.
Приклади
Акт вилучення документів
Місто: ________
Дата: ________
- Заголовок: АКТ ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ № _______
- Повна назва та реквізити організації (або особи), що вилучає документи:
Назва організації: __________
Адреса: __________
Телефон: __________
Електронна адреса: __________
Юридичний статус (для фізичних осіб): __________
(Приклад заповнення:
Назва організації: Державна податкова служба України
Адреса: Київ, вул. Податкова, 10
Телефон: +380 44 1234567
Електронна адреса: info@dps.gov.ua
Юридичний статус: Державний орган)
- Повна назва та реквізити організації (або особи), від якої вилучаються документи:
Назва організації: __________
Адреса: __________
Телефон: __________
Електронна адреса: __________
Юридичний статус (для фізичних осіб): __________
(Приклад заповнення:
Назва організації: ТОВ “БудІнвест”
Адреса: Київ, вул. Будівельна, 5
Телефон: +380 44 7654321
Електронна адреса: contact@budinvest.com.ua
Юридичний статус: Товариство з обмеженою відповідальністю)
- Мета та причина вилучення:
(Приклад заповнення:
Мета та причина вилучення: Проведення податкового аудиту за період з 01.01.2023 по 31.12.2023.)
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
- Перелік вилучених документів:
| № | Назва документа | Дата документа | Номер документа |
|---|---|---|---|
| 1 | ________ | ________ | ________ |
| 2 | ________ | ________ | ________ |
(Приклад заповнення:
| № | Назва документа | Дата документа | Номер документа |
|---|---|---|---|
| 1 | Фінансовий звіт | 31.12.2023 | 105/1 |
| 2 | Реєстр операцій | Грудень 2023 | 220/З |
- Терміни зберігання (якщо вони визначені): __________
(Приклад заповнення: Терміни зберігання: до 01.09.2024.) - Підписи сторін:
______________ /__________ (Підпис / ПІБ особи, що вилучає документи)
______________ /__________ (Підпис / ПІБ власника документів або відповідальної особи)
- Законодавча база: Згідно із Законом України “Про архівну справу” та іншими нормативно-правовими актами.
Акт вилучення документів
Дата: 2023-03-08
Місце: м. Київ, вул. Хрещатик, 1
Комісія:
- ПІБ: Іваненко Іван Іванович
- Посада: Директор
- ПІБ: Петров Петро Петрович
- Посада: Касир
Вилучені документи:
- Найменування: Договори
- Кількість: 10 шт.
- Серійні номери: 1234567890, 1234567891, …, 1234567899
- Стан: Оригінали
- Вартість: 10 000 грн.
Сторони підтверджують, що документи вилучені в належному стані і придатні до використання.
Комісія:
- Іваненко Іван Іванович
- Петров Петро Петрович
Примітка:
- Цей акт є підставою для знищення документів.
- У разі пошкодження або втрати документів винна сторона зобов’язана відшкодувати їхню вартість.
Закони, які регулюють вилучення документів:
- Цивільний кодекс України
- Господарський кодекс України
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”
Приклади заповнення акту:
- При вилученні документів з архіву підприємства акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається в архіві, а інший – у бухгалтерії.
- При вилученні документів з комп’ютера акт заповнюється в одному примірнику і підписується працівником, який вилучив документи, та бухгалтером.
- При вилученні документів з іншого місця зберігання акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається в місці, звідки були вилучені документи, а інший – у бухгалтерії.
Завантажити шаблон з прикладом
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.
