⋙ Зразок Акта прийому-передачі документів【Оновлено】

Акт приймання-передачі документів – це офіційний документ, який підтверджує факт передачі документів від однієї сторони до іншої. Він зазвичай вказує на кількість, тип і характеристику переданих документів.

Акт приймання-передачі документів може бути необхідним у ряді ситуацій:

При завершенні проекту або контракту. Коли одна сторона передає всі відповідні документи іншій стороні.
При зміні відділу або переведенні співробітника. Коли співробітник передає всі документи своєму наступнику або іншому відділу.
При зміні постачальників послуг. Наприклад, коли компанія змінює бухгалтерське агентство, і попередній постачальник передає всі фінансові документи новому.
При продажу або передачі бізнесу.

Переваги акта приймання-передачі документів:

Документація факту передачі. Він служить доказом того, що документи були передані та прийняті.
Визначення відповідальності. За допомогою акта обидві сторони знають, хто тепер несе відповідальність за документи.
Запобігання спірним ситуаціям. У разі розбіжностей у майбутньому, акт може бути використаний як доказ того, які саме документи були передані.

Таким чином, акт приймання-передачі документів є важливим інструментом для забезпечення прозорості та відповідальності під час передачі документів між сторонами.

Приклади

АКТ ПРИЙОМУ-ПЕРЕДАЧІ ДОКУМЕНТІВ

Ми, нижчепідписані,

Передавальник

[Ім’я] [Посада] [Назва організації]

Приймач

[Ім’я] [Посада] [Назва організації]

У зв’язку з [причина передачі документів], що виникла на підставі [закон, що регулює передачу документів],

Передавальник

(далі – Передавальник)

Приймач

(далі – Приймач)

погодилися:

Передавальник передає, а Приймач приймає документи, які знаходяться за адресою:

[Адреса документів]

Документи мають такі характеристики:

[Характеристики документів]

Передавальник підтверджує, що документи не обтяжене правами третіх осіб, а також не є предметом спору.
Приймач підтверджує, що він отримав від Передавача всю необхідну інформацію про документи та погоджується на їх передачу.
Приймач зобов’язується зберігати документи в належному стані і відшкодувати Передавачу будь-які збитки, завдані документам внаслідок його недбалого зберігання.
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Передавальник зобов’язаний забрати документи у Приймача протягом [термін зберігання] днів з моменту закінчення строку зберігання.
Цей акт є дійсним і обов’язковим для виконання Сторонами з моменту його підписання.

У м. [місто]

[Дата]

Передавальник

[Підпис]

Приймач

[Підпис]

Закони, що регулюють передачу документів:

Цивільний кодекс України
Закон України “Про архіви”
Інші закони, що регулюють передачу документів

Приклади заповнення акту прийому-передачі документів:

У випадку, якщо документи передаються в архів, в акті приймання-передачі повинні бути вказані такі дані:
- Найменування сторін (архів та організація)
- Адреса документів
- Загальна кількість документів
- Термін зберігання документів
- Інші умови договору зберігання
У випадку, якщо документи передаються в іншу організацію, в акті приймання-передачі повинні бути вказані такі дані:
- Найменування сторін (нова організація та стара організація)
- Адреса документів
- Загальна кількість документів
- Термін зберігання документів
- Інші умови договору передачі

Акт приймання-передачі документів

Місто ____________
Дата _____________

На підставі ст. ___ [назва відповідного законодавчого акта, наприклад, “Цивільного кодексу України”], ми, нижче підписані:

Передаюча сторона:
Прізвище, ім’я, по батькові: _____________________________
Посада: _____________________________
Організація: _____________________________
Адреса: _____________________________
Телефон: _____________________________

та

Приймаюча сторона:
Прізвище, ім’я, по батькові: _____________________________
Посада: _____________________________
Організація: _____________________________
Адреса: _____________________________
Телефон: _____________________________

підтверджують факт передачі документів на основі наступних даних: