Акт приймання-передавання справ – це важливий документ у діловодстві та управлінні організацією, який відіграє ключову роль у забезпеченні безперервності роботи та збереженні інституційної пам’яті. Цей документ створюється з метою формального закріплення процесу передачі документів, матеріальних цінностей, а також повноважень та обов’язків від однієї особи до іншої. Акт приймання-передавання справ може здатися на перший погляд простим формальним документом, але насправді він є потужним інструментом, який допомагає уникнути непорозумінь, конфліктів та потенційних юридичних проблем у майбутньому.
Складання акту приймання-передавання справ стає необхідним у різних ситуаціях, які можуть виникнути в житті будь-якої організації. Це може бути звільнення працівника, його переведення на іншу посаду, вихід у відпустку або на лікарняний, а також реорганізація підприємства чи зміна керівництва. У кожному з цих випадків акт допомагає чітко зафіксувати стан справ на момент передачі, що є критично важливим для забезпечення безперебійної роботи організації та захисту інтересів всіх залучених сторін.
Існує кілька видів актів приймання-передавання справ, які відрізняються залежно від конкретної ситуації та типу організації. Наприклад, може бути акт приймання-передавання справ при зміні керівника організації, акт приймання-передавання бухгалтерських документів, акт приймання-передавання матеріальних цінностей тощо. Кожен з цих видів має свої особливості та вимоги до оформлення, але всі вони служать єдиній меті – документально зафіксувати процес передачі відповідальності та ресурсів.
Вимоги до оформлення акту приймання-передавання справ можуть варіюватися залежно від внутрішніх правил організації та специфіки переданих справ, але існують загальні принципи, яких слід дотримуватися. Акт повинен містити повну назву організації, дату і місце складання, назву документа, склад комісії або осіб, які беруть участь у процесі передачі, детальний опис переданих документів, матеріальних цінностей або повноважень, а також підписи всіх залучених сторін. Важливо, щоб акт був складений чітко і зрозуміло, без двозначностей та неточностей, які могли б призвести до непорозумінь у майбутньому.
Процес складання акту приймання-передавання справ може здатися досить простим, але насправді він вимагає ретельної підготовки та уваги до деталей. Зазвичай цей процес починається з видання наказу керівника організації про створення комісії з приймання-передавання справ. До складу такої комісії зазвичай входять представники різних підрозділів організації, які можуть компетентно оцінити стан справ, що передаються.
Сторонами в акті приймання-передавання справ виступають особа, яка передає справи (наприклад, працівник, який звільняється), особа, яка приймає справи (новий працівник або тимчасово виконуючий обов’язки), а також члени комісії, які засвідчують процес передачі. Кожна з цих сторін має свої обов’язки та відповідальність у процесі складання акту. Особа, яка передає справи, повинна забезпечити наявність та належний стан всіх документів та матеріальних цінностей, що підлягають передачі. Особа, яка приймає справи, має ретельно перевірити все, що передається, та зафіксувати будь-які невідповідності або проблеми. Члени комісії відповідають за об’єктивність та повноту відображення процесу передачі в акті.
Складання акту приймання-передавання справ – це не просто механічний процес перерахування документів та матеріальних цінностей. Це можливість провести своєрідний аудит стану справ в організації або окремому підрозділі. У процесі підготовки акту можуть бути виявлені проблеми або недоліки в роботі, які раніше залишалися непоміченими. Це дає можливість новому працівнику або керівнику відразу отримати повну картину стану справ та розпочати роботу з вирішення виявлених проблем.
Важливо розуміти, що акт приймання-передавання справ – це не просто внутрішній документ організації. Він може мати серйозні юридичні наслідки, особливо у випадку виникнення спорів або претензій. Наприклад, якщо після звільнення працівника виявляються недостачі або порушення, які не були зафіксовані в акті приймання-передавання справ, довести відповідальність колишнього працівника може бути досить складно. Тому до складання акту слід підходити з особливою увагою та ретельністю, враховуючи всі можливі нюанси та ризики.
У підсумку, акт приймання-передавання справ є надзвичайно важливим документом, який забезпечує безперервність роботи організації, захищає інтереси всіх залучених сторін та допомагає уникнути потенційних проблем у майбутньому. Правильно складений акт – це гарантія спокійної та ефективної роботи як для працівника, який приймає справи, так і для всієї організації в цілому.
Приклади
АКТ
приймання-передавання справ
м. [Назва міста] [Дата складання]
Підстава: Наказ [назва організації] від [дата] № [номер] “Про передавання справ у зв’язку з [причина, наприклад, звільненням, відпусткою, тощо]”
Складений комісією у складі:
Голова комісії: [ПІБ, посада]
Члени комісії: [ПІБ, посада], [ПІБ, посада]
[ПІБ особи, яка передає справи] передав, а [ПІБ особи, яка приймає справи] прийняв наступні справи та документи:
1. Організаційно-розпорядча документація:
– Статут підприємства – 1 прим.
– Накази з основної діяльності за [рік] рік – [кількість] шт.
– Посадові інструкції працівників – [кількість] шт.
2. Кадрова документація:
– Особові справи працівників – [кількість] шт.
– Трудові книжки – [кількість] шт.
– Накази з кадрових питань за [рік] рік – [кількість] шт.
3. Фінансова документація:
– Фінансова звітність за [рік] рік – [кількість] комплектів
– Первинні бухгалтерські документи за [період] – [кількість] папок
4. Договірна документація:
– Договори з контрагентами – [кількість] шт.
– Договори оренди – [кількість] шт.
5. Матеріальні цінності:
– Печатка підприємства – 1 шт.
– Штампи – [кількість] шт.
– Ключі від сейфу – [кількість] шт.
6. Електронні носії інформації:
– Електронні ключі для подання звітності – [кількість] шт.
– Флеш-накопичувачі з резервними копіями даних – [кількість] шт.
Зауваження та пропозиції комісії:
[Опис виявлених недоліків, відсутніх документів, пропозиції щодо покращення ведення справ тощо]
Цей акт складено у трьох примірниках, що мають однакову юридичну силу:
1-й примірник – особі, яка приймає справи
2-й примірник – особі, яка передає справи
3-й примірник – до справи № [номер справи] ([назва організації])
Справи передав:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
Справи прийняв:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
Голова комісії:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
Члени комісії:
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
[Посада] [Підпис] [ПІБ]
Цей шаблон Акту приймання-передавання справ розроблено відповідно до вимог українського законодавства, зокрема Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та наказу Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”.
При використанні цього шаблону варто звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, у верхній частині акту вказується підстава для його складання – це зазвичай наказ керівника організації. Важливо точно вказати номер та дату цього наказу.
Далі вказується склад комісії, яка бере участь у процесі приймання-передавання справ. До складу комісії зазвичай входять представники різних підрозділів організації, які можуть компетентно оцінити стан справ, що передаються.
Основна частина акту містить детальний перелік справ та документів, які передаються. Цей перелік може бути розширений або звужений залежно від специфіки організації та посади особи, яка передає справи. Важливо, щоб перелік був максимально повним та точним.
У розділі “Зауваження та пропозиції комісії” фіксуються будь-які виявлені недоліки, відсутні документи або інші проблеми, а також пропозиції щодо покращення ведення справ. Ця частина акту є особливо важливою, оскільки вона допомагає новому працівнику або керівнику відразу отримати повну картину стану справ.
Акт складається у трьох примірниках, що забезпечує наявність документа у всіх зацікавлених сторін. Це важливо для уникнення можливих непорозумінь у майбутньому.
При заповненні цього шаблону слід враховувати специфіку конкретної організації та особливості посади, з якої передаються справи. Рекомендується консультуватися з юристом або фахівцем з діловодства для забезпечення повної відповідності акту вимогам чинного законодавства України та внутрішнім положенням організації.
Важливо пам’ятати, що цей акт є офіційним документом, який може мати юридичні наслідки, особливо у випадку виникнення спорів або претензій. Тому до його складання слід підходити з особливою увагою, враховуючи всі можливі нюанси та ризики.
Акт приймання-передавання справ
Місто (вказати місто), (дата)
Ми, що нижче підписалися, (Прізвище, Ім’я, По батькові), колишній головний бухгалтер підприємства (назва підприємства), та (Прізвище, Ім’я, По батькові), новий (або тимчасово виконуючий обов’язки) головний бухгалтер, у присутності комісії в складі:
– (Прізвище, Ім’я, По батькові), посада — голова комісії,
– (Прізвище, Ім’я, По батькові), посада — член комісії,
– (Прізвище, Ім’я, По батькові), посада — член комісії,
склали цей акт про те, що відповідно до наказу (вказати номер і дату наказу), було здійснено приймання-передавання справ та матеріальних цінностей, пов’язаних з веденням бухгалтерського обліку на підприємстві (назва підприємства).
Колишній головний бухгалтер передав, а новий (або тимчасово виконуючий обов’язки) головний бухгалтер прийняв такі документи та матеріальні цінності:
1. Бухгалтерські документи за період (вказати період), що включають:
– Первинні документи (вказати кількість, типи документів);
– Регістри бухгалтерського обліку (вказати кількість, період);
– Фінансові звіти за (вказати період);
– Договори, контракти, акти виконаних робіт (вказати кількість, типи).
2. Матеріальні цінності, що знаходяться на балансі підприємства:
– Основні засоби (вказати кількість, найменування, вартість);
– Товарно-матеріальні цінності (вказати кількість, перелік);
– Касова книга та залишки на рахунках (вказати суми).
3. Інші документи та матеріальні активи, необхідні для ведення бухгалтерського обліку:
– (вказати, якщо є додаткові документи або активи).
Новий (або тимчасово виконуючий обов’язки) головний бухгалтер підтверджує отримання всіх зазначених вище документів та матеріальних цінностей і бере на себе відповідальність за їх збереження та правильність ведення бухгалтерського обліку з моменту підписання цього акту.
Колишній головний бухгалтер підтверджує, що всі передані документи є повними, достовірними і відображають фінансовий стан підприємства станом на (вказати дату).
Акт складено у двох примірниках, один з яких зберігається у справі підприємства, інший передається новому (або тимчасово виконуючому обов’язки) головному бухгалтеру.
Підписи:
Колишній головний бухгалтер
(Підпис) (Прізвище, Ім’я, По батькові)
Новий головний бухгалтер
(Підпис) (Прізвище, Ім’я, По батькові)
Голова комісії
(Підпис) (Прізвище, Ім’я, По батькові)
Члени комісії:
(Підпис) (Прізвище, Ім’я, По батькові)
(Підпис) (Прізвище, Ім’я, По батькові)
—
Приклад заповнення:
Акт приймання-передавання справ від 31 жовтня 2024 року
Колишній головний бухгалтер: Сидоренко Сергій Миколайович
Новий головний бухгалтер: Ковальчук Ольга Петрівна
Комісія: Іваненко Іван Іванович — голова, Петров Петро Петрович — член, Гнатенко Олександр Володимирович — член
Прийняті документи:
– Первинні документи за період з 1 січня по 31 жовтня 2024 року;
– Фінансові звіти за 1-3 квартали 2024 року;
– Основні засоби на суму 500 000 грн.
Шаблон акту приймання-передавання справ
Акт приймання-передавання справ
м. [Місто] «[Дата]»
Ми, нижче підписані:
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], що діє на підставі [документ, що підтверджує повноваження], який передає справи, надалі – Передавальник;
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], що діє на підставі [документ, що підтверджує повноваження], який приймає справи, надалі – Приймальник;
склали цей акт про наступне:
- Передавальник передав, а Приймальник прийняв за актом наступні документи та матеріали:
- [Перелік документів детально, наприклад: бухгалтерські реєстри за період з [дата] по [дата], договори № [номер договору] від [дата], банківські виписки за період з [дата] по [дата], печатки та штампи тощо].
- Передавальник заявляє, що всі передані документи та матеріали є повними і достовірними, а також відповідають дійсності на дату передачі.
- Приймальник перевірив передані документи та матеріали і не має до них претензій.
- Обидві сторони підтверджують, що матеріальні цінності, які обліковувалися особою, що передає справи, передані в повному обсязі та у належному стані.
- Цей акт складено у двох примірниках, по одному для кожної зі сторін.
Передавальник: Приймальник: [Підпис] [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Прізвище, ім’я, по батькові]
Члени комісії: [Прізвище, ім’я, по батькові] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада] [Посада] [Підпис] [Підпис]
Приклад заповнення
Акт приймання-передавання справ
м. Київ «15 травня 2024»
Ми, нижче підписані:
- Петров Іван Іванович, головний бухгалтер ТОВ “Будівельник”, що діє на підставі трудового договору, який передає справи, надалі – Передавальник;
- Іванов Сергій Петрович, головний бухгалтер ТОВ “Будівельник”, що діє на підставі трудового договору, який приймає справи, надалі – Приймальник;
склали цей акт про наступне:
- Передавальник передав, а Приймальник прийняв за актом наступні документи та матеріали: бухгалтерські реєстри за період з 01.01.2023 по 30.04.2024, договори № 123 від 15.03.2023, № 456 від 10.04.2024, банківські виписки за період з 01.01.2024 по 30.04.2024, печатки бухгалтерії.
- … (решта пунктів заповнюються аналогічно)
Зверніть увагу:
- Деталізація: Чим детальніше ви опишете передані документи та матеріали, тим краще.
- Підписи: Акт підписують всі учасники процесу передачі справ.
- Копії: Зберігайте копії акту для себе.
- Інвентаризація: Перед підписанням акту обов’язково проведіть повну інвентаризацію всіх матеріальних цінностей.
Важливо: Цей акт є важливим документом, який підтверджує факт передачі справ. Він може знадобитися при проведенні податкових перевірок, аудитів та інших процедур.
Рекомендації:
- Консультація з юристом: Перед складанням акту бажано проконсультуватися з юристом.
- Збереження документів: Передавальник повинен зберегти копії документів, які підтверджують його роботу.
- Передача відповідальності: Акт приймання-передачі фіксує момент передачі відповідальності за ведення бухгалтерського обліку.
Акт приймання-передавання справ
[Дата]
[Організація/Підрозділ]
[Місто, область]
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Вимушений повідомляти, що з [дата початку дії] головний бухгалтер [ім’я головного бухгалтера] передає свої повноваження головному бухгалтеру [ім’я наступника].
Цей акт є результатом зміни в структурі організації та необхідності забезпечення ефективного управління фінансовими ресурсами.
Згідно з Законом України “Про бухгалтерський облік” від 16.07.1992 року, розділ 2, стаття 10, головний бухгалтер є відповідальним за підготовку фінансової звітності та здійснення фінансового планування.
У зв’язку з цим, головний бухгалтер [ім’я головного бухгалтера] передає свої повноваження наступнику, а наступник приймає їх на себе.
Повноваження включають:
* Підготовку фінансової звітності;
* Підготовку фінансового планування;
* Управління фінансовими ресурсами.
Головний бухгалтер [ім’я головного бухгалтера] підтверджує, що передав усі повноваження наступнику, а наступник підтверджує, що прийняв їх на себе.
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Дата: [дата]
Примітка: приклади заповнення:
* Ім’я головного бухгалтера: Іваненко Олексій Вікторович;
* Ім’я наступника: Петренко Олексій Олександрович;
* Дата передачі повноважень: 15 вересня 2022 року.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
