Акт про відмову надати письмове пояснення є важливим документом у сфері трудового права України, який відіграє ключову роль у процесі притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Цей документ складається в ситуаціях, коли працівник, який вчинив дисциплінарний проступок, відмовляється надати письмове пояснення своїх дій або бездіяльності. Важливість цього акту полягає в тому, що він фіксує факт відмови працівника від надання пояснень, що є важливим етапом у процедурі накладення дисциплінарного стягнення.
Необхідність складання такого акту випливає з вимог статті 149 Кодексу законів про працю України, яка передбачає, що до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Ця вимога є обов’язковою процедурною нормою, недотримання якої може призвести до визнання дисциплінарного стягнення незаконним у разі оскарження працівником.
Акт про відмову надати письмове пояснення складається у випадках, коли працівник відмовляється надати такі пояснення або ухиляється від їх надання. Це може відбуватися в різних формах: працівник може прямо заявити про свою відмову, може ігнорувати вимогу про надання пояснень, може уникати зустрічі з представниками роботодавця або просто не з’являтися на роботі. У всіх цих випадках складання акту є необхідним для документального підтвердження факту відмови та дотримання процедури накладення дисциплінарного стягнення.
Процес складання акту зазвичай ініціюється безпосереднім керівником працівника або представником кадрової служби підприємства. Важливо, щоб у складанні акту брали участь щонайменше дві особи, які виступатимуть свідками факту відмови працівника надати пояснення. Це можуть бути інші працівники підприємства, бажано з різних підрозділів, щоб забезпечити об’єктивність документа.
Сам акт повинен містити ряд обов’язкових елементів. По-перше, це повна назва документа – “Акт про відмову надати письмове пояснення”. Далі вказується дата і місце складання акту, що є важливим для встановлення хронології подій. В основній частині документа детально описується ситуація: вказується, хто, коли і в якій формі звернувся до працівника з вимогою надати письмове пояснення, яка була реакція працівника, які саме дії чи слова свідчили про його відмову. Важливо максимально точно передати всі обставини, уникаючи суб’єктивних оцінок чи припущень.
У документі обов’язково зазначаються повні дані працівника, який відмовився надати пояснення: прізвище, ім’я, по батькові, посада, структурний підрозділ. Також вказується причина, з приводу якої вимагалося пояснення, тобто конкретний дисциплінарний проступок, який став підставою для звернення до працівника.
Особливу увагу слід приділити формулюванням, які використовуються в акті. Вони повинні бути чіткими, однозначними та об’єктивними. Наприклад, замість фрази “працівник грубо відмовився надати пояснення” краще використати формулювання “працівник заявив, що не буде надавати письмові пояснення”. Це дозволяє уникнути суб’єктивних оцінок та зосередитися на фактах.
Важливим елементом акту є підписи осіб, які його складали. Зазвичай це керівник структурного підрозділу, представник кадрової служби та свідки. Всі вони повинні власноручно підписати документ, вказавши свої посади та повні імена. Якщо працівник присутній при складанні акту, йому також пропонується ознайомитися з документом та поставити свій підпис. У разі відмови працівника від підпису, про це робиться відповідна відмітка в акті.
Акт про відмову надати письмове пояснення не має стандартизованої форми, затвердженої на законодавчому рівні. Кожне підприємство може розробити власний шаблон такого документа, враховуючи специфіку своєї діяльності та внутрішні правила діловодства. Проте, незалежно від конкретної форми, акт повинен відповідати загальним вимогам до оформлення офіційних документів: мати чітку структуру, бути написаним грамотною діловою мовою, не містити виправлень чи помарок.
Після складання акт зазвичай реєструється у відповідному журналі обліку та долучається до матеріалів справи про накладення дисциплінарного стягнення. Він стає важливим доказом дотримання процедури у разі можливого оскарження працівником дисциплінарного стягнення в майбутньому.
Таким чином, акт про відмову надати письмове пояснення є критично важливим документом у процесі притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності. Він не лише фіксує факт відмови працівника від надання пояснень, але й служить доказом дотримання роботодавцем встановленої законом процедури. Правильно складений акт може стати ключовим аргументом на користь роботодавця у разі виникнення трудового спору, демонструючи його сумлінність та прагнення діяти в рамках закону навіть у складних ситуаціях взаємодії з працівником.
Приклади
[Назва підприємства, установи, організації]
Акт
про відмову надати письмове пояснення
[Місце складання] [Дата складання]
Ми, що нижче підписалися:
1. [ПІБ, посада]
2. [ПІБ, посада]
3. [ПІБ, посада]
склали цей акт про те, що [дата] о [час] [ПІБ працівника], який(а) працює на посаді [назва посади] у [назва структурного підрозділу], було запропоновано надати письмове пояснення з приводу [опис порушення трудової дисципліни або іншого проступку] відповідно до вимог статті 149 Кодексу законів про працю України.
[ПІБ працівника] відмовився(лась) надати письмове пояснення, заявивши: [дослівно навести слова працівника, якщо така заява була зроблена].
або
[ПІБ працівника] не з’явився(лась) для надання пояснень, хоча був(ла) належним чином повідомлений(а) про необхідність їх надання [вказати спосіб повідомлення: усно, письмово, електронною поштою тощо].
Цей акт складено на підставі частини першої статті 149 Кодексу законів про працю України з метою засвідчення факту відмови працівника від надання письмових пояснень перед застосуванням дисциплінарного стягнення.
Підписи осіб, які склали акт:
1. [Підпис] [ПІБ]
2. [Підпис] [ПІБ]
3. [Підпис] [ПІБ]
З актом ознайомлений(а):
[Підпис працівника] [ПІБ працівника] [Дата]
У разі відмови працівника від підпису в акті робиться запис:
Від підпису в акті [ПІБ працівника] відмовився(лась).
Підписи осіб, які засвідчують факт відмови від підпису:
1. [Підпис] [ПІБ]
2. [Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
ТОВ “Київський машинобудівний завод”
Акт
про відмову надати письмове пояснення
м. Київ 15 вересня 2024 року
Ми, що нижче підписалися:
1. Петренко Олена Іванівна, начальник відділу кадрів
2. Коваленко Сергій Петрович, начальник цеху №3
3. Сидоренко Марія Василівна, голова профспілкового комітету
склали цей акт про те, що 15 вересня 2024 року о 10:00 Іваненку Петру Олексійовичу, який працює на посаді оператора верстата з ЧПУ у цеху №3, було запропоновано надати письмове пояснення з приводу відсутності на робочому місці 14 вересня 2024 року протягом 4 годин без поважних причин, відповідно до вимог статті 149 Кодексу законів про працю України.
Іваненко П.О. відмовився надати письмове пояснення, заявивши: “Я не буду нічого писати, це не ваша справа, де я був”.
Цей акт складено на підставі частини першої статті 149 Кодексу законів про працю України з метою засвідчення факту відмови працівника від надання письмових пояснень перед застосуванням дисциплінарного стягнення.
Підписи осіб, які склали акт:
1. [Підпис] Петренко О.І.
2. [Підпис] Коваленко С.П.
3. [Підпис] Сидоренко М.В.
З актом ознайомлений:
[Підпис працівника] Іваненко П.О. 15.09.2024
У разі відмови працівника від підпису в акті робиться запис:
Від підпису в акті Іваненко П.О. відмовився.
Підписи осіб, які засвідчують факт відмови від підпису:
1. [Підпис] Петренко О.І.
2. [Підпис] Коваленко С.П.
Я створив шаблон Акту про відмову надати письмове пояснення. Цей шаблон містить всі необхідні елементи, передбачені законодавством, та приклад його заповнення.
Шаблон починається з назви підприємства та назви документа. Далі вказується місце та дата складання акту. У вступній частині перераховуються особи, які складають акт, зазвичай це представники адміністрації та, можливо, профспілки.
Основна частина акту описує ситуацію: кому, коли і з якого приводу було запропоновано надати пояснення, а також реакцію працівника на цю пропозицію. Важливо точно передати слова працівника, якщо він щось заявляв.
У документі вказується посилання на статтю 149 Кодексу законів про працю України, яка регулює процедуру застосування дисциплінарних стягнень.
Наприкінці акту передбачено місце для підписів осіб, які його складали, а також для підпису працівника про ознайомлення з актом. На випадок відмови працівника від підпису передбачено відповідний запис та підписи свідків цієї відмови.
У прикладі заповнення демонструється, як саме слід вносити конкретну інформацію у відповідні поля шаблону. Наведено приклад ситуації, коли працівник відмовляється надати пояснення щодо відсутності на робочому місці.
Цей шаблон можна легко адаптувати для різних ситуацій, змінюючи відповідні поля згідно з конкретними обставинами справи та специфікою порушення трудової дисципліни.
Складено акт про відмову працівника надати письмове пояснення щодо порушення трудової дисципліни. Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний надавати письмові пояснення щодо фактів порушення трудової дисципліни на вимогу роботодавця. Однак, працівник відмовився від надання такого пояснення, що було зафіксовано цим актом.
Приклад заповнення:
1. **Дата складання акта**: 15 вересня 2024 року.
2. **Місце складання**: м. Київ, офіс ТОВ “Альфа”.
3. **Працівник**: Іваненко Іван Іванович, посада – менеджер відділу продажів.
4. **Обставини**: Іваненко Іван Іванович був запрошений до керівника для надання письмового пояснення щодо запізнення на роботу 14 вересня 2024 року. На вимогу роботодавця надати письмове пояснення працівник відмовився без пояснення причин.
Акт складений у присутності свідків:
1. Свідок 1: Петров Петро Петрович, посада – начальник відділу кадрів.
2. Свідок 2: Сидоренко Олександр Олександрович, посада – головний бухгалтер.
Цей акт засвідчує факт відмови працівника від надання пояснень щодо порушення трудової дисципліни та може бути використаний при розгляді питання про застосування дисциплінарного стягнення.
Шаблон акту про відмову надати письмове пояснення
[Дата]
Акт про відмову надати письмове пояснення
Ми, нижче підписані:
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], склали цей акт про наступне:
[Дата] до [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада працівника], було доведено інформацію про [короткий опис ситуації, яка потребує пояснення, наприклад: «порушення трудової дисципліни, виражене в невиході на роботу без поважних причин з [дата] по [дата]», «факт розголошення конфіденційної інформації про підприємство»].
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника] був/була ознайомлений/а з необхідністю надання письмових пояснень щодо вищезазначеної ситуації та мав/мала достатньо часу для їх підготовки. Однак, незважаючи на це, [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] відмовився/лася надати письмові пояснення.
Відмова [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] надати письмові пояснення фіксується цим актом та може бути використана як доказ при прийнятті рішення про застосування до нього дисциплінарного стягнення відповідно до вимог Кодексу законів про працю України.
Цей акт складено у двох примірниках, один з яких вручається [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], а другий зберігається в особовій справі працівника.
[Підпис особи, яка склала акт] [Підпис працівника, який відмовився надати пояснення] (при наявності)
[Посада особи, яка склала акт] [Посада працівника]
Приклад заповнення:
15.05.2024 р.
Акт про відмову надати письмове пояснення
Ми, нижче підписані:
- Петренко Іван Петрович, начальник відділу кадрів, склали цей акт про наступне:
10.05.2024 року до Сидоренко Марії Іванівни, менеджера з продажу, було доведено інформацію про порушення трудової дисципліни, виражене в невиході на роботу без поважних причин з 5 по 7 травня 2024 року.
Сидоренко Марія Іванівна була ознайомлена з необхідністю надання письмових пояснень щодо вищезазначеної ситуації та мала достатньо часу для їх підготовки. Однак, незважаючи на це, Сидоренко Марія Іванівна відмовилася надати письмові пояснення.
Відмова Сидоренко Марії Іванівни надати письмові пояснення фіксується цим актом та може бути використана як доказ при прийнятті рішення про застосування до неї дисциплінарного стягнення відповідно до вимог Кодексу законів про працю України.
Цей акт складено у двох примірниках, один з яких вручається Сидоренко Марії Іванівні, а другий зберігається в особовій справі працівника.
Петренко Іван Петрович Сидоренко Марія Іванівна (відсутній) Начальник відділу кадрів Менеджер з продажу
Важливо:
- Законодавча основа: Стаття 192 Кодексу законів про працю України передбачає право роботодавця вимагати від працівника письмові пояснення щодо вчиненого ним дисциплінарного проступку.
- Мета акту: Фіксація факту відмови працівника надати пояснення, що може бути використано як доказ при прийнятті рішення про дисциплінарне стягнення.
- Зміст акту: У акті чітко вказуються дата складання, прізвища осіб, які брали участь у складанні акту, суть порушення, факт відмови працівника надати пояснення та наслідки такої відмови.
- Оформлення акту: Акт складається у двох примірниках, один з яких вручається працівнику, а другий зберігається в особовій справі працівника.
- Свідки: Якщо при складанні акту були присутні свідки, їхні дані також зазначаються в акті.
Акт про відмову надати письмове пояснення
Ви, [ім’я працівника], відмовляємося надати письмове пояснення з приводу [проведення внутрішнього розслідування, виявлення корупційних правопорушень або інших порушення дисципліни].
За частиною 2 статті 34 Закону України “Про запобігання корупції” працівник має право на письмове пояснення з приводу виявлених корупційних правопорушень або інших порушень дисципліни.
Ми були повідомлені про підозру в вчиненні корупційних правопорушень або інших порушень дисципліни [дата] і були надані можливості на захист своїх прав та інтересів. Однак, ми не погоджувалися з результатами внутрішнього розслідування і не надали жодних доказів своєї невинності.
Ми відмовляємося надати письмове пояснення, оскільки ми не вважаємо, що це є необхідним для захисту наших прав та інтересів. Ми також не погоджувалися з результатами внутрішнього розслідування і не надали жодних доказів своєї невинності.
[ім’я та підпис працівника]
Примітка: приклад може бути змінений в залежності від конкретної ситуації.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
