Акт про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів

Акт про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів є важливим документом у сфері кадрового діловодства та управління персоналом в Україні. Цей документ відіграє ключову роль у процесі зміни відповідальних осіб за ведення кадрової документації на підприємстві, установі чи організації. Він служить офіційним підтвердженням факту передачі всіх необхідних документів від одного працівника відділу кадрів до іншого, забезпечуючи безперервність та послідовність у веденні кадрового обліку.

Потреба у складанні акту про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів виникає в різних ситуаціях. Найчастіше це відбувається при зміні керівника відділу кадрів, при звільненні працівника, відповідального за ведення кадрової документації, або при реорганізації підприємства. Цей документ є надзвичайно важливим, оскільки він фіксує стан кадрової документації на момент передачі, що дозволяє уникнути можливих непорозумінь та конфліктів у майбутньому.

Структура акту про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів має відповідати загальним вимогам до оформлення актів. У шапці документа вказується повна назва підприємства, дата складання акту, місце складання та назва документа. Далі вказуються особи, які беруть участь у процесі передачі: той, хто передає документацію (зазвичай це попередній керівник відділу кадрів або відповідальна особа), той, хто приймає (новий керівник або призначена особа), а також члени комісії, якщо така створювалася для проведення процедури передачі.

Основна частина акту містить детальний опис документації, що передається. Це може включати кількість особових справ працівників, їх стан, наявність всіх необхідних документів у справах. Окремо зазначається кількість трудових книжок, що зберігаються у відділі кадрів, їх стан, наявність вкладишів. Також вказується наявність та стан обліково-довідкової документації: журналів обліку руху трудових книжок, наказів з кадрових питань, особових карток працівників тощо.

Цікаво відзначити, що форма акту про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів не є строго регламентованою законодавством. Однак, існують усталені практики його складання, які враховують всі необхідні елементи для повного та точного відображення процесу передачі. Деякі підприємства розробляють власні шаблони таких актів, адаптуючи їх під специфіку своєї діяльності та структуру кадрової документації.

Процес складання акту вимагає ретельної перевірки всієї документації, що передається. Це може бути досить трудомістким процесом, особливо на великих підприємствах з великою кількістю працівників. Тому часто для проведення такої передачі створюється спеціальна комісія, до складу якої можуть входити представники керівництва, юридичного відділу, бухгалтерії. Комісія не лише перевіряє наявність всіх необхідних документів, але й оцінює їх стан, правильність оформлення, відповідність вимогам законодавства.

Варто зазначити, що в контексті поступового переходу до електронного документообігу, який відбувається в Україні, процес передачі кадрової документації може зазнати змін. Можливо, у майбутньому акти про прийняття-передання будуть включати інформацію про передачу електронних баз даних, паролів доступу до систем кадрового обліку тощо. Однак, поки що традиційна форма акту, яка охоплює паперову документацію, залишається актуальною для більшості підприємств.

Важливо розуміти, що акт про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів – це не просто формальність. Цей документ має юридичну силу і може бути використаний як доказ у разі виникнення спорів чи непорозумінь щодо стану кадрової документації. Наприклад, якщо після передачі виявляться якісь недоліки чи пропажа документів, акт може стати ключовим документом для встановлення відповідальності.

Крім того, складання такого акту є важливим елементом забезпечення безперервності роботи відділу кадрів. Він допомагає новому відповідальному працівнику швидко зорієнтуватися у стані справ, зрозуміти обсяг роботи та наявні проблеми. Це особливо важливо в контексті захисту прав працівників, оскільки правильне ведення кадрової документації є запорукою дотримання трудового законодавства та захисту інтересів як працівників, так і роботодавця.

У підсумку, акт про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів є важливим інструментом у системі кадрового діловодства. Він забезпечує прозорість та підзвітність у процесі зміни відповідальних осіб, сприяє збереженню цілісності кадрової документації та допомагає підтримувати високий рівень організації роботи відділу кадрів. Правильне складання та оформлення такого акту є запорукою ефективного управління персоналом та дотримання вимог трудового законодавства.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”

АКТ
прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації
та трудових книжок відділу кадрів

[Дата] [Місто] № [Номер акту]

Підстава: наказ [назва підприємства] від [дата] № [номер] “[назва наказу]”

Складений комісією:
Голова комісії: [посада, прізвище, ініціали]
Члени комісії: [посада, прізвище, ініціали], [посада, прізвище, ініціали]

[Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка передає] передав(ла), а [посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка приймає] прийняв(ла) такі документи та матеріальні цінності:

1. Особові справи працівників у кількості [кількість] шт., у тому числі:
– працюючих співробітників – [кількість] шт.;
– звільнених співробітників – [кількість] шт.

2. Трудові книжки у кількості [кількість] шт., у тому числі:
– трудові книжки працюючих співробітників – [кількість] шт.;
– незатребувані трудові книжки звільнених працівників – [кількість] шт.

3. Обліково-довідкова документація:
– журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них – [кількість] шт.;
– книга наказів з кадрових питань (особового складу) – [кількість] шт.;
– журнал реєстрації наказів з кадрових питань – [кількість] шт.;
– журнал обліку відпусток – [кількість] шт.;
– графіки відпусток за [роки] – [кількість] шт.

4. Штатний розпис на [рік] рік – [кількість] шт.

5. Посадові інструкції – [кількість] шт.

Зауваження комісії: [вказати зауваження, якщо є]

Цей акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної зі сторін.

Документацію передав:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Документацію прийняв:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Голова комісії:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Члени комісії:
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]
[Посада] [Підпис] [Ініціали, прізвище] [Дата]

Складено відповідно до вимог Закону України “Про інформацію” від 02.10.1992 № 2657-XII, Закону України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297-VI, Порядку ведення трудових книжок працівників, затвердженого наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58.

Приклад заповнення:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”

АКТ
прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації
та трудових книжок відділу кадрів

15.09.2024 м. Київ № 12

Підстава: наказ ТОВ “Сонячний промінь” від 10.09.2024 № 45-К “Про зміну керівника відділу кадрів”

Складений комісією:
Голова комісії: заступник директора з персоналу Коваленко І.П.
Члени комісії: юрисконсульт Петренко О.В., бухгалтер Сидоренко М.М.

Начальник відділу кадрів Іваненко Ірина Василівна передала, а новопризначений начальник відділу кадрів Савченко Олег Михайлович прийняв такі документи та матеріальні цінності:

1. Особові справи працівників у кількості 120 шт., у тому числі:
– працюючих співробітників – 98 шт.;
– звільнених співробітників – 22 шт.

2. Трудові книжки у кількості 100 шт., у тому числі:
– трудові книжки працюючих співробітників – 98 шт.;
– незатребувані трудові книжки звільнених працівників – 2 шт.

3. Обліково-довідкова документація:
– журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них – 1 шт.;
– книга наказів з кадрових питань (особового складу) – 3 шт.;
– журнал реєстрації наказів з кадрових питань – 1 шт.;
– журнал обліку відпусток – 1 шт.;
– графіки відпусток за 2023-2024 роки – 2 шт.

4. Штатний розпис на 2024 рік – 1 шт.

5. Посадові інструкції – 25 шт.

Зауваження комісії: відсутні

Цей акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожної зі сторін.

Документацію передала:
Начальник відділу кадрів [Підпис] І.В. Іваненко 15.09.2024

Документацію прийняв:
Начальник відділу кадрів [Підпис] О.М. Савченко 15.09.2024

Голова комісії:
Заступник директора з персоналу [Підпис] І.П. Коваленко 15.09.2024

Члени комісії:
Юрисконсульт [Підпис] О.В. Петренко 15.09.2024
Бухгалтер [Підпис] М.М. Сидоренко 15.09.2024

Складено відповідно до вимог Закону України “Про інформацію” від 02.10.1992 № 2657-XII, Закону України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297-VI, Порядку ведення трудових книжок працівників, затвердженого наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58.

Цей шаблон акту про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятих норм діловодства. Він містить всі необхідні елементи та може бути легко адаптований під конкретні обставини та потреби підприємства.

У акті вказуються:

1. Повна назва підприємства.
2. Дата та місце складання акту, його номер.
3. Підстава для складання акту (зазвичай це наказ про зміну відповідальної особи).
4. Склад комісії, яка бере участь у процесі передачі.
5. Прізвища, імена та по батькові осіб, які передають та приймають документацію.
6. Детальний перелік документів та матеріальних цінностей, що передаються, з зазначенням їх кількості.
7. Зауваження комісії (якщо такі є).
8. Підписи всіх учасників процесу передачі.
9. Посилання на відповідні нормативно-правові акти.

У прикладі заповнення показано, як конкретно можна заповнити цей акт. Зверніть увагу, що дати, імена та кількісні показники є умовними і мають бути замінені на реальні дані при використанні шаблону.

При складанні акту важливо пам’ятати кілька ключових моментів:

1. Всі дані мають бути вказані точно, без помилок та виправлень.
2. Необхідно ретельно перевірити кількість та стан документів, що передаються.
3. Якщо є будь-які зауваження чи невідповідності, їх обов’язково слід зазначити в акті.
4. Акт має бути підписаний усіма учасниками процесу передачі.

Цей акт є важливим документом, який фіксує стан кадрової документації на момент передачі. Він може бути використаний як доказ у разі виникнення спорів чи непорозумінь щодо наявності чи стану документів у майбутньому.

Варто зазначити, що хоча цей шаблон є універсальним, деякі організації можуть мати свої специфічні вимоги до оформлення таких актів. Тому рекомендується узгодити форму акту з юридичним відділом вашого підприємства перед його використанням.

Місто Київ, 10 серпня 2024 року.

Ми, що нижче підписалися, представник відділу кадрів Петров Олександр Сергійович, та представник бухгалтерії Іваненко Іван Іванович, склали цей акт про те, що відділ кадрів передав, а бухгалтерія прийняла на зберігання наступні документи: особові справи працівників у кількості 50 одиниць, обліково-довідкову документацію та трудові книжки працівників у кількості 50 одиниць.

Передання документів здійснено відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України та наказу про передачу облікової документації на зберігання. Обидві сторони підтверджують відповідність переданих документів встановленим вимогам.

Підписи:

Петров Олександр Сергійович, представник відділу кадрів.

Іваненко Іван Іванович, представник бухгалтерії.

Шаблон акту про прийняття-передачу особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів

Акт про прийняття-передачу

м. [Місто], «_» ________ 20 року

Ми, що нижче підписалися:

• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], що діє на підставі [документ, який підтверджує повноваження], який передає особові справи, обліково-довідкову документацію та трудові книжки відділу кадрів;
• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], що діє на підставі [документ, який підтверджує повноваження], який приймає особові справи, обліково-довідкову документацію та трудові книжки відділу кадрів;

склали цей акт про наступне:

1. Перелік переданих документів:
   • Особові справи працівників у кількості [кількість] одиниць.
   • Трудові книжки працівників у кількості [кількість] одиниць.
   • [Перелік інших документів: табелі обліку робочого часу, накази по персоналу, штатний розпис тощо].
2. Стан переданих документів:
   • Всі документи передаються в повному обсязі, збережені належним чином та оформлені відповідно до вимог чинного законодавства України.
   • [Вказати наявність пошкоджень, втрат або інших проблем з документами, якщо такі є].
3. Особливі умови:
   • [Вказати будь-які особливі умови передачі, наприклад, терміни зберігання документів, відповідальність за їх збереження тощо].

Акт складено у двох примірниках, по одному для кожної зі сторін.

Передав: [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Прийняв: [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Зверніть увагу:

• Нормативна база: Цей акт складається відповідно до вимог законодавства про працю та діловодство.
• Зміст акту: Акт має містити детальний опис переданих документів, їх стан та умови передачі.
• Підписи: Акт підписується обома сторонами передачі-прийняття документів.
• Збереження: Один примірник акту зберігається у особи, яка передала документи, а інший – у особи, яка їх прийняла.

Приклад заповнення:

Акт про прийняття-передачу

м. Київ, «20» березня 2024 року

Ми, що нижче підписалися:

• Петров Іван Петрович, колишній начальник відділу кадрів ТОВ “Компанія”, що діє на підставі наказу про звільнення, який передає особові справи, обліково-довідкову документацію та трудові книжки відділу кадрів;
• Сидорова Марія Іванівна, новопризначений начальник відділу кадрів ТОВ “Компанія”, що діє на підставі наказу про призначення, який приймає особові справи, обліково-довідкову документацію та трудові книжки відділу кадрів;

склали цей акт про наступне:

1. Перелік переданих документів:
   • Особові справи працівників у кількості 120 одиниць.
   • Трудові книжки працівників у кількості 120 одиниць.
   • Табелі обліку робочого часу за період з 01.01.2023 по 28.02.2024 року.
   • Накази по персоналу за період з 01.01.2023 по 28.02.2024 року.
   • Штатний розпис станом на 28.02.2024 року.
2. Стан переданих документів:
   • Всі документи передаються в повному обсязі, збережені належним чином та оформлені відповідно до вимог чинного законодавства України.
3. Особливі умови:
   • Передані документи підлягають зберіганню відповідно до вимог законодавства України.

Акт складено у двох примірниках, по одному для кожної зі сторін.

Передав: [Підпис] Петров Іван Петрович

Прийняв: [Підпис] Сидорова Марія Іванівна

Ось шаблон Акта про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок відділу кадрів:

Акт про прийняття-передання особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок

Ми, [ПІБ особи, що передає документи], заступник [посада] відділу кадрів [назва організації], та [ПІБ особи, що приймає документи], [посада] відділу кадрів [назва організації], складили цей акт про передачу особових справ, обліково-довідкової документації та трудових книжок.

Передається наступна документація: особові справи працівників, обліково-довідкова документація, трудові книжки, а також інші документи, пов’язані з кадровою роботою.

Передача здійснюється у зв’язку з [причина передачі, наприклад, звільненням, переведенням на іншу посаду тощо].

Передані документи були перевірені та визнані повними та достовірними.

Сторони підтверджують, що передані документи відповідають вимогам чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про працю”, Закону України “Про персональні дані”, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та інших нормативно-правових актів.

Сторони зобов’язуються зберігати конфіденційність інформації, що міститься в переданих документах, та використовувати їх лише для цілей, пов’язаних з кадровою роботою.

Акт складено в двох екземплярах, по одному для кожної сторони.

Місце та дата складення акта: [місце], [дата].

Підписи сторін:

[ПІБ особи, що передає документи] [підпис]

[ПІБ особи, що приймає документи] [підпис]

Цей шаблон розроблений з урахуванням вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про працю”, Закону України “Про персональні дані”, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та інших нормативно-правових актів.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.