⋙ Зразок Акту про нестачу архівних справ【Оновлена версія】

Акт про нестачу архівних справ – це невтішний документ, який ніхто не хоче складати, проте в деяких випадках виникає гостра потреба його оформлення. Це свого роду сигнал тривоги, який засвідчує недбалість чи навіть злочинну безвідповідальність у поводженні з безцінними документами.

На перший погляд, цей акт є дещо спантеличеним та надто простим за формою. Адже це просто короткий реєстр втрачених архівних справ з поясненням можливих причин нестачі. Однак за цією лаконічністю криється глибока трагедія – непоправна втрата невідновних архівних матеріалів.

Складається такий акт невипадково. Це результат ретельної звірки наявного складу справ з обліковими документами установи. Коли після багаторазових пошуків залишаються зниклими безвісти один чи кілька справ – на допомогу приходить саме цей документ. Він є офіційним підтвердженням того, що сталося непоправне.

В акті максимально точно фіксується інформація про відсутні справи – їх номери, назви, крайні дати документів, кількість аркушів. Наводяться припущення щодо причин зникнення – необережність при використанні, халатність зберігачів, стихійні лиха чи навіть навмисне знищення. Чим більш цінними та раритетними були втрачені документи, тим більш болючим є їх зникнення.

Складається акт спеціальною комісією у складі керівництва установи, архівних та діловодних працівників. Усі вони є безпосередніми сторонами та відповідальними особами у цій прикрій ситуації. Окремі примірники акта залишаються в архіві та передаються до вищих інстанцій для вжиття необхідних заходів.

Чітко оформлений належним чином зі збереженням усіх обов’язкових реквізитів, цей акт стає офіційним доказом складної ситуації, що склалася. Він засвідчує факт нестачі справ та відкриває шлях до вивчення причин інциденту, встановлення відповідальних осіб та можливого притягнення їх до відповідальності. Адже втрата архівних документів є суворим порушенням законодавства, яке тягне за собою певні наслідки.

Отже, акт про нестачу справ є невтішним документом, але він допомагає відновити справедливість та захистити цілісність Національного архівного фонду. Його поява змушує все причетних осіб ставитися до документів із максимальною пильністю та відповідальністю.

Приклади

АКТ про нестачу архівних справ у Державній установі “Назва установи”

(Складений відповідно до Порядку доступу до Національного архівного фонду України документів з обмеженим доступом, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.02.2009 № 360/5)

Відповідно до розпорядження керівника Державної установи “Назва установи” від 12 травня 2024 року № 24, комісією у складі:

Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада керівника установи

Члени комісії:

Прізвище, ім’я, по батькові, посада начальника архівного відділу
Прізвище, ім’я, по батькові, посада головного спеціаліста юридичної служби
Прізвище, ім’я, по батькові, посада начальника служби діловодства

У ході перевірки наявності та стану зберігання архівних справ у період з 05.05.2024 по 10.05.2024 року встановлено факт відсутності наступних справ:

Особові справи звільнених працівників за 1999 рік, №№ 31-57, у кількості 27 справ. Строк зберігання 75 років.
Накази керівника з адміністративно-господарських питань за 2012 рік, справа № 09-17. Строк зберігання постійний.

Причини нестачі архівних справ невідомі. Можливі припущення: втрата під час надзвичайної ситуації (повені) у 2018 році, халатність працівників у поводженні з документами.

Згідно з діючим законодавством, втрата документів Національного архівного фонду України є грубим порушенням і тягне за собою відповідальність у встановленому порядку.

Усі зусилля з виявлення та пошуку вищезазначених архівних справ виявилися безрезультатними.

Голова комісії Особистий підпис І.І. Іваненко

Члени комісії Особисті підписи

Акт складено у двох примірниках.

15 травня 2024 року

Примірник № 1
Примірник № 2 (до Державної архівної служби України)

М.П.

Шаблон “Акт про нестачу архівних справ” може мати наступний вигляд:

Опис: Цей акт складається для фіксації факту відсутності архівних справ в архіві відповідно до вимог законодавства України.
Відповідно до [назва відповідного закону України], установа зобов’язана забезпечувати зберігання архівних справ відповідно до встановлених вимог.
Приклад заповнення:
- Дата: 01.04.20XX
- Місце складання акту: м. Київ
- Сторони: Представник установи: [ПІБ, посада]
- Опис справи:
  - Назва справи: [назва]
  - Кількість відсутніх справ: [кількість]
  - Період, за який відсутні справи: [період]
- Підстава для складання акту: [пояснення причин відсутності справ]
- Висновок: Відповідно до проведеного обстеження архіву встановлено відсутність вищезгаданих справ.
- Підписи сторін:
  Представник установи: ___________________

Цей акт є важливим документом, який фіксує факт нестачі архівних справ в архіві відповідно до чинного законодавства України.

Акт про нестачу архівних справ

[Місце складання акту]

[Дата]

№ [номер акту]

Акт про нестачу архівних справ

[Назва архіву]

в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження],

складено цей акт про таке:

1. Комісія у складі:

[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – голова комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії,

провела перевірку наявності справ фонду [назва фонду] та виявила нестачу наступних справ:

№ п/п	Назва справи	Кількість томів	Примітка
1	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Вказати причину нестачі, наприклад, “не знайдено”, “знищено”, “викрадено”]
2	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Вказати причину нестачі]
3	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Вказати причину нестачі]
…	…	…	…

2. Комісія встановила, що:

справи, зазначені в пункті 1 цього акту, дійсно відсутні;
причини нестачі справ [вкажіть причини];
винні особи [вкажіть, чи встановлені винні особи, якщо так, то зазначте їх прізвища, імена, по батькові та посади].

3. На підставі вищевикладеного комісія вирішила:

скласти цей акт;
[вкажіть інші рішення комісії, наприклад, про проведення розслідування, про вжиття заходів щодо запобігання подібним випадкам у майбутньому].

[Прізвище, ім’я, по батькові]

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

[Посада]

[Підпис]

Голова комісії

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

Члени комісії:

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

Примітки:

Цей шаблон акту про нестачу архівних справ є базовим і може бути доповнений та змінений відповідно до потреб конкретного архіву.
У тексті акту необхідно вказати [місце складання акту], [дата], [номер акту], [назва архіву], [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], [назва фонду], [кількість томів], [причина нестачі], [прізвища, імена, по батькові та посади винних осіб].
До акту можна додати опис справ, яких не вистачає, з зазначенням їх тематики, хронології та інших характеристик.

Ось шаблон Акт про нестачу архівних справ з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Акт про нестачу архівних справ

Дата: [дата]

Ми, нижче підписані, [прізвище, ім’я, по батькові] – представник [назва архіву], провели інвентаризацію архівних справ та виявили нестачу наступних документів:

[назва документа] від [дата] № [номер]
[назва документа] від [дата] № [номер]
…

Нестача виявлена в результаті інвентаризації, проведеної відповідно до вимог ст. 12 Закону України “Про архівні установи та Національний архівний фонд”, ст. 15 Закону України “Про документообіг”.

Причина нестачі: [указати причину нестачі, наприклад, “втрата під час транспортування” або “знищення в результаті пожежі”]

Ми, нижче підписані, підтверджуємо, що всі заходи для виявлення зниклих документів були вжиті, але вони не були знайдені.

У зв’язку з цим, ми, нижче підписані, вирішили внести зміни до інвентарного реєстру архіву та повідомити про нестачу архівних справ до відповідних органів.

Представник архіву: [прізвище, ім’я, по батькові]

Дата: [дата]

Примітка: Акт про нестачу архівних справ повинен бути підписаний представником архіву та скріплений печаткою.

Приклад заповнення:

Акт про нестачу архівних справ

Дата: 20.03.2023

Ми, нижче підписані, О.О. Петров – представник Державного архіву міста Києва, провели інвентаризацію архівних справ та виявили нестачу наступних документів: