У нашій компанії два власники з досвідом успішної роботи в інших компаніях. І до того, як ми впровадили інструменти управління, у нас вже була сформульована місія, стратегія її досягнення та структура компанії. Але, переживши кризу переходу з малого бізнесу в середній, ми зрозуміли, що потрібні нові знання та навички для виходу на більш високий рівень розвитку компанії. Ми намагалися знайти відповідь в бізнес-літературі, відвідували численні тренінги, але не зустрічали потрібної нам інформації: якою має бути організуюча структура компанії з урахуванням функцій і взаємозв’язків між співробітниками.
Наш шлях проб і помилок
Лише через деякий час, методом проб і помилок, ми знайшли те, що шукали. Як виявилося, будувати нове було набагато легше, ніж перебудовувати старе. Адже побудувати нову будівлю на ділянці простіше, ніж провести реконструкцію старої, особливо якщо вона знаходиться в центральній частині міста та є пам’ятником архітектури. Так, в нашій старій організаційній схемі не було відділів, що відповідають за підвищення кваліфікації співробітників і за піар компанії. Для нас це було абсолютно новим, і крок за кроком ми почали їх створювати та розвивати. Також зміни в раніше існуючих відділеннях (наймання персоналу, фінансове відділення і т.д.) змусили багатьох співробітників вийти з власної зони комфорту. Важливо пам’ятати кілька головних моментів … Поговоримо про це далі.
Знайдіть підтримку серед керівників
Набагато легше впроваджувати інструменти управління, маючи однодумців. Величезну допомогу та підтримку при впровадженні інструментів управління нам надали лояльні керівники та провідні фахівці, які поділяли разом з нами необхідність змін і нових перетворень.
Донесіть спільну мету
Ми переконані в тому, що поки не буде досягнуто односпрямованого векторного бачення мети кожним учасником процесу, вона буде недоступна. Потрібно домогтися розуміння, ясності і повної згоди, які сприяють швидкому та простому досягненню мети. Велика частина людей хочуть бути успішними та корисними, кожен має свій унікальний життєвий досвід, знання і володіє власним світоглядом. Завдання керівника – «відкалібрувати», досягти єдиного трактування сенсу чогось в своєму колективі і донести це розуміння до кожного.
Готуйтеся до втрат
На етапі прояснення продукту, посади, функцій та впровадження статистик не лякайтеся, якщо зіткнетеся з опором деяких співробітників, які навіть після наказу будуть відмовлятися вести свої статистики. Швидше за все, це непродуктивні співробітники, які незабаром самі покинуть вашу компанію. Сильний керівник відділу персоналу швидко закриє всі вакансії.
Підсильте відділ кадрів
При впровадженні організуючої схеми можуть виникнути труднощі при відсутності сильного керівника відділу персоналу. Рекомендуємо звернути увагу саме на цю посаду. Ідеальна картина – коли цей співробітник володіє технологією найму та використовує адміністративні інструменти управління. Важливо пам’ятати, що під час заповнення відсутніх посад на організуючою схемою буде потрібно заздалегідь спланувати зростання витрат, пов’язаних зі створенням нових робочих місць, а також з імовірним розширенням офісних або виробничих площ. Особливо важливо контролювати витрати, якщо в компанії ще не запущено фінансове планування, так як зростання витрат може почати випереджати зростання доходів.
Пам’ятайте, що нові співробітники починають ефективно взаємодіяти після двох місяців роботи.
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
Інструменти управління: Співпрацюйте
Еволюціонувати можна тільки через співпрацю. І одна з головних задач керівника – сприяти максимально ефективному співробітництву всередині компанії. Значення слова «співпраця» відповідно до словника Даля:
«Особа, яка працює з ким-небудь разом, допомагає кому-небудь у виконанні роботи».
На цьому повинна будуватися командна робота у вашій компанії.
Як ми тепер працюємо
У нашій компанії довгий цикл продажів, так як ми працюємо в сегменті В2В, поставляючи світильники, меблі та декоративні матеріали під замовлення для наших дилерів. Особливості циклу продажів в нашому випадку також обумовлені великим товарним асортиментом, де кожен виріб може бути в різних варіаціях виконання і з широким діапазоном різних виробників.
Вузький профіль
Раніше в обов’язки менеджера з продажу входило:
- Отримання запиту від клієнта;
- Підготовка комерційної пропозиції;
- Підписання договору;
- Отримання обумовленої передоплати;
- Передача оформленого замовлення до відділу закупівель;
- Інформування клієнта про стан замовлення;
- Комунікація з клієнтом про відвантаження;
- Залагодження конфліктів з клієнтом;
- Робота з дебіторською заборгованістю;
- Звірки по взаєморозрахунках з клієнтами в кінці року.
Всі перераховані вище дії, крім продажів, не викликали у менеджерів по продажах ентузіазму. Зараз вони передали всі функції, крім продажів, в інші відділи, і у продавців звільнився час для максимально ефективного виконання своєї основної роботи.
Сьогодні не актуально готувати фахівців широкого профілю. У компанії, де не визначені зони відповідальності та «всі роблять все», багато функцій не виконуються якісно. При відсутності дефіциту та високої конкуренції на ринку виграє спеціалізація. Як приклад сфера, що показує стрімкий ріст, – сфера IT, де ми бачимо безліч вузьких спеціальностей. Ця особливість і сприяє швидкому розвитку сфери.
Організуюча схема також дає можливість якісно опрацювати кожну функцію, врахувати узгодженість дій усіх посад і, як результат, досягти цілей компанії і стати лідером в галузі.
