Переписка з керівником та зустрічі 1 на 1 у форматі співробітник-керівник: чому це важливо і як їх проводити

Щопонеділка хлопці з моєї команди шлють мені листи (кожен свій). Листи повинні мати чітку структуру:

 Які 1-2-3 речі, ви хочете, щоб я точно знав?

Це summary. Список речей (будь-яких) про які я точно повинен бути в курсі. Найважливіше.

Які є проблеми? Де потрібна допомога? Що може допомогти тобі рухатися швидше?

Ця секція про штуки, які заважають або уповільнюють. Штуки, де вам потрібна допомога. Ця частина може бути порожньою, якщо зараз усе добре (але пропонується подумати – зараз точно все добре чи ви звикли до поточного status quo).

Рішення, які потрібно прийняти зі мною

Чи є якісь рішення, де потрібне моє схвалення, залучення або порада? Ця секція може бути порожньою, якщо таких рішень немає.

Як справи у ваших важливих фокусах

Список ваших поточних фокусів або проєктів з описом як там справи. Як просунулися за тиждень, який план далі. Проєкт тут це якась штука, з кінцевою метою і обмежена в часі. Проєкт не обов’язково це “фіча” – це може бути і дослідження, і написання складної спеки, і якась організаційна штука. Розповідати прямо про статус кожної зміни не треба. Якщо у вашому списку понад 10 проєктів – ви точно дрібните. Якщо 1 або 2 – напевно занадто укрупнилися.

Ця штука працює відмінно як доповнення до 1-1 з командою.

Кілька причин, чому це корисно:

1. Зустрічі віч-на-віч із керівником це дуже потужний корисний інструмент. На цих зустрічах ми розв’язуємо проблеми, ухвалюємо рішення, ділимося досвідом, запитуємо пораду, розмовляємо про майбутнє, брейнштормимо і просто базікаємо про життя. Зустрічі мають бути саме про це, а не про те, що там конкретно в проєктах відбувається. Але знати про проєкти теж хочеться, щоб бути в курсі, що відбувається і допомогти, якщо треба. І бажано без додаткових дзвінків.
2. Успішна взаємодія між керівником і співробітником насамперед залежить від загального розуміння речей. Якщо є загальний контекст, з яким усі згодні – це багато що спрощує. Щотижнева синхронізація дає змогу цей контекст зберігати і робити поправки на самому початку розбіжності, поки не стало пізно.
3. Останнє, але найважливіше – цей лист насамперед корисний тому, хто його пише. Цей лист змушує на початку тижня сісти і подумати – що ж для мене важливо? Чи є у мене прогрес за тиждень по важливих штуках? Якщо ні – чому? Саме тому, до речі, в цьому листі не рекомендується використовувати дієслова недосконалого виду: “буду робити, робив цю штуку” – вони надто легко маскують проблеми. Потрібні дієслова доконаного виду “зроблю, зробив”.