Нагадаю, що гібридний формат дає змогу брати участь у заході онлайн і офлайн. Як зробити так, щоб усе пройшло за планом, трансляція не відрубалася в найневідповідніший момент, а спікери та учасники залишилися задоволені?
- Технічна інфраструктура. Основа основ. Закладіть у бюджет тех. підтримку онлайн-трансляції, віртуальний майданчик, де учасники подивляться ефір тощо. Переконайтеся, що є надійне інтернет-підключення, високоякісне обладнання для відео- та аудіозв’язку, а також спеціальне програмне забезпечення для потокового передавання та взаємодії з онлайн-учасниками.
- Оптимізація часу. Під час планування гібридного заходу врахуйте різницю в часі між різними регіонами, щоб визначити зручний час проведення. Щоб не вийшло так, що ви запрошуєте онлайн-спікера на конференцію, яка проходить о 2 годині ночі за його часовим поясом.
- Якщо у заході беруть участь закордонні спікери, організуйте синхронний переклад.
- Подбати про онлайн-спікерів, щоб вони почувалися повноцінними учасниками події. Передбачте механізми для активної участі онлайн-гостей, таких як чати, опитування, можливість ставити запитання іншим спікерам тощо. А ще онлайн-учасникам можна заздалегідь відправити спеціальний набір сувенірки поштою.
- Продумати інтерактивний контент. Використовуйте такі елементи, як відео-презентації, графіку та інші інструменти, щоб зробити онлайн-частину заходу цікавою для всіх учасників.
- Оцінка та зворотний зв’язок. Зберіть зворотний зв’язок від учасників після заходу, щоб оцінити ефективність і виявити області для поліпшення. Це допоможе вам розвиватися і створювати ще більш якісні гібридні заходи в майбутньому.
5 шкідливих порад щодо організації будь-якого заходу
Як НЕ варто робити. Пам’ятка від івент-фахівців нашого агентства:
- Економити на всьому. На підрядниках, обладнанні, матеріалах, кейтерингу і на будь-яких дрібницях. Навіщо вам бейджики для учасників? Нехай самі знайомляться! А відеозапис конференції все одно ніхто не подивиться.
- Не перевіряти обладнання. Ви ж не технічний фахівець, вірно? Непрацюючий проектор, плаваючий звук або погане інтернет-з’єднання додасть родзинки будь-якому заходу.
- Не робити перерви. Ставте виступи доповідачів поспіль, жодних перерв! А то раптом хтось захоче втекти
з конференц-зали або прийшов тільки заради кава-брейку? Від напоїв та їжі теж краще відмовитися! Вдома поїдять. - Відмовитися від навігації. А що, люди дорослі!
Самі все знайдуть, а якщо треба, запитають. Адже захід усього на двох поверхах проходить, розберуться. Заодно й познайомляться, поки шукають потрібний зал. - Забути про захід одразу після того, як він пройшов. Не дякуйте учасникам і партнерам, не плануйте розсилку з матеріалами (особливо, якщо пообіцяли), не збирайте зворотний зв’язок. І в жодному разі не викладайте пости з підсумками в соцмережах.
