Презентації сьогодні – це практично синонім набору слайдів, які хтось гортає і коментує. Але яка б крута презентація не була, у цього формату є низка вроджених недоліків.
“Я ненавиджу, коли використовують слайдові презентації замість того, щоб думати. Людям, які знають, про що вони говорять, не потрібен PowerPoint”, – говорив екс-глава Apple Стів Джобс.
Засновник Amazon Джефф Безос говорив, що зі слайдів “ви отримуєте вкрай мало інформації – ви отримуєте буліт-поінти”.
Про вади слайдових презентацій пише у своїх книгах Едвард Тафті – живий класик дизайну, професор Єльського університету, автор курсу з презентації даних та інформації.
Він пропонує взагалі не використовувати слайди, а перед початком зустрічі роздавати слухачам кілька сторінок із текстом і графікою. Ось як має виглядати гарна презентація за Тафті (і аргументи, чому).
Замість слайдів – документ
Документ – це 2-6 сторінок із речень та абзаців (не булліт-поінтів).
Можна додати картинки і дані, якщо доречно. Кожен графік і цифру варто підкріпити посиланнями на джерела.
Перевірте, чи відповідає ваш документ на запитання:
- У чому проблема?
- Чому вона важлива і комусь є до неї діло?
- Що ви збираєтеся зробити, щоб вирішити проблему?
У документі буде корисно використовувати цитати експертів. Так ви покажете, що знаєте, що відбувається у вашій галузі, і зможете спертися на авторитетні думки.
При цьому краще не розсилати документ перед зустріччю: його все одно ніхто не відкриє.
Зустріч починається з читання
Джефф Безос розповідав, що всі зустрічі співробітників Amazon починаються з півгодинного study hall (“читальня”). Це етап перед початком дискусії.
Люди приходять на зустріч. Доповідач роздає їм по копії документа (або шарить у зумі) і каже: “Прочитайте, а потім ми це обговоримо”. Учасники читають документ від початку до кінця.
Ця частина зустрічі може займати 20-50% загального часу. Якщо у зборів кілька тем, то й читальних періодів може бути кілька.
Чому це важливо?
Людина читає втричі швидше, ніж говорить спікер зі слайдами. Крім того, кожен читає у своєму темпі та помічає фрагменти, важливі саме для нього.
Підготувати слайди часто простіше, ніж написати документ. Однак це зручно лише доповідачу, переконаний Тафті. У слайдовій презентації тільки спікер контролює швидкість і послідовність викладу, а аудиторія змушена підлаштовуватися і вихоплювати важливі для неї смисли на ходу.
У текстовому документі інформація розгорнута в просторі. Різні опції або аспекти проблеми одночасно перебувають у полі зору кожного учасника.
На перший погляд здається, що мовчазне читання – це марнування часу. Але насправді з ним зустрічі стають на 10-20% коротшими, а аудиторія зазвичай активніше в них бере участь.
Після читання – час поговорити
Аудиторія, яка прочитала документ, непогано підготовлена до обговорення. Не варто повторювати голосом те, що вже було написано. Ви можете лише підсвітити окремі важливі або спірні моменти.
Наприклад, спікер каже:
У нас немає єдиної позиції з приводу третього абзацу звіту про бюджет.
Тут учасники зустрічі можуть подивитися в потрібну частину документа. У цей час спікер може вивести на екран проектора звіт про бюджет або роздати всім додаткові матеріали, де бюджет розписаний у більших деталях.
Учасники ставлять спікеру запитання на основі прочитаного, побаченого і почутого. При цьому кожен може в будь-який момент звіритися з будь-яким фрагментом документа (на відміну від слайдів, які доповідач уже прокрутив).
