Вам приходить лист: “Відправляю вам документи за проєктом”. А в додатку купа файлів: “Презентація_1.pptx”, “КП_final.pdf”, “Презентація_2.pdf”, “new_кошторис_фінал.xls”, “Про проєкт.doc”.
З чого почати вивчати? Де головна інформація? Прийшло п’ять файлів, а скільки їх насправді має бути? Чи не загубилося чогось важливого?
Щоб не створювати зайвого хаосу та незручностей, при надсиланні файлів потрібно зробити два простих кроки:
- Назвати файли зрозуміло, прибрати з назв зайву інформацію:
– “Презентація_1.pptx” => “Коротка презентація про проєкт Веселка.pptx”
– “new_кошторис_фінал.xls” => “Кошторис проєкту Веселка на 03.04.23.xls”
Як перевірити, наскільки назва інформативна та зручна? Уявіть, що людина завантажила файл на комп’ютер і забула. Чи зможе вона через кілька днів серед інших файлів упізнати ваш і зрозуміти, не відкриваючи, що знаходиться всередині файлу?
- Перерахувати, які файли ви прикріплюєте, і пояснити, що в них міститься:
“Відправляю вам 5 файлів:
1) Детальна презентація про проєкт Веселка.pptx – тут уся інформація в одному місці: і кошторис, і опис, і КП”
2) Коротка презентація про проєкт Веселка.pptx – тут коротка розповідь про проєкт, без фінансових питань.
3)……
Такий підхід показує турботу про отримувача та вміння чітко структурувати інформацію.
