У багатьох ІТ-компаніях популярний формат внутрішніх мітапів – зустрічей, на яких фахівці обговорюють особливості своєї роботи, обмінюються досвідом і знаннями, просто спілкуються. Мітап більш неформальний, ніж тематичні збори або внутрішня конференція, і ідеально підходить для нетворкінгу. Але при цьому не можна сказати, що мітап – дружні посиденьки під пиво (хоча, звісно, в якихось компаніях так і є). Організація такого заходу не така проста, як здається на перший погляд, і вимагає певних послідовних кроків.
Як ми зважилися на мітап
У нас багато команд розробки – кожна зі своїми продуктами, досвідом і лайфхаками. Професіоналізм – одна з ключових наших цінностей: для нас важливо, щоб усі співробітники були професіоналами своєї справи і ділилися своїм досвідом. Тому в повітрі давно витала ідея проведення мітапу. Я була впевнена, що хлопцям є чим поділитися один з одним, але не до кінця уявляла, як це все організувати, враховуючи зайнятість кожного.
Шанс підвернувся, коли один із тімлідів департаменту вбудованих систем у неформальній бесіді фактично запропонував провести мітап. Він озвучив готовність його команди брати участь і висловив бажання послухати хлопців з інших команд.
Так ми вирішили втілити задум у життя. Приблизно оцінили фронт робіт, який уже з першого погляду був чималим. Для початку потрібно було дізнатися у тімлідів інших команд, чи готові вони до такого заходу, чи братимуть участь і ділитимуться чимось – чи просто прийдуть послухати інших. А потім потрібно було отримати згоду ще й від керівника департаменту розробки: все-таки підготовка до мітапу і сам захід потребуватимуть часових витрат співробітників. Тож потрібно було дізнатися, чи готовий він виділити на це робочі години.
У підсумку всі погодилися, що захід потрібен. Деякі тімліди висловили готовність послухати, але виступати відмовилися. Інші пішли думати й обговорювати в командах теми доповідей.
Очікування у нас, звісно, не зовсім збігалися. Зараз я розумію, що це виглядало приблизно так:
- Очікування HR: організуємо великий захід на півдня, спікери виступатимуть один за одним, після кожної доповіді запитання, обговорення і невелика перерва.
- Очікування тімлідів і учасників: зберемося з баночкою пива і неформально поговоримо, просто поставте нам зустріч у календарі.
- Очікування керівника департаменту розробки: зараз зберуться наші круті специ і будуть разом обговорювати якісь банальні питання на кшталт співбесід у великих компаніях або всім очевидних рішень задачок з інтерв’ю. (Попри побоювання, колега зрештою погодив мітап: здається, мені вдалося його переконати, що формат заходу буде дійсно корисним).
Під час підготовки мітапу в мене з’явилося кілька інсайтів, якими я поділюся в цій статті. Перший із них я отримала якраз після того, як виявила, наскільки різниться бачення результату і процесу в усіх його учасників.
Інсайт 1: Перш ніж організовувати мітап, звіртеся з очікуваннями зацікавлених. Після цього оберіть найоптимальніший формат, щоб ніхто не залишився розчарованим.
Забігаючи наперед скажу, що далеко не все пішло за планом. Але учасники нашого першого внутрішнього мітапу продемонстрували високу залученість (хоч і не зовсім у тому форматі, на який я розраховувала), а ми отримали навіть більше, ніж спочатку планували.
Як ми готувалися
Перші конкретні обговорення майбутнього заходу почалися наприкінці весни 2022 року. Від моменту зародження ідеї до реалізації минуло 3 місяці, оскільки потрібно було врахувати плани виробництва. Я поговорила з усіма лідами і створила пам’ятку-інструкцію “Як готуватися до виступу”, в якій описала, які кроки потрібно зробити, щоб усе пройшло успішно. Вважаю, подібна пам’ятка стане в пригоді кожній команді при підготовці до мітапу.
Інсайт 2: Допоможіть спікерам, особливо якщо це їхній перший досвід виступу. Вам потрібно пояснити їм, який формат заходу, чого приблизно очікувати і до чого готуватися. Для цього ідеально підійде коротка пам’ятка.
У моїй було перераховано ось що:
- Мета зустрічі.
- Формат зустрічі.
- Приблизні терміни (дата, загальний таймінг заходу). Послідовність доповідей ми хотіли визначити після того, як затвердимо кількість спікерів і теми.
- Як готуватися: обрати, хто і про що розповідатиме; продумати структуру доповіді; скласти презентацію (хоча б на 1 слайд); підготувати і спробувати самостійно відрепетирувати текст доповіді.
- Дата репетиції доповіді з організаторами.
- Сам захід.
Ваша пам’ятка або навіть чеклист можуть бути зовсім іншими, але вони точно потрібні, щоб усім учасникам було простіше готуватися.
До середини березня робота йшла всередині команд: розробники та тімліди думали над темами й обирали спікерів. У нашому випадку всі спікери зголосилися самі розповісти про те, на чому добре розуміються і відчувають себе експертами. Хлопці брали теми про технологічні стеки та фішки, які вони регулярно використовують у роботі. Усередині їхніх команд все це було знайоме, зрозуміле і здавалося звичайною рутиною, але в сусідніх командах використовували інші практики та інструменти. Тож такий обмін досвідом був би цікавим.
Коли всі визначилися з темами, стало зрозуміло, що у нас 7 доповідачів, і щонайменше половина дня точно буде насиченою та інтенсивною.
А після того як плани нарешті почали вимальовуватися – хтось захворів, у когось виявилася дуже інтенсивна робоча завантаженість і… спікери не встигали готуватися 
Тож до завдань HR додалися регулярні нагадування в стилі “Привіт, дорогий друже! Ти вже обрав тему свого виступу? Чи почав ти готувати доповідь?”. Мені здалося, що спікери починали дійсно щось робити тільки в момент, коли в них запитували статус. Тому, якщо ви організовуєте мітап, не соромтеся регулярно нагадувати про це.
У підсумку підготовка всіх доповідей зайняла приблизно 5 тижнів.
Інсайт 3: Якнайшвидше позначте дату заходу.
Спочатку нам не було зрозуміло, чи будуть спікери активними і скільки їх узагалі вийде, тому ми не передбачили важливий момент: не позначили відразу термін заходу. І коли я запитувала у хлопців, як справи і чи почали вони готуватися, у відповідь отримувала абсолютно логічне – а який дедлайн? А дедлайну-то й не було.
Плюс керівник хворів, і ми не розуміли, коли він повернеться, щоб узгодити фінальну дату заходу. Через це підготовка трохи затягнулася.
Перші репетиції доповідей ми провели наприкінці квітня. На них хлопці стали ділитися своїми запереченнями і страхами. “Ох, як все серйозно закрутилося”, “Так, а перед ким ми виступаємо?”, “А що, всі в один день?”, “А коли пиво пити будемо? Думали, що просто посидимо поговоримо…”.
Так ми вирішили зробити 7 окремих зустрічей: зібрати всіх наприкінці робочого дня на 1 годину і провести на кожній зустрічі по одній доповіді, після чого дати всім можливість трохи більше поспілкуватися. Обрали дати, і колеги самі визначали, в яку з них їм буде зручно виступати. Один спікер відмовився за станом здоров’я, і залишилося 6 доповідей.
Схема підготовки до виступів у нашому випадку мала такий вигляд:
Хлопці самостійно готували тему і структуру доповіді, а також більш повний текст і презентацію. Коли цей крок було виконано, переходили до наступного.
Перша репетиція. Спікери визначали, кого з колег (технічних спеціалістів) покликати на репетицію, щоб ті послухали, покритикували і прокоментували зміст. Я теж була присутня на першій репетиції і, якщо було потрібно, підказувала, як представитися, окреслити структуру і зробити висновки, чи є в мові слова-паразити або паузи, як привернути увагу аудиторії, як завершити доповідь, як краще скоригувати презентацію з погляду сприйняття (що додати, що прибрати).
Осмислення зворотного зв’язку після першої репетиції, коригування структури та змісту доповіді, презентації. Деякі одразу готували демонстрації, на яких показували, як усе працює в коді. Кілька людей вирішили включити це в доповідь після першої репетиції.
Друга репетиція напередодні доповіді. На неї спікери запрошували когось ще з колег, хто міг би послухати і покритикувати. Я теж була присутня. Усі репетиції ми записували на відео, щоб хлопці могли подивитися і послухати себе з боку. Також запис показували колегам із команди внутрішніх комунікацій, які займаються підготовкою зовнішніх спікерів. Вони давали зворотний зв’язок і рекомендації, як додатково прокачати ораторські навички промовців.
Форматування презентації дизайнером.
Сам виступ.
Перед початком серії доповідей ми зробили розсилку на департамент розробки з інформацією про те, що найближчим часом в онлайн-форматі пройде серія зустрічей, озвучили їхні теми та дати. Усім співробітникам департаменту в календарі відправили запрошення і запропонували відвідувати зустрічі за бажанням.
Що в підсумку в нас вийшло
Перша доповідь відбулася наприкінці травня 2022 року, і далі графік був розписаний по 2 зустрічі на тиждень. Графік виступів ми вибрали, спираючись на дати релізів і планування. Нагадаю, що спочатку ми хотіли провести мітап одним днем, але крім того, що хлопців така “конференція на цілий день” збентежила, я і сама зрозуміла, що в нашому випадку для великої кількості спікерів це нереально. Хтось захворіє, у когось з’являться важливі робочі зустрічі, хтось збирається у відпустку тощо. Тому на той момент графік по 2 зустрічі на тиждень виявився для нас оптимальним.
Теми доповідей у рамках нашого першого мітапу були такими:
“Атомарні типи даних”
“Інструменти unit-тестування”
“Використання mcl async для розв’язання багатопотокових задач”
“Фокуси автоматизації”
“Qt, тести і роботи”
“QuickMcl і Ддизайн-системи”
На кожну доповідь приходило від 50% до 58% співробітників департаменту, в якому проводився захід, і після виступу обговорення тривали по 30 і більше хвилин. Зворотній зв’язок від усіх слухачів був тільки позитивний, хвалили спікера, тему, зміст, простоту викладу складного матеріалу.
Інсайт 4: Після закінчення мітапу зберіть зворотний зв’язок.
- від слухачів (чи було корисно? чим корисно? як загалом враження? чого не вистачило?).
- від керівника (загальні враження і чи виправдалися очікування).
- від спікерів (як ти на це наважився, як обрав тему, чи було страшно і як із цим впорався, як тобі організація підготовки до виступу, як, за твоєю оцінкою, пройшов сам виступ, яка тобі реакція слухачів на твою доповідь).
Підбиваючи підсумки, можна сказати, що ми досягли головної мети, заради якої все і затівалося. Хлопці поділилися експертизою всередині департаменту і поспілкувалися в неформальній обстановці.
Інші результати, які ми отримали:
- 6 спікерів із прокачаними скілами, готові до зовнішніх виступів. Ми продовжили готувати охочих до зовнішніх виступів. Учасники нашого першого внутрішнього мітапу стали почуватися впевненіше як спікери. Деякі з них з радістю їздили на конференції, щоб поспілкуватися з відвідувачами на стендах.
- Адаптація новачків: у момент активного зростання команди, нові співробітники відразу включилися у внутрішнє життя, познайомилися один з одним і практиками, прийнятими всередині департаменту.
- Обмін досвідом: загалом, зустрічі допомогли дізнатися нове про сусідні команди, технології та підходи, налагодити міжкомандну взаємодію і шарінг експертизи.
- Нові заявки на проведення мітапів: інші команди також захотіли розповісти про свої практики, а деякі колеги виступили вже в ролі технічних організаторів мітапу, який відбудеться влітку 2023 року.
- Піар ззовні: одну доповідь ми трансформували в статтю: “Як працювати з атомарними типами даних у C++”. Вона вже набрала 17 тисяч переглядів – дуже хороший показник для нашого блогу.
***
Загалом, ми на своєму практичному досвіді переконалися, що мітапи – дуже важлива практика з масою плюсів, і плануємо повторювати подібні зустрічі. До того ж тепер я краще розумію, як їх організовувати і до чого готуватися в процесі. Сподіваюся, ця стаття допоможе і вам організувати свій перший мітап, який пройде гладко і без несподіванок. Удачі!
