В цій темі поговоримо про фази життєвого циклу проєкту Незалежно від його змісту, кожен проект проходить більш-менш однакові стадії. Хоча для кожного проєкту потрібен свій унікальний набір процесів і завдань, структура завжди буде ідентичною: початок, середина і закінчення проєкту. Це і є життєвий цикл проєкту.
Життєвий цикл проєкту забезпечує передбачуваність і дає менеджеру проєктів спосіб розподіляти завдання за різними його стадіями. У цьому розділі ми розглянемо кожну зі стадій життєвого циклу проєкту.
Стадія ініціації
Ініціація – перша стадія в життєвому циклі проєкту. Мета цієї стадії – опис, розробка бізнес-кейсу та узгодження проєкту. На цій стадії менеджер проєктів може виконувати будь-які з таких дій:
- Підготовка ТЕО проєкту.
- Створення статуту проєкту.
- Визначення ключових зацікавлених сторін.
- Вибір інструментів управління проєктами.
До кінця цієї стадії менеджер проєктів має чудово розуміти мету і завдання, вимоги та ризики проєкту.
Стадія планування
Стадія планування – надзвичайно важливий етап, на якому створюється дорожня карта проєкту для всієї команди. У ній прописані цілі та детальні дані проєкту, що дають змогу виконати вимоги організації.
На цій стадії менеджери проєктів, як правило, виконують такі дії:
- Створення плану проєкту.
- Розроблення ресурсного плану.
- Визначення цілей і показників ефективності.
- Обговорення ролей і обов’язків з учасниками команди.
- Створення робочих процесів.
- Прогнозування ризиків і розробка планів дій у кризових ситуаціях.
Наступна стадія (виконання проєкту) зазвичай починається з організаційної наради, на якій менеджер окреслює цілі проєкту для всіх зацікавлених сторін. Перед нарадою менеджер має обов’язково виконати такі кроки:
- Формулювання бачення та очікуваних результатів.
- Вибір учасників команди і розподіл ролей.
- Розробка початкового плану проєкту.
- Визначення метрик успішності проєкту.
- Виявлення можливих ризиків і перешкод.
- Вибір способів взаємодії в команді.
- Вибір найкращих методик для команди.
- Переконайтеся, що всі мають у своєму розпорядженні необхідні інструменти і вміють ними користуватися.
- Планування організаційної наради.
- Підготовка порядку денного та презентації для наради.
Стадія виконання
На цій стадії відбувається безпосередня робота над проєктом. Ви отримуєте очікувані результати та перевіряєте, чи виконуються вимоги до проєкту. Саме на цьому етапі потрібно найбільше часових, фінансових і кадрових ресурсів.
Як було сказано вище, організаційна нарада знаменує офіційний початок стадії виконання. Порядок денний такої наради може мати такий вигляд:
Знайомство: Хто є хто?
- Загальні відомості про проєкт: Чому ви запускаєте цей проєкт? Які його цілі?
- Обсяг проєкту: Яку роботу ви будете виконувати?
- План проєкту: Який вигляд має дорожня карта проєкту?
- Ролі: Хто відповідає за окремі складові проєкту?
- Комунікація: Які канали комунікації ви будете використовувати? Які наради та звіти про статус слід очікувати учасникам команди?
- Інструменти: Які інструменти і як ви будете використовувати під час роботи над проєктом?
- Наступні кроки: Які робочі завдання необхідно виконати просто зараз?
Запитання та відповіді: Залиште час на запитання від учасників команди.
Стадія контролю
Ця стадія йде паралельно зі стадією виконання. У міру виконання проєкту менеджер повинен стежити за тим, щоб робота над усіма його складовими йшла правильно і була добре скоординована. Якщо план проєкту потрібно змінити через непередбачувані обставини або зміну курсу, це відбувається саме на цій стадії.
На стадії контролю менеджер проєктів може виконувати будь-які з таких дій:
- Управління ресурсами.
- Контроль ефективності проєкту.
- Управління ризиками.
- Проведення звітних нарад і підготовка звітів.
- Оновлення графіка проєкту.
- Зміна плану проєкту.
Наприкінці цієї стадії всі узгоджені очікувані результати проєкту мають бути досягнуті та прийняті клієнтом.
Завершення проекту
Етап завершення є критично важливим етапом життєвого циклу управління проектом. Він сигналізує про офіційне завершення проекту і надає період для роздумів, підбиття підсумків і впорядкування матеріалів.
Керівники проектів можуть
- Провести інвентаризацію всіх результатів
- Закінчити роботу над проектом
- Передати проект клієнту або команді, яка буде керувати щоденними операціями проекту
- Провести розбір польотів, щоб обговорити і задокументувати всі уроки, отримані в ході проекту
- Організуйте всі документи проекту в централізованому місці
- Повідомте про успіх проекту зацікавленим сторонам та керівництву
- Відсвяткуйте завершення проекту і подякуйте членам команди
Тепер, коли ви розумієте кожен етап життєвого циклу проекту, вибір правильного інструменту управління проектами для вас і вашої команди має вирішальне значення для успіху проекту. Читайте далі, щоб дізнатися про найкращі практики вибору інструменту, який відповідає вашим потребам, а також про функції, на які слід звернути увагу при оцінці програмного забезпечення для управління проектами.
