У січні одна з найбільших компаній у сфері електронної комерції, канадська Shopify, дочекалася, коли співробітники повернуться з канікул, і оголосила про новий підхід до організації нарад.
Відтепер у Shopify:
- з календарів автоматично видаляються всі повторювані необмежений термін зустрічі за участю понад двоє осіб;
- зідзвони не можуть проводитися щосереди;
- для зборів за участю понад 50 осіб є 6-годинне вікно раз на тиждень, у четвер.
Про надмірність дзвінків говорять часто, і статистика підтверджує: у сучасних компаніях їх і справді багато. У середньому люди проводять на зустрічах близько 18 годин на тиждень. При цьому вони вважають, що для роботи критичні лише 2/3 цих зустрічей, а решту можна було б не відвідувати. Щорічні збитки від втрати продуктивності оцінюються в мільйони доларів, і що більша компанія, то вища ціна.
Однак рішення заборонити деякі типи зустрічей і обмежити зідзвони за днями тижня, як це зробили в Shopify, може не розв’язати проблему. Для багатьох команд зустрічі стали автоматичною реакцією на робочі завдання. Якщо даремний дзвінок не можна поставити на середу, його просто призначать на інший день.
Експерти наголошують: зустрічі – це механізм, який допомагає компанії зростати, а людям – взаємодіяти, надихати одне одного, шукати творчі рішення і перевіряти нові ідеї. Щоб співзвони допомагали в цьому, а не заважали, важливо вміти їх готувати.
Ось кілька простих правил.
- Обмежте повторювані зустрічі двома видами: короткими загальними зборами з важливих питань і зідзвонами 1-1. У всіх інших випадках подумайте, чи потрібна зустріч.
- Для будь-якої необхідної зустрічі обмежте кількість присутніх, переконавшись, що чітка мета є і в самої зустрічі, і в кожного з учасників.
- Навчайте менеджерів того, як ефективно спілкуватися і проводити зустрічі. Більшість думає, що така навичка є у всіх, але це, на жаль, не так.
- Використовуйте асинхронні наради, на яких учасникам не потрібно бути присутніми одночасно.
“У бізнесі занадто легко відмовитися від чогось зовсім, а не витрачати час і енергію на пошук способів зробити це краще. Заборона на дзвінки – яскравий тому приклад. Зараз у нас більше технічних можливостей для заохочення продуктивних зустрічей, ніж будь-коли. Ми маємо використовувати їх, а не уникати”, – резюмує Чарлі Левіттон, керівник відділу комерційних продажів UK&I в SMART Technologies.
