Коли вам здається, що робочий день дався важко, навіть якщо нічого особливого не відбувалося, – вам не здається. Вчені погоджуються, що перевантаження цифровою комунікацією спричиняє відчуття втоми, тривогу та дратівливість.
Після пандемії часто пишуть про феномен Zoom fatigue (“втоми від Zoom”) – виснаження, спричинене надмірним користуванням цифровими сервісами для роботи. Однак сили висмоктують не тільки “сінкі та стендапи” по відеозв’язку, а й стара добра електронна пошта.
Часта перевірка робочої скриньки або месенджерів, які її замінюють, теж може стати причиною стресу, фрустрації та навіть емоційного виснаження, показало дослідження. До того ж читання повідомлень і відповіді на них відволікають від решти роботи і не дають зосередитися.
Що робити, якщо листи “все йдуть і йдуть”?
“Не читати” навряд чи буде гарною відповіддю: імейли та повідомлення – підшипники в колесах будь-якого сучасного бізнесу. Як не випасти з команди і вирішувати робочі завдання, але зберегти розум і нерви?
Щоб знайти відповідь на це питання і перевірити, чи можна знизити стрес, який викликає пошта, психолог Костадін Кушлев провів експеримент.
Він розділив випробовуваних на дві групи. Люди в першій могли заходити в пошту, коли захочуть. Людям у другій групі дозволили перевіряти імейл тільки 3-5 разів на день. Також їм рекомендували закрити вікно свого поштового клієнта і відключити сповіщення про нові повідомлення, тому що сповіщення, на думку Кушлєва, – основна причина, через яку людям важко сфокусуватися на якомусь одному робочому завданні. Через тиждень групи помінялися місцями.
Виявилося, що ті, хто перевіряв пошту без обмежень, робили це в середньому по 15 разів на день. При цьому часті перевіряльники повідомили про високий рівень щоденного стресу.
Водночас ті, хто сидів на мейл-дієті, повідомили про зниження рівня стресу. Вони зазначили, що більше включені в соціальне життя і більш продуктивні на роботі, тому що менше переключалися між різними завданнями.
Може здатися, що часта перевірка пошти і швидка реакція на неї допомагають працювати ефективніше. Експеримент Кушлєва показав, що це не так. Навпаки, люди почуваються краще і встигають більше тоді, коли дозволяють собі трохи забути про вхідні листи.
Ось що можна зробити, щоб приборкати свою поштову скриньку.
- Приглушити сповіщення. Інформація про нове повідомлення дає мозку невелику порцію дофаміну: йому стає цікаво, що ж там новенького надійшло, пояснює Костадін Кушлев. Тому так важко встояти перед плашкою “Новий лист!”.
- Перевіряти пошту тоді, коли вирішиш сам. Підприємець і блогер Тім Феррісс скоротив кількість перевірок до двох разів на день. Щоб люди розуміли, коли чекати на відповідь, він налаштував автоматичні сповіщення, в яких чесно попереджає: щоб менше відволікатися і вивільнити більше часу на творчу роботу, я перевірятиму і відповідатиму на листи тільки об 11 і о 16 годині. Детальніше про поштову стратегію Феррісса можна почитати тут.
- Відкривати лист лише один раз. Підприємець і автор Кріс Дакер називає це “правилом одного кліка”. Воно свідчить, що за кліком обов’язково має слідувати дія: ви відправляєте лист в архів, відповідаєте на нього або додаєте пункт до свого списку завдань. Вам вирішувати, як вчинити, але нехай жоден лист не буде відкрито і потім закрито без будь-якого рішення.
- Відповідати коротко. Дакер виробив для себе “правило трьох речень”. Як випливає з назви, автор радить бути коротким у своїх відповідях і писати по 2-5 речень, щоб не витрачати багато часу.
