Буває, що вони починаються без конкретної мети. Або присутні колами обговорюють одне й те саме. Від нерозуміння мети повисають паузи, а потім учасники не можуть згадати, про що йшлося і навіщо все це. Так минають години, дні, тижні.
Йдеться про робочі зустрічі. І хоча менеджеру не можна зовсім прибрати їх зі свого календаря, можна спробувати приборкати час і формат.
У цьому пості ми поговоримо про ідеальну зустріч. Допоможе нам у цьому коуч Донна МакДжордж, авторка книжки “25-хвилинна зустріч: Час навпіл, толку вдвічі більше. За словами МакДжордж, 25 хвилин – оптимальна тривалість робочої зустрічі, підтверджена дослідженнями.
Щоб витратити цей час із користю та перетворити зустрічі на ефективний робочий інструмент, експерт рекомендує зробити три кроки.
Крок 1: Підготовка
🎯 Подумайте, навіщо ця зустріч потрібна її учасникам. Цілі зустрічей можна умовно поділити на три категорії: інформувати, узгодити та вирішити. Спробуйте закінчити речення: “Буде чудово, якщо до кінця цієї зустрічі…”.
Мету впишіть у запрошення на зустріч. Так усі учасники знатимуть, навіщо їм підключатися. Якщо ви самі запрошені на зустріч, вам варто уточнити в організатора її мету заздалегідь.
👥 На зустріч тривалістю 25 хвилин краще кликати не більше п’яти осіб. Запитайте себе: яку роль кожен запрошений виконуватиме на зустрічі? Яку цінність ця людина може отримати від зустрічі або дати іншим учасникам?
📋 Подумайте, як досягти мети зустрічі. Як її провести, щоб кожен учасник міг зробити внесок у спільну роботу. Вільна дискусія – доволі ефективний формат, але при цьому важливо бути в рамках порядку денного і пам’ятати про результат.
Крок 2: Загальний збір
📨 Заздалегідь розіслати матеріали до зустрічі, щоб люди мали час їх переглянути. Слабка підготовка – одна з причин неефективних зустрічей.
⌚️ Важливо, щоб зустріч почалася і закінчилася в обумовлений час, навіть якщо хтось затримується. Можете проявити принциповість і не повторювати для тих, хто запізнився, те, що вже встигли обговорити. Так ви покажете, що поважаєте час ваших колег і привід, з якого всі зібралися.
Якщо ключові люди не можуть прийти, то, можливо, краще скасувати або перенести зустріч.
👁 Попросіть учасників відкласти вбік свої смартфони, ноутбуки та інші гаджети на весь час зустрічі.
Крок 3: Обговорення
Попередьте учасників, якої участі ви чекаєте від них – нової інформації, думок, запитань тощо. Можна почати з розігріву: наприклад, попросити кожного оцінити свій настрій сьогодні за шкалою від 1 до 10.
Щоб зустріч пройшла ефективно, дотримуйтесь чіткого розкладу (фреймворк для цього ми опишемо в нижче). Так в учасників не буде відчуття, що вони сидять на зустрічі замість “справжньої роботи”.
Після ідеальної (або просто хорошої) зустрічі люди зазвичай мотивовані та готові діяти далі. Вони чітко розуміють, що кожному з них потрібно зробити. Закріпити це допоможе фоллоу-ап – стислий виклад підсумків, який розсилають усім учасникам незабаром після зборів.
Модель Scan Focus Act
Структуровано провести зустріч допоможе проста модель Scan Focus Act.
- Scan (скануємо) – до 12 хвилин. Обговорюємо, навіщо зібралися, який контекст зустрічі, що присутні можуть внести в дискусію, накидаємо ідеї.
- Focus (фокусуємося) – до 8 хвилин. Обговорюємо дві або три речі, які потребують особливої уваги і важливі, щоб вирішити завдання.
- Act (діємо) – до 5 хвилин. Що далі? Які дії від кого будуть потрібні?
