Поділюся своїми рекомендаціями, які допомагають мені покращувати продуктивність (але прокрастинація, звичайно, наше все).
Поговоримо про священну корову – “zero inbox” або порожню поштову скриньку.
Я почав із запитання самому собі:
А навіщо мені це потрібно? Чистити пошту?
Усвідомив, що повна поштова скринька ввергає в моторошну зневіру і пригніченість! Всі ці нескінченні “відповім потім” викликають почуття провини. А кількість ніколи невідповідного просто величезна!
Ось і виходить, з одного боку постійний стрес від пошти, з іншого низька продуктивність. Одного разу я вирішив із цим розібратися і… розібрався.
Головне когнітивне спотворення нашого чудесного мозку полягає в тому, що “непрочитаний лист – це завдання”. Здається, що ось він тут усе лежить, і я про це пам’ятаю. Якщо у вас виходить працювати з поштою як із задачником – нескінченна повага! Бо в мене це все радше асоціюється зі смітником, який коли-небудь у світлому майбутньому потрібно почистити (але точно не сьогодні).
Яку тактику я тоді розробив, щоб її дотримуватися:
- Систематично відписуватися від усього, чого не читаю. Такого добра накопичиться на відсотків 80 від усіх вхідних
- Десь через місяць активних відписок обсяг листів значно зменшується. Але важливо саме відписуватися, а не видаляти чи додавати в спам.
- Паралельно почав звертати увагу, що мені приходить. Чи потрібне це все сміття? Може, відразу додавати його в прочитане і в окрему папку?
Вхідних стало менше, ура. Але це ще не все. У мене на момент початку прибирання було близько кількох тисяч в інбоксі. Тут потрібно прийняти вольове рішення:
- Залишити у вхідних останні 30-50 листів
- А решту перенести в архів (позначивши як прочитані). Якщо в них є щось важливе, потім можна знайти через внутрішній пошук поштового сервісу
- Ну і решту неважливих листів – у топку.
Що я ще виявив під час такого прибирання і що хочу порадити:
Якщо ви не можете або не хочете відповісти на лист одразу – прибирайте його з очей геть і створюйте завдання. Навіть якщо це завдання із серії “Відповісти Васі на тему купівлі нових скріпок”. Можна додати тему листа, щоб було простіше шукати потім. Здається надлишково, але це шлях у світле майбутнє з порожнім інбоксом.
Спробуйте пожити так з місяць – думаю, вам сподобається! А відчуття свободи, коли заходиш у пошту, а там порожньо…просто не передати словами.
І ще пара рекомендацій від мене:
- Якщо ви не працівник техпідтримки, відключайте сповіщення про нові листи. Заведіть звичку перевіряти пошту кілька разів на день (можна і через завдання, якщо дуже хочеться). Канал асинхронний, не забувайте
- Вимкніть автогрупування за тематиками (є в Gmail, наприклад). Воно тільки створює ілюзію контролю, а за фактом збільшує обсяг сміття.
- Не упарюйтеся, інакше все це піде в топку.
А як ви розбираєтеся з поштою? Чи ловили ви у себе відчуття дискомофрту, якщо вхідних стає багато?
