Підприємець Нік Сонненберг ледь не позбувся бізнесу, коли його ключовий партнер раптово оголосив, що йде. Зараз компанія Сонненберга Leverage вчить бізнес, як оптимізувати роботу, щоб економити час, гроші, дозволяти співробітникам розкривати свій потенціал і менше залежати від окремих особистостей.
Сонненберг дійшов до висновку, що ключ до оптимізації роботи команди – прискорення пошуку інформації. Він стверджує, що команда з 10 осіб витрачає близько п’яти годин на тиждень просто на отримання потрібної інформації від колег або з надр корпоративних систем. Маса сил іде на метароботу – роботу з приводу роботи: зустрічі з питань, які можна вирішити імейлом, пошук потрібного файлу в чатах і поштовій скриньці або… У вас напевно є свій приклад.
Коли процеси в команді вибудувані погано, навіть найкращі не зможуть показати відмінний результат. Сонненберг називає це superstar tar (“дьоготь для суперзірок”). Намажте кросівки Майкла Джордана дьогтем і подивіться, як він витрачає на кожен крок на 10 секунд більше. Приблизно так почуваються зірки вашої команди, коли процеси побудовані так собі.
Компанії часто роблять одну помилку: через погані процеси команда не може впоратися з обсягом роботи і наймає ще людей. Але що більше людей у команді, то складніше їм ефективно працювати разом. Шкутильгаючі процеси ніхто не виправив, і всі грузнуть у дьогті ще більше.
Ось чому краще почати з налагодження процесів, каже Сонненберг. У своїй книзі та публічних виступах він описує фреймворк CPR, який допомагає поліпшити процеси в команді та скоротити обсяг метароботи.
CPR – це сommunicate (комунікувати), plan (планувати) і resource (забезпечувати ресурсами).
Комунікації
Спробуйте розділити спілкування на три типи і використовувати для кожного окремий інструмент.
- Усередині команди або компанії (для цього підійде корпоративний месенджер на кшталт Slack).
- Поза компанією – з клієнтами, постачальниками, партнерами (імейл)
- Особисте спілкування (WhatsApp, Telegram і все, що ви любите).
Планування
Для всього, що стосується управління проєктами і завданнями, використовуйте таск-менеджер – він задуманий саме для цього. У Jira, Asana та ін. можна поставити завдання і терміни його виконання, призначити відповідальних, задати вступні та обговорити деталі.
У CPR важлива дисципліна. Не варто просити дизайнера намалювати картинку в пошті або в “возі”, якщо ви домовилися, що це інструменти для комунікацій. Для планування проєктів і завдань є тікети в таск-менеджері.
Іноді здається, що простіше по-дружньому попросити колегу, а не йти через програми-посередники. Але досвід показує, що якщо кожен витратить хвилину на потрібний робочий інструмент або збереження файлу в потрібній папці, команда загалом заощадить години роботи.
Ресурси
Це знання компанії в оцифрованому вигляді, які бувають двох видів.
- Статичні знання: хто чим займається в команді, у чому місія і цінності компанії.
- Динамічні знання пов’язані з процесами. Якщо якийсь проєкт повторюється регулярно, він перетворюється на процес.
Процеси краще розписувати по кроках і документувати в спеціально відведеному місці (наприклад, у хмарному сервісі). Що більше ви інвестуєте в документування досвіду і знань команди, то легше переживете раптову відставку співробітника: так ви менше прив’язані до того, що зберігається в голові в окремої людини. Для IT-компанії, де основну цінність становлять знання і ноу-хау, це може бути питанням життя і смерті.
Слухайте також: випуск подкасту You Are Not So Smart, де Нік Сонненберг розповідає про свою книгу та методику (англійською мовою).
