Більшість відомих торговельних компанії та навіть великих корпорацій починали свій шлях з нечисленних колективів і маленьких офісів, де все під рукою. Якщо робота злагоджена, то рано чи пізно настає час, коли доводиться розширюватися, або масштабуватися. Це означає поділ спільного колективу на офіси, розташовані в різних районах міста (а потім і країни) для більшого охоплення споживачів продукту.
Ділюся особистим досвідом проходження цього непростого процесу, поділивши його на етапи: відкриття гуртового складу, пошук і організація нових офісів і наповнення їх співробітниками (новими і досвідченими).
Відкриття оптового складу
На перший погляд усе легко: орендував приміщення, перевіз товар, знайшов комірника і запустив склад. У реальності цей процес не такий простий – і психологічно, і матеріально.
Спочатку необхідно знайти комірника, провести навчання. Будьте готові, що нова людина буде припускатися помилок, особливо коли у компанії велика кількість номенклатури і різновидів схожого товару. Це можуть бути неправильні відвантаження, пересорт товару тощо.
Звісно, на перших порах комірника має навчити наставник (досвідчений менеджер), який зможе зрозумілою мовою і з хорошими прикладами швидко познайомити з товаром, який випускає компанія.
Термін навчання може бути різним, але затягувати теж не можна, інакше нова людина розслабиться, розуміючи, що поруч завжди допомога.
Не виключено, що в цей період через помилки співробітника компанія буде отримувати невеликі матеріальні збитки за рахунок повторної логістики.
Окрім матеріальної складової, в питанні найму нового співробітника є ще психологічне підґрунтя. Менеджери звикли все контролювати самостійно, і в них з’являється хвилювання за складні замовлення, які тепер не в “їхніх руках”: як відправлять замовлення, як упакують товар, як швидко доставлять клієнту?
Ця тривожність цілком логічна, адже вся відповідальність висить на менеджері, і в разі неправильно зібраного товару саме він відповідає перед клієнтом, але це і є менеджерська робота – вирішувати такі ситуації, уміти пояснити замовникові, в чому проблема, і допомагати колегам без конфліктів. Це ситуація тимчасова. Незабаром помилки закінчаться, а робота складу налагодиться. Після навчання проходить інвентаризація, що дає змогу комірнику ще більше вникнути в асортимент.
Ось тепер можна вже перевозити склад на нове місце і звільняти офісний простір від товару, залишивши лише поодинокі екземпляри.
Відкриття складів – справа нелегка, але з правильним підходом вона проходить набагато легше:
- Проведіть інвентаризацію товару перед переїздом. Це зменшить кількість помилок і допоможе стежити за відвантаженнями комірника.
- Наставник, крім навчання нового співробітника, повинен познайомити комірника з менеджерами і налагодити комунікацію в обидва боки для оперативного вирішення будь-яких ситуацій (з використанням телефонії та месенджерів).
- Не можна забувати, що якісна робота складу залежить від того, як правильно налагоджена база даних (краще заплатити фахівцям, ніж довгий час виправляти помилки).
- Підготуйте зручне місце роботи для комірника. Він – частина команди, і допомагає зростати менеджерам, а не “хтось там на складі бородатий у коробках”.
Пошук нового офісу
Пошук офісу, напевно, ще складніше завдання. Потрібно врахувати багато чого: знайти зручну локацію для співробітників і відвідування клієнтів, хороші умови оренди (щоб в офісі був якісний ремонт) і, звичайно, важливо вкластися в бюджет компанії. Під зручною локацією також мається на увазі район або напрямок, де ваша компанія може вирости і скласти конкуренцію іншим компаніям у схожих сферах діяльності.
Як показала практика, знайти “те саме” приміщення дуже важко.
Часто пропозиції не відповідали вимогам – більшість приміщень були в поганому стані. Крім того, разом із пошуком приміщення з’являється ще одна проблема – це думки співробітників, яким нове місце може не сподобається (наприклад, тому що буде незручно добиратися).
Переїзд до нового офісу може бути дуже важко прийнятий співробітниками.
У цьому разі керівник повинен пояснити, чому необхідний переїзд, розповісти про можливості зростання компанії і кожного співробітника зокрема, зарядити колектив. Але завжди потрібно тримати в голові, що у компанії свій шлях розвитку і прислухатися до кожного неможливо, і фінальне рішення залишається за компанією. Можливо, ви втратите співробітника, але на нове місце прийде інший, готовий працювати з більшою віддачею.
Для успіху в пошуку офісу необхідно:
- Почати пошук завчасно: не пізніше ніж за 2 місяці до очікуваної дати переїзду. Адже пошук приміщення, що відповідає всім вашим очікуванням, може затягнутися.
- Закласти бюджет на переїзд. Можливо, приміщення ви знайдете в коротші строки, але ваша компанія до цього часу не буде готова змінювати місце дислокації (чинний договір оренди не завершено, склад не налагоджено тощо). У такому разі доведеться оплатити оренду приміщення, у яке ви поки що не збираєтеся заїжджати. Не забувайте про витрати на транспортну компанію для перевезення старого обладнання, і витрати на купівлю нового.
- Уважно вивчити договір оренди. У ньому може бути прописано багато прихованих платежів (агент обіцяє одні умови, а після підписання ви можете побачити зовсім інші). Також часто зустрічається перенесення відповідальності з орендодавця на орендаря (пожежна безпека, вивезення побутового сміття тощо). При переїзді вимагайте дотримання договірних відносин.
Поділ колективу на офіси та склад
Під час переїзду і поділу компанії на склад та офіси головне – налагодити роботу і взаємодію всіх співробітників (телефонія, інтернет, база даних). І цим має займатися керівник.
Пам’ятайте: команда має приїхати на повністю підготовлене робоче місце!
Переїзд – це марш-кидок. Перші робочі дні минають важко, бо менеджери звикають працювати по-новому: вони більше не бачать склад, а орієнтуються лише на базу даних. При цьому якісні зразки та пробники товару мають зберігатися під рукою.
Керівник має пам’ятати, що менеджер втрачає візуальний контакт із замовником, і від цього буває занепад сил, нерозуміння, навіщо все це потрібно. Треба спілкуватися зі своїми підлеглими, і, можу сказати точно, буквально через кілька днів співробітники починають бачити плюси від такої роботи.
Звільняється час для більш якісного спілкування з клієнтом: працівник не відволікається на відвантаження – всі дії здійснює комірник. Нове місце приваблює клієнтів, адже офіс став зручнішим для відвідування. На цьому етапі можна активно рекламувати компанію та ваші товари, а також запрошувати гостей, адже тепер ви можете надати вибір клієнту, до якого офісу йому зручніше дістатися.
В очах великих копаній ви перейшли на новий рівень (вони бачать, що у вас є фінансові можливості оренди приміщень).
Ну і головне – з новим приміщенням ви можете розширювати свій бізнес, шукати нових співробітників.
P. S.
Масштабування несе фінансове навантаження на бюджет компанії, але це дає змогу зробити роботу співробітників комфортнішою і продуктивнішою. Як показує практика, витрачені кошти в майбутньому мають примножитися завдяки грамотному налагодженню процесу роботи та збільшенню покриття ринку збуту своєї продукції.
