У цій темі ми покажемо вам, як контролювати бухгалтера.
Бухгалтер обманює
Не кожен, не всіх і не завжди, але це слабка гарантія для тих, хто довіряє бухгалтеру гроші.
Обманює навіть бухгалтер-знайомий і бухгалтер-родич. А хто не обманює, може чесно помилитися в розрахунках і заробити санкції податкової. Робота бухгалтера для багатьох здається темним лісом, тому перевіряти її здається вкрай складним завданням. Насправді ні. В цій статті підготовлено поради для керівників компаній, які хочуть бути впевненими у своєму бухгалтері.
Контроль грошей
Щоб контролювати гроші, обмежте або ускладніть процедуру їх зняття і переказу. Зробіть так, щоб без підпису керівника не було можливості зняти або перерахувати гроші.
Якщо розрахунковий рахунок підключений до клієнт-банку, необхідна двокрокова система підтвердження платежів. Один з варіантів — два ключі з підписами: один у бухгалтера, Інший у керівника. Бухгалтер створює платіж і підписує своїм підписом, а керівник перевіряє і підписує платежі своїм ключем.
У такій ситуації я не рекомендую підписувати документи цілим списком. Краще витратити трохи часу, але відкрити кожну платіжку і побачити, куди, кому і за що відправляється платіж. Так, це займе більше часу. І, так, це убезпечить Ваш розрахунковий рахунок.
У деяких системах платежі створюються без ключа з підписом (за логіном і паролем), але «підуть» тільки при наявності електронного підпису керівника. Ключ підпису зберігається на токені (USB-пристрій, зовні схожий на флешку або на смарт-карту). Не залишайте токен на постійне місце проживання в бухгалтерському комп’ютері.
Не залишайте токен на постійне місце проживання в бухгалтерському комп’ютері!
У деяких системах перед платежем керівнику приходить смс-пароль, після введення якого банк виконує платіж.
Дізнайтеся у своєму банку, чи доступна така можливість.
Якщо в компанії є корпоративна карта, до неї слід налаштувати ліміт витрачання. Можна також спробувати захистити її смс-паролем, але в більшості банків це працює тільки для інтернет-платежів.
Контроль звітності
Всі знають: звітність повинна бути здана в терміни, встановлені законодавством. Інакше будуть штрафи й підвищена увага податкової з усіма витікаючими наслідками.
Але не всі знають, що деякі бухгалтери спочатку подають абияку декларацію (головне — вчасно) а потім відправляють «Уточньонку» – правильну декларацію, але вже після терміну подання звітності. І все б нічого, адже за це не штрафують, але зате через таку самодіяльності організація може потрапити на олівець податкової. Удачі на перевірці.
Щоб не було сумного результату
Самостійно підписуйте звітність, навіть електронну.
Майте перед очима календар підготовки та здачі звітності до податкової з встановленими термінами.
Звіряйтеся з ним, коли підписуєте звітність.
Відзначайте в календарі, що і коли здано. Так і ви побачите загальну картину, і бухгалтер зрозуміє, що ви контролюєте процес. Доручіть бухгалтеру скласти календар на рік вперед.
Контроль податків
Якщо при слові «податки» Ви подумали «мінімізація» (тобто, звичайно, «оптимізація»), ви не самотні. Це розумно.
Але нехай мінімізацією займається не той, хто веде облік. Це окрема і складна тема.
Почнемо з більш простих речей. У податках ваша перша задача — налагодити процеси так, щоб податки сплачувалися:
- вчасно — щоб не платити потім пені;
- без помилок в платіжних документах — інакше буде вважатися, що податок не сплачено.
Для цього закріпіть в обов’язки бухгалтера своєчасне надання інформації про нараховані податки (терміни поставте на пару тижнів раніше передбачених законодавством, якщо для оплати потрібно акумулювати кошти на рахунку). Раз на рік давайте завдання звіряти взаєморозрахунки з податковою. Звіт на стіл.
Як працювати з бухгалтером
Мета всіх цих дій — показати бухгалтеру, що ви стежите за його роботою і цікавитесь процесом. Це багаторазово знижує шанс обману. Ви здивуєтеся, як мало підприємців готові розібратись з роботою бухгалтера, але ж це елементарні правила фінансової безпеки.
Не соромтеся своєї некомпетентності і задавайте багато запитань. Ви не повинні розбиратися у всьому, для цього й існують професіонали.
Не соромтеся перевіряти роботу бухгалтера. Запрошувати аудитора часто буває зайвим, але не відмовляйтеся від цієї ідеї остаточно. У перевірці немає нічого ганебного.
Домовтеся про відповідальність з боку виконавця за його помилки, через які
організація несе витрати. Пропишіть в договорі штрафи бухгалтера за штрафи податкової.
Не соромтеся своєї некомпетентності та задавайте багато питань!
Поздоровляємо! Тепер ви знаєте як контролювати бухгалтера.
