Сьогодні хочу поділитися з вами особистою історією подолання і тими інструментами, рекомендаціями та висновками з планування, які я знайшла на своєму непростому шляху управління часом і командою, особистими ресурсами та ефективністю.
Я наведу імпровізований кодекс, який допоможе вам вибратися з ями мікроменеджменту та потоку завдань, що захльостує з головою, або, якщо вам пощастило, то зрозуміти, як у нього не потрапити. Тож якщо ви управлінець/менеджер/тимлід, то вам має стати в пригоді. Але відразу скажу, деякі рекомендації можуть бути специфічними, суто агентськими.
Хочу поділитися цією інфою тому, що знаю, що десь на світі зараз сидить, обійнявши коліна, менеджер/тимлід, який просто дуже хоче на ручки і щоб його обійняли, а не ось це все.
Колега – я з тобою ✊ Тримайся, ти розберешся і станеш сильнішим і досвідченішим, ніж був.
Мій контекст
Я Ксюша. Зараз я працюю продактом. Але до цього я довгий час розвивалася в менеджменті рекламних проєктів в агентствах на різних позиціях: від звичайних акаунтських до керівництва відділом і кількома напрямками. Під моїм тімлідством творили прекрасне великі розподілені команди (до 50 осіб). Тож якісь уроки долі мені вдалося забрати з цього чудового досвіду).
Головний висновок і стартова ситуація
Головне, що я винесла для себе, – планування, управління особистими ресурсами і командою потрібні й мають бути організовані системно, регулярно і комплексно.
І це визнати було найскладніше, ну і ще те, що насправді не знаєш, що робити. Мені здається, що я пройшла через усі стадії пекла від заперечення до прийняття.
Було всяке: перевантаження, стрес, критика, перепрацювання, факапи дедлайнів, невдалі спроби впроваджувати системність, планування, змінювати формат взаємодії з колегами. Невдалі вони були тому, що я не знала, як робити це правильно.
Класно, поки можеш вивозити все тільки на одному ентузіазмі, але він не нескінченний. У кожного є свої межі і якщо ви їх ще не намацали, почекайте, їх намацає хтось інший, без вашого дозволу)) Так я зрозуміла, що якщо хочу якось контролювати ситуацію і тим паче розвиватися, то потрібно щось змінювати в підході.
Просто коли ти замислюєшся про таку необхідність, особливо вперше, то, найімовірніше, вже перебуваєш у ситуації, спричиненій якраз відсутністю “правил гри” та повною твоєю дизорієнтацією “що робити-то” і на якому етапі почалася ця “попа”. Картина маслом – ти у вакуумі і кругом хаос. А з такої ями вибратися в принципі вже важче, ніж у спокійний час потихеньку, планово, як і має бути, ітераціями впроваджувати систему.
Але немає диму без вогню, тому щоб щось зрозуміти, часто потрібно обпектися.
Так ось, коли ти в “попі”, поради впровадити планування і нормальну систему управління здаються смішними і нереалістичними. Мозок як може, намагається відхреститися від “зайвого завдання”, яке нікому не потрібне і взагалі незрозуміло, який вихлоп дасть.
Ти в стресі і не можеш думати про стратегічні заходи, а тільки про те, як вибратися з цього дна. Усі сили організму спрямовані на “виживання”, рівень адреналіну високий, ми шукаємо швидкі прості рішення. Так уже влаштований мозок, що в стресі дезактивується префронтальна кора, яка відповідає за стратегічне мислення, і біля керма мигдалина, яка командує виживанням і нашими тваринними інстинктами. Вони відбирають управління один в одного.
Мене дуже крило в цей період самообманом, від “все ок” і “я і так все знаю/умію” до “я пробувала і не вийшло” і “це все не працює”. Тому перші спроби впровадити системність і планування накрилися моїм вигоранням.
Що робити?
Треба розібратися, як усе працює, узяти ситуацію у свої руки і визначити свої правила в цій грі. Але спочатку вийти з епіцентру ситуації і зі стану стресу, по-іншому мозок варити не почне.
І вже після цього, коли ви справді чесно зізнаєтеся собі в необхідності впровадження системи планування та управління, а головне, повірите в те, що це працює – тільки в цьому разі ви почнете шукати й знаходити відповідні та оптимальні саме для вас рішення.
Знадобиться розібратися в яких зонах роботи можуть ховатися підводні камені, зрозуміти, як працює наш мозок, які моделі управління існують, від чого вони залежать, як допомагають мозку ефективно використовувати його ресурси і як ми ще додатково можемо допомогти собі.
Це канва. Це те, звідки формується образ мислення зростання, така собі філософія. Ніякими окремо взятими інструментами до такого не прийдеш. Тому що правила нас тільки обмежують, а ось сформований спосіб мислення відкриває нові можливості. Я щиро впевнена, що без розуміння себе інструменти на кшталт матриці Ейзенхауера або методу помідора будуть просто марними.
За одну цю статтю про все разом не розкажеш точно, тому поки що я просто наведу список “швидкої допомоги” ємними пунктами. І запланую продовження в наступних частинах.
Рекомендації з управління часом
Планування. Плануйте обов’язково свій час. Визначтеся з форматом особистого ресурсного планування і плануйте свій день, тиждень, спринт. За необхідності зробіть план загальнодоступним, зі зрозумілим форматом пріоритезації беклогу (використовуйте моделі скорингу). Проводьте check і act (PDCA – цикл Демінга) – коригуйте за потребою.
Виділяйте час на роботу з інбоксом – перевірка пошти, месенджери тощо. Визначте періодичність, інакше робота з цим пунктом перетвориться на хаос і зробить вас своїм заручником. Необов’язково перевіряти вхідні 10 разів на день і моментально відповідати на них.
Закладайте час у дні на планування та оцінку завдань, перш ніж братися за них – плануйте планування.
Закладайте буфер на позапланові завдання (від клієнта, листування тощо) – його вам потрібно оцінити самостійно досвідченим шляхом, у мене бували часи, коли половину-третину робочого дня потрібно було виділяти.
Не пропускайте обід, виділяйте на нього час. Протягом дня робіть собі додаткові перерви.
Виділіть час наприкінці дня на завершення завдань, щоб закінчити вчасно робочий день (не ставте на цей час зустрічі).
Прошийте календар регулярними слотами.
Внесіть усі постійні зустрічі, слоти під завдання, обіди, слоти під зустрічі. Використовуйте кольори для візуалізації. Наприклад особисті – тільки жовті. Завдання теж можна закидати в календар.
Плануйте особистий ресурс:
Скільки всього робочих годин у цьому періоді? Скільки з них ви витрачаєте на регулярні пункти? А на інші? Головне, щоб кількість годин, необхідна на проєкти, не перевищувала кількість годин, яку ви особисто маєте всередині цього періоду.
*До речі, цей же шаблон можна використовувати для планування ресурсів команд.
Якщо проєктів кілька – пріоритизуйте.
Наприклад, можна за обсягом бюджетів: Рахуємо, скільки грошей приходить загалом за кожним проєктом, ділимо між собою у відсотковому співвідношенні, перекладаємо співвідношення на робочі години. У підсумку отримуємо стільки, скільки тобі “потрібно” витрачати на кожен проєкт, а якщо якийсь вимагає більше, можна спробувати заощадити і перенести з інших, якщо це реально, якщо ні – потрібно обговорювати з керівництвом варіанти рішення.
Керуйте своїми зонами уваги:
Робити це потрібно регулярно, особливо, коли накриває великим обсягом нової роботи або коли дуже сильно змінюються сфери уваги. Відчуваєте, що йде розфокус, цей інструмент добре допоможе себе підібрати.
Якщо ви не знайомилися ближче з моделлю Кеневіна і гнучкими методологіями (скрам, канбан тощо), настійно рекомендую. Особливо цим грішать маркетингові команди. Вважається, що гнучкі методології – тільки для розробки. Це не так. Вивчіть методики, заберіть собі на роботу найкращі практики. І пам’ятайте – форма не повинна превалювати над функцією.
Робота зі завданнями
Перш ніж робити завдання, спочатку подумайте добре, а чи моє це завдання, чи за адресою воно прилетіло взагалі, і якщо ні – перенаправляйте на іншого/пропонуйте рішення без вашої участі.
Намагайтеся не заганяти себе в рамки тільки наявних у вас ресурсів (особистих, командних). Ти обмежений тільки тим, що маєш, тільки поки сам віриш у це. Якщо бачите, що їх не вистачає – залучайте додаткові. Не намагайтеся собою затикати всі дірки.
Якщо завдання швидке, на пару хвилин – робіть одразу.
За можливості не намагайтеся вирішувати за день більше одного складного завдання.
Перш ніж робити завдання, навіть якщо воно супертермінове, дайте собі час, щоб прикинути кілька варіантів розв’язання, інакше, якщо одразу кидатися в бій, можна вже тільки в підсумку зрозуміти, щоб на початковому етапі можна було вибрати інший шлях.
Якщо надійшло нове завдання, не говоріть відразу, коли його зробите, говоріть, коли зможете з ним ознайомитися і дати оцінку. Дайте собі більше часу на планування.
Якщо працюєте із суміжниками, за можливості намагайтеся використовувати спільний робочий простір, хоча б для ведення статусів руху завдань із беклогу за етапами робіт. Так усі бачитимуть ваш поточний пріоритет.
Коли працюєте з конкретним завданням – фокусуйтеся тільки на ньому. Для вирішення складних завдань найкраще взагалі вимкнути сповіщення скрізь.
І взагалі – не залишайте постійно ввімкненими сповіщення у всіляких робочих чатах, месенджерах, пошті та задачниках. Нескінченні повідомлення – це перманентний стрес для організму, який непомітно призводить до розфокусу в роботі. Просто виділіть собі час окремий у дні на перевірку джерел і попередьте колег, що з термінових питань вам краще телефонувати або тегати.
Результат роботи може бути неідеальним. Просто прийміть це.
Подумайте про те, як можна зробити це завдання простішим і швидшим? Якого мінімального результату від нього чекають? Які найважливіші умови потрібно врахувати для того, щоб його прийняли?
Співзвони:
- на кожну зустріч у вас має бути адженда і приблизне уявлення вашої ролі у вирішенні цих питань,
- намагайтеся скорочувати їх за часом максимально, щоб обійтися без зайвої балаканини, якщо не встигаєте обговорити все необхідне – краще потім домовтеся про додаткову зустріч або зберіть відповіді/пропозиції в завданні, оскільки часто учасникам може знадобитися час перетравити інфу, перш ніж видати коментарі,
- аналізуйте свої зустрічі, прибирайте непотрібні, на якихось ймовірно можуть обійтися з рішенням і без вашої участі,
- не забувайте, що найчастіше до зустрічей потрібен час на підготовку, а після – на постміт/резюме тощо, тому додатково потрібно закладати час і на це в дні. На практиці ідеально не більше 2х поспіль ставити.
Управління стосунками
Не додумуйте(!) нічого ні за кого, ні за колег, ні тим паче за клієнта: а зручно їм чи ні, а чи є у них час і можливості, а чи будуть вони витрачати на це гроші чи ні, сподобається їм чи не сподобається. Ви – не вони, не ворожка і не надрозум. Ви не можете знати напевно чужу думку. Спасибі за таку ініціативу ніхто не скаже, найімовірніше, її навіть не помітять, у гіршому разі вам ще й прилетить. Не фантазуйте, запитайте прямо, обговоріть рішення спільно.
Шукайте ефективні зв’язки в команді та процесах, щоб мінімізувати свою участь, налагодити автономність від вас і доступність до загальної інформації. Делегуйте.
Не переробляйте за команду завдання, не давайте їм занадто багато правок. Більше довіряйте колегам, ваше завдання допомагати їм робити їхню роботу якісно, знаходити, чого їм для цього бракує, і давати необхідне (інформацію, постановку задачі, формат роботи міняти і т.п.), а не працювати замість них і гасити пожежі, люди повинні отримувати власний досвід.
Ідеально, якщо факапи хлопців проходять під вашим контролем, оскільки ризик від підсумків не повинен перевищувати користь від навчання.
Але якщо людина не вчиться на своїх помилках, не адаптується, не проявляє ініціативу – це привід замислитися про заміну та ескалацію. І вирішувати такі питання потрібно якомога оперативніше, не затягуйте.
Не шукайте винних, шукайте рішення.
Якщо проєкт великий, для команди може бути важливо бути на одній хвилі з клієнтом і мати спільний інформаційний фон – орієнтуватися в продукті, цінностях і думці клієнта. Для цього потрібні регулярні живі зустрічі команда-клієнт. Тоді вам не доведеться якісь тонкі деталі коментувати окремо команді + вони бачитимуть більше можливостей для зростання проєкту, відчуватимуть свою цінність і прямий внесок у прогрес. Жодні переказування, додаткові коменти в завданнях, цього не замінять, бо не відобразять весь контекст.
Плюсом ви матимете лояльні, довірчі стосунки з клієнтом, він уявлятиме масштаби робіт, цінуватиме обсяги і компетенцію. Іноді, через віддалений формат взаємодії, на стороні клієнта може губитися відчуття, що він працює з конкретними людьми, фахівцями, у яких є образ мислення, логіка, досвід у тематиці, своє бачення розвитку проєкту.
Навіть якщо ви все знаєте про проєкт, не потрібно зациклювати на собі всю інформацію. Ваша цінність як менеджера не в ній, а в умінні керувати командою.
При цьому я не маю на увазі, що потрібно всю команду збирати на дзвінки з клієнтом. Додавайте до зустрічей тих, у кого є порядок денний для обговорення і тільки по одному представнику від напряму, він буде міні-носієм гена продукту в групі, а не тільки ви одні на весь монастир.
Щоб клієнт не закидав купою запитань щодо обстановки в проєкті та позаплановими терміновими завданнями – беріть ініціативу у свої руки:
- визначте формат управління (скрам, канбан або ін.), задайте пріоритетність беклога (скоринг), умови, за яких до плану робіт вносяться зміни, зробіть окремий регулярний дзвінок, де все показуйте-розповідайте самі за результатами,
- стратегією, пропозиціями, планом робіт і наповненням беклога.
Періодичність, планування, правила – головні помічники в управлінні часом.
Вчіться керувати емоціями. Вони часто заважають тверезо оцінити ситуацію і приступити коректно до виконання завдання. Якщо відчуваєте, що накриває, поставте собі запитання:
- Чи є зараз проблема? Яка? Що зараз відбувається конкретно?
- За що я насправді переживаю?
- Що станеться, якщо я не впораюся?
- Чи реальний мій страх?
- Як я намагаюся вирішити проблему? Чим я насправді зараз займаюся?
- Чи відповідне це рішення? Які взагалі є варіанти? Яке рішення найкраще?
Для своєї конкретної ситуації у вас можуть бути інші запитання, просто навчіться проговорювати для себе вголос саму ситуацію, свої емоції, ставити собі запитання у фреймі усвідомлення і рішення, а не у фреймі емоцій і проблем.
Післямова для перевантажених
Може здатися, що я занадто багато всього пропоную спланувати і все це не запхати в план, бо тоді часу на роботу взагалі не залишиться.
Перше – насправді планування здається важким тільки перший місяць (якщо робити це правильно), а далі це вже настільки автоматично відбувається, що займає лічені хвилини.
Але кому так все одно здається – вам не здається)) Ось саме вам)))
У цьому разі потрібно переглянути, проаналізувати детальніше ваше навантаження.
Якщо ви відчуваєте, що у вас перевантаження, розпишіть все за тими шаблонами і підходами, які я навела вище. Оцініть ситуацію і спочатку подумайте про те, що ще ви можете змінити, які процеси поправити, чого навчитися – на що ви витрачаєте найбільше часу? Чи можна це змінити? Як? Спробуйте це зробити. Подивіться на результат.
Якщо цього виявилося недостатньо – у вас уже є ґрунт для розмови з керівником. Продумайте план зустрічі з аргументами та за можливості запропонуйте рішення.
Якщо ви відчуваєте, що вас не чують або просто не відчуваєте, що ситуація зміниться, не вірите в пропоновані рішення, пам’ятайте головне – краще за вас, ваші межі й можливості не знає ніхто, і рішення в підсумку тільки за вами.
Ваш керівник не бог і не мама. Він не вирішує вашу долю і не буде про вас піклуватися будь-що-будь. У нього свої цілі та завдання і ваше навантаження може бути для нього далеко не пріоритетним завданням. Він може бути сам зараз перевантажений і йому б хто допоміг)
Тому ваше навантаження – це насамперед ваша відповідальність.
Загалом, керуйте своїм часом самі, а інакше він буде керувати вами))
Колеги, діліться в коментарях своїми прийомами, історіями та рекомендаціями. Буду рада доповненням!
