Системи управління проектами – що це? Огляд кращих програм

Розробити і випустити на ринок складний продукт точно в строк і не виходячи за рамки виділеного бюджету досить важко. І неважливо, що це за продукт — новий двигун для запуску космічних кораблів або ж мобільний додаток. Всіх, хто працює над проектом, доведеться контролювати. В іншому випадку виконавці починають зривати терміни, перекладати свої обов’язки на інших, безпідставно вимагати прибавки до гонорару. Справа може дійти до того, що інвестори прикриють проект, вважаючи його нерентабельним.

Щоб цього не сталося, компанії впроваджують проектний менеджмент (управління проектами). Це діяльність, спрямована на досягнення мети або цілей в заданих часових, ресурсних, ризикових, фінансових та інших рамках.

Яскравий приклад неефективного проектного менеджменту — Google Glass. Творці поквапилися випустити на ринок дорогий і сирий продукт, не розрахувавши всі ризики. В результаті проект провалився.

У цьому матеріалі ви дізнаєтесь про один з інструментів проектного менеджменту — системи управління проектами. Вони допоможуть команді фахівців досягати поставлених цілей, оптимізувати робочі процеси на всіх етапах створення і просування продукту.

Що таке системи управління проектами і навіщо вони потрібні

Системи управління проектами (СУП) — це програми та онлайн-сервіси, які допомагають планувати завдання, складати розкладу, розподіляти ресурси, відслідковувати ефективність роботи кожного фахівця та всієї команди. Раніше всі СУП по набору функцій поділяли на два типи:

1. Системи календарного планування і контролю (СКПК). Це окремі програми, в яких можна ставити завдання для команди і конкретних фахівців, складати календарні плани і графіки, планувати витрати, формувати звіти по мірі досягнення поставлених цілей. Перші СКПК відносили до систем початкового рівня, однак в останні роки їх можливості помітно розширилися.
2. Професійні системи управління проектами. Це спеціальні комплекси, що складаються з утиліт і модулів, призначених для рішення різних, в тому числі і специфічних задач. Наприклад, з допомогою інструментів ПСУП можна моделювати і аналізувати ризики, виокремлювати з команди фахівців, які краще впораються з поставленими завданнями, визначати строки реалізації проекту при різних фінансових вкладеннях.

На словах робота систем управління проектами представляється складною і незрозумілою, але на ділі все інакше. Продемонструю на прикладі.

Як працюють системи календарного планування і контролю (СКПК)

Якщо ви працювали в команді над масштабним проектом, то напевно знаєте про такий сервіс, як Trello. Він відноситься до хмарних систем календарного планування і контролю. Щоб організувати роботу в Trello, вам потрібно створити дошку, на якій буде візуалізовано весь проект — його етапів і конкретних завдань до термінів реалізації кожного завдання і фахівців, які відповідають за їх виконання. Наприклад, колонками розбивають весь проект на основні етапи, а конкретні завдання заносять у картки, які по мірі вирішення перетягують з однієї колонки в іншу.

Якщо над проектом працює команда фахівців, даєте їм доступ до цій дошки в Trello — вони будуть бачити той же інтерфейс, що і ви. Підключених до дошки користувачів можна прикріплювати до карток (завдань). Щоб члени команди не губилися в такому обсязі інформації, картками присвоюють мітки. Наприклад, для розробників ви створюєте мітку одного кольору і прикріпляєте її до карток, в яких викладено саме їх завдання. За таким же принципом робите розмітку завдання для інших фахівців.

Якщо за виконання однієї задачі відповідає одразу декілька членів команди, то у налаштуваннях цієї картки ви вказуєте відповідні мітки і додаєте чек-лист. Коли спеціаліст виконує своє завдання, він зазначає відповідний чекбокс у цьому списку:

Щоб контролювати терміни виконання всіх завдань у проекті, для кожної картки задаєте дедлайни на календарі.

Від людського фактора ніхто не застрахований. З-за великого навантаження фахівець може забути про завдання і зірвати терміни. Щоб цього не сталося, крім дедлайну, ви задаєте картці нагадування і вказуєте, коли воно повинно спрацювати. В зазначений день і час фахівець отримає листа на email, в якому буде посилання на картку, до якої він прикріплений, і інформація про те, коли йому потрібно закрити завдання.

Як працюють професійні системи управління проектами

За таким же принципом працюють і в професійних системах управління проектами. Однак є кілька нюансів. Частіше такі СУП являють собою не хмарні сервіси, а програми, які підтримують інтеграцію з іншими корпоративними ПО. А навіть якщо і не підтримують, то це можна виправити.

У професійних СУП є модулі, в яких проектні менеджери можуть прогнозувати і моделювати ризики, розраховувати терміни реалізації проекту при зміні ряду умов, що задаються змінними. Наприклад, визначити ймовірність здачі проекту при скороченні бюджету на 30%, заміну кількох співробітників або виключення низки завдань.

Кожен фахівець бачить «свій» інтерфейс СУП. На ньому відображаються завдання, які входять в коло його обов’язків, і загальний прогрес роботи над проектом. Співробітник не відволікається на те, що робити не повинен, відповідно, економить час і нерви і працює продуктивніше. Такий підхід позитивно позначається на роботі всієї команди.

Ви можете представляти на дошці в Trello та інших СПУ проекти будь-якої складності, але не варто списувати з рахунків той самий людський фактор. У багатьох фахівців є проблеми з дисципліною та самоорганізацією. Вони будуть пропускати листи з повідомленнями про дедлайни і появою нових завдань, які входять в коло обов’язків. Такі ризики мінімізує проект-менеджер. Він не тільки вносить на дошку нові завдання і контролює виконання вже наявних, але і постійно взаємодіє з усіма фахівцями особисто. Тільки так можна досягти злагодженої роботи команди без зривів термінів і виправдань в стилі «Я не бачив цього завдання», «Я не знав, що мені потрібно було зробити макет ще вчора» і «Мені взагалі ніхто нічого не говорив».

Критерії вибору сервісу

При швидкому підрахунку на вітчизняному та закордонному ринку проектного менеджменту знайдеться більше сотні систем управління проектами. Вони відрізняються ціною, набором інструментів, зручністю інтерфейсу та іншими параметрами. Вибрати кращий сервіс чи програму в такому розмаїтті складно, але реально.

Ціна. Перший параметр, на який варто звернути увагу. Одні системи управління проектами поширюються безплатно (повністю або з обмеженнями), інші — тільки за ліцензії. Вартість ліцензії може доходить до 800-1000$. Якщо ви не маєте в своєму розпорядженні великим бюджетом, вибирайте безкоштовні сервіси та програми. У них буде урізаний набір інструментів, але для реалізації невеликого проекту його зазвичай вистачає. Для складних і масштабних продуктів краще відразу підібрати платну професійну СУП.

Зручність інтерфейсу. Інтерфейс сервісу повинен бути зручним і зрозумілим для всіх членів команди. В іншому разі час, який фахівці могли б присвятити виконанню поставлених завдань, піде на вивчення інтерфейсу, можливостей сервісу. Це призведе до затягування термінів здачі самого проекту.

Набір інструментів. Створіть список інструментів, які точно знадобляться вам у роботі над проектом. Наприклад, створення календарних планів, групування завдань з можливістю коментування, фільтри по заданим параметрам, облік робочого часу, моделювання ризиків і аналітика, експорт та імпорт даних. Коли список буде готовий, вам залишиться лише ознайомитися з можливостями сервісів і вибрати той, що максимально підходить під ваші задачі.

Зручність комунікації. Вкрай бажано, щоб у системі управління проектами був зручний чат для всіх співробітників. Якщо фахівці обговорюватимуть завдання поштою, в соціальних мережах і месенджерах, високий ризик, що важлива інформація загубиться або ж взагалі не дійде до адресата. Більше того, вам, як проектному менеджеру, доведеться читати десятки листувань, сортувати дані і передавати їх по ланцюжку далі. На це піде величезна кількість часу і сил.

Тепер, коли ви приблизно зрозуміли, як вибирати, перейдемо до самих сервісів і програм.

ТОП-10 систем управління проектами

Стартапам та компаніям, які не беруться за масштабні і неймовірно складні проекти, можна обійтися безкоштовною системою управління проектами. В інших випадках доцільніше придивитися до платного з розширеним набором інструментів. Ознайомтеся з кращими системами управління проектами, їх особливостями, плюсами і мінусами, щоб почати працювати з ними найближчим часом.

Безкоштовні

У цьому блоці зібрані повністю безкоштовні і платні сервіси системи управління проектами, в яких є безкоштовний тариф.

Trello

Одна з найпопулярніших систем управління проектами з хмарним сховищем даних. Дозволяє ставити завдання невеликим групам і стежити за ходом виконання проекту. Для роботи в Trello знадобиться лише email і доступ в інтернет.

Є платні підписки Business Class і Enterprise з необмеженим числом дощок команди і кількістю поліпшень, збільшеним розміром вкладень в картках, набором інструментів для автоматизації процесів.

Плюси:

• інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
• необмежена кількість карток, колонок і персональних дощок;
• до 10 дощок команди;
• можливість автоматизації повсякденних завдань;
• створення міток і фільтрація карток по цьому параметру;
• для поліпшення дощок (інтеграція з іншими сервісами);
• email оповіщення про будь-які зміни на дошках;
• друк і експорт даних.

Мінуси:

• незручна горизонтальна прокрутка — не підходить для маленьких екранів;
• для реалізації масштабних проектів базових інструментів недостатньо — доведеться оплачувати підписку.

Бітрікс24

Багатофункціональний сервіс, який можна використовувати в якості системи управління проектами. Дозволяє ставити завдання і призначати відповідальних за їх виконання, встановлювати дедлайни, відстежувати загальний прогрес за проектом. Є вбудований чат для швидкої комунікації з усіма членами команди і детальна аналітика, яка допоможе визначити KPI кожного співробітника.

У Бітрікс24 є безкоштовна хмарна і коробкова версія. Розширений набір інструментів доступний після покупки ліцензії.

Плюси:

• інтуїтивно зрозумілий інтерфейс зі зручною функцією постановки завдань;
• чек-листи, нагадування, попередження, облік часу для всіх завдань;
• модуль для планування справ (зустрічі, дзвінки, листи);
• готові шаблони під частини повторюваних задач для автоматизації процесів;
• вбудований корпоративний чат з можливістю запису відеоповідомлень;
• інтеграції з CRM, поштовими сервісами, програмами для бухобліку, веб-сервісами;
• відкритий код, в який можна внести будь-які виправлення;
• імпорт і експорт даних;
• мобільний додаток.

Мінуси:

• доведеться витратити час на вивчення всіх можливостей сервісу;
• для роботи над масштабними проектами краще купити ліцензію з розширеними набором інструментів.

Wrike

Система управління проектами хмарного типу. Підходить для компаній будь-якого розміру і галузі. У сервісі можна створювати завдання і календарні плани, стежити за ходом реалізації проекту, вести облік часу і планувати бюджет, складати звіти, спілкуватися з колегами. Є інтеграція з корпоративним ПО, поштою та іншими сервісами, які ви звикли використовувати в роботі.

Плюси:

• дошки з зрозумілим інтерфейсом і Drag&Drop-редактором;
• доступ до файлів у всіх членів команди в режимі реального часу;
• стрічка новин по проектам з можливістю застосування фільтрів;
• інтеграція з хмарними сервісами та сховищами даних;
• мобільний додаток.

Мінуси:

• обмежений набір можливостей у безкоштовній версії;
• немає інструментів для обліку фінансів;
• для роботи над масштабними проектами доведеться купувати підписку.

Worksection

Багатофункціональний сервіс для управління бізнесом і проектами. Допоможе підвищити ефективність роботи малих і великих команд. У списку стандартних інструментів — проекти і завдання, розподіл ролей, попередження та нагадування, коментарі і наочне відображення прогресу у відсотках. Інтерфейс сервісу простий і інтуїтивно зрозумілий, тому у команди піде мінімум часу на вивчення інструментів.

Є мобільний додаток для управління проектами в режимі 24/7 з будь-яких пристроїв.

Плюси:

• зрозумілий інтерфейс з мінімалістичним дизайном;
• простий порядок постановки і завдань контролю;
• хмарне сховище даних;
• інтеграція з хмарними сервісами, наприклад, Google Диском і Документами;
• мобільний додаток.

Мінуси:

• обмеження безкоштовної версії (до 2 проектів і 5 користувачів);
• немає планувальника справ — тільки завдання;
• з навігацією у верхньому меню можуть виникнути складності;
• для роботи великих команд доведеться сплачувати один із тарифів.

Asana

Англомовний сервіс для спільної роботи над проектами. Підходить для малих груп і великих команд. Дозволяє створювати завдання, деталізувати і тегувати їх, лишати коментарі, лайки і чек-листи. Для масштабних проектів з великою кількістю різнопланових завдань можна створювати робочі області.

Плюси:

• мінімалістичний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
• можливість деталізації завдань;
• галерея готових шаблонів для різних відділів (команд) організації — маркетинг, HR, IT, дизайн;
• гарячі клавіші і зручний пошук;
• інтеграція з хмарними сервісами та сховищами даних.

Мінуси:

• відсутній візуалізація прогресу (у відсотках або на діаграмах);
• немає російськомовної версії;
• не можна обмінюватися файлами і листуватися з колегами в рамках сервісу.

Платні

У цьому блоці зібрані кращі платні системи управління проектами. У них розширені набори інструментів, які будуть незамінні при розробці складних і масштабних продуктів.

Яндекс.Трекер

Система управління проектами з хмарним зберіганням даних. Підходить для реалізації проектів будь-якої складності. Дозволяє створити єдиний робочий простір для всіх відділів компанії — від розробки до маркетингу, від дизайну до HR. Є готові шаблони, імпорт даних з інших систем, інтеграція зі сторонніми сервісами по API, мобільний додаток.

Вартість: команди від 6 осіб і більше — 35 грн/міс за кожного користувача.

Плюси:

• мінімалістичний і зрозумілий інтерфейс зі зручною навігацією;
• можливість ставити необмежену кількість завдань і деталізувати їх;
• зручна фільтрація по ряду параметрів;
• можливість створення шаблонів для типових завдань;
• наочні дашборди і дошки Agile;
• інструменти для обліку часу і трудовитрат;
• нагадування і повідомлення;
• мобільний додаток.

Мінуси:

• дорого обходиться для великих команд;
• тільки хмарна версія.

Мегаплан

Сервіс для спільної роботи над проектами та організації бізнес-процесів. Підходить для середнього і великого бізнесу. Є все необхідне для роботи — від планувальника завдань і справ до інструментів аналізу воронки продажів.

Вартість: хмарна версія — 173 грн/міс при разовій покупці ліцензії на 3 місяці; версія в коробці — 13 540 гривень за 10 ліцензій.

Плюси:

• мінімалістичний UX-інтерфейс Drag&Drop-редактором;
• зручна навігація в меню інструментів;
• живий робочий стіл;
• гнучкі налаштування для завдань;
• наочні звіти і автоматична підготовка документів на основі даних в сервісі;
• планувальник справ з готовими шаблонами для збільшення кількості продажів;
• інструменти для детального аналізу воронки продажів;
• коробкова і хмарна версія, мобільний додаток.

Мінуси:

• дорого обходиться для невеликих проектів і команд;
• на вивчення всіх інструментів сервісу знадобиться час.

Планфікс

Система управління проектами, яка підійде як групі фрілансерів, так і великій команді з сотень спеціалістів. Величезний набір інструментів для постановки завдань та управління операціями, можливість гнучкої настройки сервісу без допомоги програмістів.

Вартість: 2.5€ за кожного користувача при оплаті тарифу «Професіонал» на місяць (від 6 до 99 осіб).

Плюси:

• всі інструменти на одному екрані;
• гнучка настройка сервісу під конкретний проект;
• інтеграція з поштовими сервісами, мессенджерами, хмарними сховищами даних;
• статуси, фільтри і повідомлення для завдань;
• облік робочого часу, доходів та витрат;
• виставлення рахунків та підготовка звітів.

Мінуси:

• доведеться витратити багато часу на вивчення інструментів сервісу, його налаштування під конкретний проект, введення кожного нового співробітника;
• складний інтерфейс;
• не можна обмінюватися повідомленнями всередині сервісу.

Pyrus

Сервіс для спільного управління завданнями і проектами. Можна використовувати як в робочих, так і в особистих цілях. Є вбудовані інструменти для автоматизації бізнес-процесів, узгодження та контролю документообігу.

Вартість: 279 грн/місяць за кожного користувача.

Плюси:

• необмежена кількість завдань;
• моментальна постановка завдань без заповнення десятка полів у картках;
• обговорення та обмін файлами в рамках конкретної задачі;
• гнучке настроювання шаблонів і форм для автоматизації бізнес-процесів;
• пошук завдань по ряду атрибутів;
• планувальник справ з контролем в режимі реального часу;
• інтеграція з хмарними сховищами даних, CRM та іншим корпоративним ПО;
• можливість активації офлайн-доступу;
• мобільний додаток.

Мінуси:

• деталізації завдань часом не вистачає;
• немає інструментів для моделювання ризиків, витрат і т. п.;

Gantter

Система управління проектами з автоматичним збереженням даних на Диску Google. Підходить для планування, спільної роботи і контролю проектів будь-якого масштабу.

Вартість: 5$ в місяць за кожного користувача.

Плюси:

• максимум інструментів для організації бізнес-процесів і управління окремими проектами;
• готові настроювані шаблони;
• планувальник завдань і справ;
• діаграма Ганта, інструменти для розрахунку ризиків;
• інтеграція з Google Диском, автоматичне збереження графіків у це хмарне сховище.

Мінуси:

• складний для розуміння інтерфейс, який тільки з вигляду здається простим;
• на вивчення інструментів сервісу піде багато часу;
• до завдань не можна прикріплювати вкладення.

А в цій добірці кращих систем управління проектами є сервіс, який ви використовуєте в роботі? Чому обрали саме його? Поділіться в коментарях.

Грицак Вадим

PR-менеджер. У дитинстві хотів стати археологом, але боязнь павуків перемогла. Потім хотів бути журналістом, але став фінансистом – тоді було модно вчитися на економфаку:) Пишу статті та релізи, верстаю пости в блозі і беру інтерв’ю – здається, мрія про журналістику все-таки збулася.