Привіт, шановні читачі блогу Роби бізнес. деякі терміни немов створені, щоб навіювати зневіру. Ну як би: “друже, я дивлюся тобі дуже весело. Тоді послухай, що таке номенклатура”. Я обіцяю, що розповім про це поняття так, щоб читач не травмував собі щелепу, позіхаючи від нудьги.
Номенклатура – це
Термін “номенклатура” родом з латинської мови. Там є слово nomenclatura, яке перекладається на українську як «список, розпис імен, перелік». Великий енциклопедичний словник наводить таке визначення:
Номенклатура – це сукупність назв, категорій і термінів, що вживаються в певній галузі науки та техніки для позначення об’єктів.
Найбільш опрацьовані та великі вони в хімії та біології. Буває географічна, товарна, астрономічна, медична номенклатури.
Але область застосування цього поняття не обмежується наукою. Його використовують в різних сферах життя – від діловодства до політики.
Номенклатура справ
Практично в будь-якому офісі зберігається купа паперів. Це можуть бути договори з клієнтами, бухгалтерська звітність, прибуткові і видаткові касові ордери, вхідна і вихідна кореспонденція. Без організації системи обліку та зберігання паперів, пошук потрібного документа перетворюється в складну задачу навіть для екстрасенса.
Щоб була можливість швидко знайти конкретний документ в архіві, потрібно заводити номенклатуру. Вона дозволяє систематизувати і організувати зберігання документації, підтримувати порядок в документообігу.
Номенклатура справ – це список пронумерованих справ із зазначенням термінів зберігання, складений за певними правилами.
Вона буває наступних видів:
- Типовий. Це нормативний документ, який в обов’язковому порядку використовується підприємствами певної галузі. Наприклад, банки використовують один принцип документообігу, а школи – інший.
- Приблизний. Це рекомендація: якщо хочете, то використовуйте.
- Індивідуальний. Якщо попередні види розроблені державою, то цю створює організація під свої потреби та вимоги. Застосовується для ведення внутрішньої документації. Генеральний директор вирішив, що кожен співробітник раз на тиждень буде готувати звіт про свої досягнення.
Як виглядає номенклатура?
За фактом, це таблиця, що включає колонки:
Індекс справи. Він складається з двох частин – номера підрозділу організації та номера заголовка справи.
Наприклад, індекс “11-23” означає, що документ відноситься до 11-го офісу і має порядковий номер 23.
Заголовок справи. Він повинен максимально зрозуміло показувати, про які документи йдеться. Ось заголовок “ділове листування” мало про що говорить. З ким ведеться листування, про що це? Набагато зрозуміліше “переговори з ТОВ “Кондор” щодо продовження договору оренди”. Коли нам знадобиться цей документ, ми легко відшукаємо його по заголовку.
Кількість одиниць зберігання. Уточнюємо, скільки аркушів міститься в справі. В одній папці міститься не більше 250 аркушів. Якщо справа дуже об’ємна, тоді можна завести другу папку і зареєструвати її з тим же індексом і заголовком.
Термін зберігання справи. Сюди записуємо вказівку, як довго потрібно зберігати документи.
Примітка. У цю графу вноситься допоміжна інформація, яка може стосуватися правил зберігання, ведення, передачі та знищення документів.
Розробку і ведення номенклатури зазвичай доручають людині, відповідальній за діловодство. Це може бути секретар або начальник канцелярії.
Номенклатура в біології
У біології використовується біноміальна або бінарна номенклатура – спосіб присвоювання двухсловного найменування рослинам, тваринам, мікроорганізмам.
Це робиться з використанням біномена, що складається з поєднання двох слів. Перше слово – це рід, а друге – вид або видовий епітет.
Є кілька правил оформлення біномена:
- пишеться латинською мовою;
- виділяється курсивом, щоб відокремити його від іншого тексту;
- перше слово – рід – починається з великої літери, а друге – вид – з маленької;
- іноді рід можна скоротити до однієї літери.
Попри грізну назву, з біноміальної номенклатурою ми стикалися ще в школі.
Всі чули поєднання Homo Sapiens. Так ось, Homo – це рід “людина”, а sapiens – вид “розумний”.
Золотистий стафілокок (головний винуватець болю в горлі) називається Staphylococcus aureus або скорочено S. aureus. Грізного тиранозавра називають Tyrannosaurus rex або T. rex.
Манера давати живим організмам багатослівні імена на латині пішла ще в XVI столітті від людей, які займалися рослинами. Але тоді не було порядку, і в такі назви пхали все, що бачили. Наприклад, рослина могла іменуватися Muscus capillaceus aphyllous capitulo crasso bivalve, що перекладається як «волосистий мох без листя з товстою двостулковою головкою».
Шведський вчений Карл Лінней поклав край цьому божевіллю, запропонувавши лаконічну систему.
Номенклатура в політиці
Уявімо гіпотетичного непотоплюваного політика, що змінює посади як рукавички. Сьогодні він мер, завтра міністр спорту, потім прокрався і кудись пропав. Але незабаром з’явився знову з новим призначенням на посаду директора якого-небудь державного заводу. Народ зітхає:
Ясна річ – номенклатура.
Так називають впливових людей, які займають високі посади в політичній і соціальній системах країни. Це правлячий клас, можновладці, еліта, опора державного ладу.
При чому тут номенклатура? Чому живу людину називають дивним терміном з документообігу та біології? Щоб зрозуміти це, доведеться заглянути в минуле нашої країни.
Радянський союз (СРСР) на самому початку свого існування потребував систематизованої структури підбору кадрів для управління країною на різних рівнях.
Тому в 1923 році Центральний Комітет (ЦК) розробив і впровадив номенклатурні списки керівних посад. Ці списки містили посади, призначення на які відбувалося тільки через рішення ЦК.
Номенклатура СРСР включала в себе людей, які займали ключові посади в промисловості, освіті, державному управлінні, сільському господарстві. Так сформувалася партійна еліта, особливе привілейоване коло, куди складно потрапити. Але якщо вже пробрався – життя вдалося.
Паралельно формувався кадровий резерв – як лава запасних у футболі. Якщо основний учасник з якихось причин вилітав з обойми, його місце займала людина з резерву. Поступово списки збільшувалися, державний апарат зростав і вимагав все більше ресурсів. Еліти віддалялися від народу і користувалися правами і можливостями, які були недоступні простим громадянам.
У більш загальному сенсі номенклатура – це список посадових осіб, призначати яких може тільки вища інстанція.
Номенклатура продукції
Продуктова номенклатура – це класифікований перелік продукції, який виробляється окремим підприємством або цілою галуззю господарства.
Ось фабрика з виробництва йогуртів. Продуктова мережа супермаркетів вивчає її список продуктів і вибирає, що саме візьме на продаж.
Товарна номенклатура – це згрупований список товарів і послуг, пропонованих конкретним продавцем.
Групи всередині номенклатури називаються асортиментом продукції.
Покажу на прикладі. Магазин пропонує асортиментні групи: кисломолочну продукцію, випічку, алкоголь, продукти швидкого приготування. Якщо взяти всі групи і сформувати з них список, то вийде номенклатура.
Вона відіграє важливу роль в організації обліку товарів і послуг. Сучасні програми дозволяють вести облік продукції, контролювати товарні залишки і планувати закупівлі.
Припустимо, у нас завод. Приходить контрагент і пропонує:
А продайте нам 4 тис.деталей з терміном поставки до кінця місяця.
Ми дивимося: ага, ось ця конкретна продукція записана під кодом ДТ-4008. Скільки у нас на складі? На жаль, не вистачає, а випустити потрібну кількість вже не встигнемо. Значить, потрібно відстрочити дату постачання, інакше не зможемо виконати умови договору.
Номенклатура допомагає перемогти хаос і привести облік в порядок. Якби її не було, нам довелося б йти на склад, перебирати всі деталі, шукати потрібні й вручну рахувати їх кількість.
