Регламент проведення Zoom-зустрічей і відеоконференцій

Регламент проведення Zoom-зустрічей і відеоконференцій

Коротко: інструкція з перетворення Zoom-дзвінків із марної трати часу на ефективний інструмент роботи.

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

Докладніше: я розробив цей регламент на підставі досить відомого документа про Zoom-етикет. Я впровадив регламент для всіх своїх клієнтів, з якими працюю особисто, тому що задовбався викидати години дорогоцінного робочого часу на безцільне базікання.

Спробуй просто дотримуватися інструкцій у своїй компанії і побачиш, наскільки зросте продуктивність зборів і впаде їхня кількість:)

  1. Zoom-дзвінки – це крайній метод комунікації, коли питання неможливо вирішити за допомогою стандартних методів.
    1. постановки завдань.
    2. чат в або телеграм.
    3. лист на пошту.
  2. Мета Zoom зідзвону
    1. Планерка (ранок – вечір).
    2. Щотижневий звіт керівників щодо виконаних завдань.
    3. Плановий “Мозковий штурм”, у разі неможливості провести комунікацію іншим способом.
    4. Розв’язання форс-мажорних питань: великі повернення, невдоволення клієнтів, проблеми з сервісом, виплати і бонуси, претензії з боку співробітників.
    5. Навчання співробітників продуктам, регламентам, роботі з клієнтами.
  3. Без запізнень. На Zoom-дзвінок допускається запізнення не більше ніж на 3 хвилини, інакше учасник залишається в кімнаті очікування. Якщо запізнюєтеся – попереджаєте в чаті та дивитеся запис.
  4. Уточнити час. При запрошенні керівників уточнити можливість проведення зідзвону письмово.
  5. Справжнє ім’я. У всіх учасників стоїть підпис у форматі “Ім’я Прізвище”.
  6. Поганий зв’язок. Якщо немає можливості бути присутнім з камерою або є проблеми зі зв’язком – дивіться зустріч у записі.
  7. Додаткові матеріали заздалегідь. Усі посилання для презентації на зустрічі надсилаються до зустрічі листом із копією з усіма відповідальними учасниками.
  8. Мікрофон вимкнений. Якщо не говорите.
  9. Один мікрофон – один мовець. Якщо треба поставити запитання, запишіть його і поставте після закінчення промови іншого учасника.
  10. Мінімум демонстрацій екрану. Якщо потрібно зробити демонстрацію – заздалегідь відкрийте матеріали та покладіть в один екран / вкладки браузера. Інакше, при зміні режимів Zoom за замовчуванням відкривається у ВСІХ учасників на весь екран.
  11. Обмеження за часом: 15, 30, 45, 60 хвилин. Чим коротший Zoom, тим він продуктивніший.
  12. Без 3 хвилин. Зустріч закінчується за 3 хвилини до дедлайну.
  13. Meeting report. Усі рішення мають бути надіслані модератором як листа всім учасникам зустрічі.
  14. 60 хвилин на завдання. Якщо були узгоджені завдання, вони повинні опинитися в таск-менеджері не пізніше ніж через 60 хвилин після закінчення зідзвону.
Рейтинг
( Поки що оцінок немає )
Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Роби Бізнес, Укр
Додати коментар

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: