Коротко: інструкція з перетворення Zoom-дзвінків із марної трати часу на ефективний інструмент роботи.
Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси
Докладніше: я розробив цей регламент на підставі досить відомого документа про Zoom-етикет. Я впровадив регламент для всіх своїх клієнтів, з якими працюю особисто, тому що задовбався викидати години дорогоцінного робочого часу на безцільне базікання.
Спробуй просто дотримуватися інструкцій у своїй компанії і побачиш, наскільки зросте продуктивність зборів і впаде їхня кількість:)
- Zoom-дзвінки – це крайній метод комунікації, коли питання неможливо вирішити за допомогою стандартних методів.
- постановки завдань.
- чат в або телеграм.
- лист на пошту.
- Мета Zoom зідзвону
- Планерка (ранок – вечір).
- Щотижневий звіт керівників щодо виконаних завдань.
- Плановий “Мозковий штурм”, у разі неможливості провести комунікацію іншим способом.
- Розв’язання форс-мажорних питань: великі повернення, невдоволення клієнтів, проблеми з сервісом, виплати і бонуси, претензії з боку співробітників.
- Навчання співробітників продуктам, регламентам, роботі з клієнтами.
- Без запізнень. На Zoom-дзвінок допускається запізнення не більше ніж на 3 хвилини, інакше учасник залишається в кімнаті очікування. Якщо запізнюєтеся – попереджаєте в чаті та дивитеся запис.
- Уточнити час. При запрошенні керівників уточнити можливість проведення зідзвону письмово.
- Справжнє ім’я. У всіх учасників стоїть підпис у форматі “Ім’я Прізвище”.
- Поганий зв’язок. Якщо немає можливості бути присутнім з камерою або є проблеми зі зв’язком – дивіться зустріч у записі.
- Додаткові матеріали заздалегідь. Усі посилання для презентації на зустрічі надсилаються до зустрічі листом із копією з усіма відповідальними учасниками.
- Мікрофон вимкнений. Якщо не говорите.
- Один мікрофон – один мовець. Якщо треба поставити запитання, запишіть його і поставте після закінчення промови іншого учасника.
- Мінімум демонстрацій екрану. Якщо потрібно зробити демонстрацію – заздалегідь відкрийте матеріали та покладіть в один екран / вкладки браузера. Інакше, при зміні режимів Zoom за замовчуванням відкривається у ВСІХ учасників на весь екран.
- Обмеження за часом: 15, 30, 45, 60 хвилин. Чим коротший Zoom, тим він продуктивніший.
- Без 3 хвилин. Зустріч закінчується за 3 хвилини до дедлайну.
- Meeting report. Усі рішення мають бути надіслані модератором як листа всім учасникам зустрічі.
- 60 хвилин на завдання. Якщо були узгоджені завдання, вони повинні опинитися в таск-менеджері не пізніше ніж через 60 хвилин після закінчення зідзвону.